La función Content Collection de Touch Stay es una función avanzada que ayuda a los gestores de propiedades a obtener información sobre las propiedades que gestionan directamente de los propietarios. Si quieres usar esta función en tu cuenta, ponte en contacto con soporte, que la activará por ti (de forma gratuita). Nota: actualmente, la función Content Collection solo está disponible en inglés.

Este artículo explica cómo crear plantillas de formulario dentro de la herramienta Content Collection.

Las plantillas son la base de los formularios que tus propietarios completarán al proporcionar la información que necesitas sobre su propiedad. Cada formulario comienza con una introducción, y después puedes añadir secciones para cada campo personalizado o topic que necesites que complete el propietario.

Para crear nuevas plantillas, ve a la página Content Collection desde el menú lateral principal y a la pestaña Templates (Plantillas). Haz clic en el botón «+ Add template» (+ Añadir plantilla) y ponle un nombre a tu plantilla; este nombre es solo para tu uso interno, no se mostrará en el formulario que ven tus propietarios.

Este ajuste te permite determinar si las respuestas proporcionadas por tus propietarios actualizarán la guía en cuanto se complete el formulario, o si deben quedar pendientes de tu revisión y aprobación final. Si seleccionas «Yes» (Sí), los formularios completados no actualizarán la guía hasta que hayan sido revisados y aprobados. Durante el proceso de revisión, puedes hacer cambios en el contenido para realizar correcciones menores, como de gramática o de tono. Tus propietarios también pueden modificar el contenido haciendo clic en el enlace de su formulario y actualizando sus respuestas.

En cuanto el formulario se aprueba (ya sea automática o manualmente), la guía se actualiza, el contenido de esa versión queda bloqueado y se genera una nueva versión del formulario la próxima vez que se accede al enlace del formulario. La nueva versión mostrará al propietario el contenido actual de la guía, de modo que solo tendrá que modificar el contenido actual de su guía.

El texto introductorio es un cuadro de texto que debe usarse para explicar brevemente a tus propietarios por qué necesitas que completen el formulario, qué deben hacer y con quién contactar si tienen alguna duda. Esta sección puede incluir códigos de campo dentro del texto, por ejemplo para su nombre, usando ##{{owner_first_name}}, o un enlace a su guía usando ##{{quick_share_link}}; encontrarás la lista completa de códigos de campo en la opción habitual de la barra de herramientas. Esta sección se puede editar fácilmente una vez publicado el formulario, si necesitas ajustar la explicación o las instrucciones para tus propietarios.

La introducción se muestra al propietario cuando hace clic por primera vez en el enlace del formulario y se sitúa encima de la lista de secciones que debe completar.

Ahora tienes que añadir a tus formularios las secciones que necesitas que completen tus propietarios. Estas son campos personalizados o personalizaciones de topics, y el campo personalizado o topic correspondiente debe haberse creado ya para estar disponible para su selección aquí.

Después de hacer tu selección, puedes elegir si es obligatorio que todos tus propietarios completen esta información, o si esta sección es opcional. Si es opcional (no obligatoria), entonces añades una pregunta de calificación a la sección: si el propietario responde «Yes» (Sí), deberá introducir información sobre la sección; si responde No, podrá omitirla.

Si se elige, la etiqueta de la pregunta es el texto que se presentará al propietario para esta sección, pidiéndole que confirme si necesita completarla. Por defecto tomará un valor basado en el nombre de tu campo personalizado o topic, pero según ese nombre, puede que esta etiqueta necesite un pequeño ajuste para que quede más clara para tus propietarios.

La etiqueta de instrucción es el texto que se sitúa encima del cuadro de introducción de contenido y debe describir qué necesitas que hagan en esta sección. También tomará por defecto un valor basado en el nombre de tu campo personalizado o topic, pero de nuevo, según ese nombre, esta etiqueta puede necesitar un pequeño ajuste para que quede más claro para tus propietarios qué necesitas de ellos en esta sección.

Los campos personalizados son perfectos para datos pequeños y esenciales, como contraseñas de Wi-Fi, códigos de acceso o días de recogida de basura. En el formulario final, el cuadro de introducción de texto para el propietario será un simple cuadro de texto donde introducirá su información.

Los topics son más adecuados para información sobre electrodomésticos y comodidades de la propiedad que no siempre están presentes en todas las propiedades. La visibilidad de los topics se puede configurar para cada guía, lo que te permite ocultar secciones de una guía si esa comodidad en concreto no está presente en esa propiedad. Consulta el párrafo siguiente para una explicación más detallada sobre la visibilidad de los topics.

En el formulario final, el cuadro de introducción de texto para el propietario será un cuadro de texto enriquecido, con una barra de herramientas de iconos de formato y la posibilidad de añadir imágenes o vídeos al texto.

También hay una vista previa para indicar cómo se verá su contenido escrito en la guía al visualizarlo desde un dispositivo móvil.

El contenido inicial del cuadro de introducción de texto será cualquier contenido ya existente en la guía para ese topic; si es la primera vez que se completa, será el contenido de la versión de Content Hub del topic. Si ya existe una personalización del topic en esa guía, esa versión será el contenido inicial en su lugar.

En las secciones opcionales, la respuesta que den tus propietarios a la pregunta de calificación puede afectar a la visibilidad de ese topic en la guía a la que pertenece el formulario. Esto te permite asegurarte de que los topics que no sean relevantes para una propiedad en concreto no aparezcan en las guías cuando no haya contenido que mostrar. Por ejemplo, puedes tener un topic para «Jacuzzi», pero no todos tus propietarios tienen uno en su propiedad. En tu plantilla, querrías hacer que esta sección fuera opcional, con una pregunta de calificación como «¿Tu propiedad tiene jacuzzi?». Si un propietario responde «Yes» (Sí), entonces, cuando se apruebe este formulario, esto cambiará el ajuste de visibilidad del topic «Jacuzzi» para esta guía a «Always Show» (Mostrar siempre). Si un propietario responde No, esto cambiará el ajuste de visibilidad a «Follow the Tag» (Seguir la etiqueta). Si no has asignado etiquetas activas al topic «Jacuzzi» en Content Hub, ese topic no se mostrará en las guías donde el propietario responda No a la pregunta de calificación.

El logo y los colores del formulario procederán de los colores y el logo predeterminados de tu cuenta (o de la plantilla específica si tienes más de una plantilla). El nombre de la empresa es el nombre de tu organización, que se configura en la pestaña Profile (Perfil).

Ahora que tu plantilla está lista, ya puedes crear un formulario aplicando esta plantilla a una guía. También puedes optar por enviar el enlace del formulario a tus propietarios por correo electrónico.

Consulta este artículo para saber cómo crear avisos por correo electrónico.

Consulta este artículo para saber cómo crear formularios.