Task Management te ayuda a hacer seguimiento, organizar y resolver las incidencias notificadas por los huéspedes, además de gestionar las tareas internas en todas tus propiedades.

Las tareas se muestran en un tablero visual, lo que permite a tu equipo hacer seguimiento del progreso desde la creación hasta la finalización.

Algunos usos habituales son:

Las tareas se pueden organizar en distintos estados, lo que ayuda a tu equipo a ver qué necesita atención y qué ya se ha completado.

Antes de que los huéspedes puedan notificar incidencias a través de tu guía, deberás activar tanto el AI Chatbot como la función de notificación de incidencias.

Este ajuste controla:

Una vez activado, los huéspedes pueden notificar incidencias directamente desde la guía.

Los huéspedes pueden notificar incidencias directamente desde la guía cuando esta función está activada. Una vez activada, los huéspedes tienen dos formas de notificar una incidencia:
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Los huéspedes pueden usar el Chatbot para notificar incidencias, hacer preguntas o pedir ayuda durante su estancia.

Si el Chatbot detecta que el huésped está notificando una incidencia, puede ofrecerle la opción de notificarla. Se le pedirá al huésped que complete un breve formulario.

Una vez enviado, se crea automáticamente una tarea que se envía al tablero de tareas para su revisión.
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Estas tareas se crean automáticamente en la columna Pending Approval (Pendiente de aprobación) y se etiquetan como AI Bot (Bot de IA).
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Los huéspedes también pueden seleccionar Report an Issue directamente desde el Chatbot, sin necesidad de iniciar una conversación.

Esto abrirá un breve formulario para que el huésped lo complete.

Una vez enviado, se crea automáticamente una tarea que se envía al Task Board (tablero de tareas) para su revisión.

Estas tareas se crean automáticamente en la columna New (Nuevo) y se etiquetan como Guest (Huésped).

El Task Board te ofrece una vista general de todas las tareas de todas tus propiedades.

Las tareas se organizan en columnas de estado, lo que te permite hacer seguimiento del progreso, desde la creación hasta la finalización, con rapidez.

A medida que tu equipo recibe más tareas, los filtros pueden ayudarte a encontrar rápidamente la información que necesitas.

Search (Buscar)

Usa la barra de búsqueda para encontrar tareas por palabra clave. Por ejemplo:

El Task Board mostrará automáticamente las tareas coincidentes.

Destination (Destino)

El filtro Destination te permite ver las tareas de una propiedad específica.

Selecciona una propiedad en el menú desplegable para mostrar solo las tareas asociadas a ese destino.

Para volver a todas las tareas, selecciona All Destinations (Todos los destinos).

​Filter by Task Type (Filtrar por tipo de tarea)

El filtro Task Type te permite centrarte en una categoría de trabajo específica. Los tipos de tarea disponibles pueden incluir:

También puedes crear tipos de tarea adicionales desde la página Tasks > Settings (Ajustes).

Por ejemplo:

Para ver todas las tareas sin importar la categoría, selecciona All Types (Todos los tipos).

💡 Consejo: Los filtros se pueden combinar. Por ejemplo, puedes ver solo las tareas de mantenimiento de una propiedad específica para identificar rápidamente las incidencias pendientes.

Las tareas se muestran en una vista de tablero mediante columnas de estado.

Puedes desplazarte horizontalmente para ver más estados.

Los estados fijos, como Pending Approval, New y Done, no se pueden mover ni eliminar.

Los estados de las tareas te ayudan a hacer seguimiento del progreso y a organizar el trabajo.

De forma predeterminada, Task Management incluye los siguientes estados del sistema:

Puedes crear estados personalizados adicionales desde Tasks > Settings (Ajustes) para adaptarlos al flujo de trabajo de tu equipo. Algunos ejemplos:

Los estados personalizados se pueden renombrar, reordenar y eliminar según sea necesario.

💡 Consejo

Aunque los estados fijos no se pueden mover, los estados personalizados sí se pueden reordenar desde la pantalla de configuración del tablero.

Los tipos de tarea ayudan a categorizar y organizar las tareas de todas tus propiedades.

Puedes crear tipos de tarea adicionales desde Tasks > Settings (Ajustes).

Algunos ejemplos:

⚠️ Dato importante

La asignación de tareas a departamentos o miembros del equipo específicos está prevista para una futura actualización y todavía no está disponible.

Cuando un huésped notifica una incidencia a través del AI Chatbot, se crea automáticamente una tarea que se coloca en la columna Pending Approval.

Esto permite a tu equipo revisar la información antes de que la tarea entre en tu flujo de trabajo activo.

El panel de detalles de la tarea muestra:

Si se necesitan más detalles, puedes hacer clic dentro del campo Description y añadir notas para tu equipo. Esto puede ser útil para:

Usa el desplegable Task Type para categorizar la tarea. Las opciones disponibles incluyen:

Seleccionar un tipo de tarea ayuda a organizar el trabajo y facilita la gestión de las tareas.

Usa el desplegable Priority para indicar la urgencia de la tarea.

Las prioridades disponibles incluyen:

Esto ayuda a tu equipo a identificar rápidamente qué tareas requieren atención inmediata.

En la parte inferior del panel de detalles de la tarea encontrarás la línea de tiempo de actividad (Activity Timeline).

Esta ofrece un historial completo de la tarea, incluyendo:

💡 Consejo: revisar las tareas antes de aprobarlas ayuda a garantizar que estén correctamente categorizadas y priorizadas antes de entrar en tu flujo de trabajo.

Una vez que una tarea se ha aprobado o se ha creado manualmente, se puede gestionar directamente desde el Task Board.

Las tareas se pueden mover entre columnas arrastrándolas y soltándolas en el estado deseado.

Esto permite a tu equipo actualizar el progreso fácilmente a medida que el trabajo avanza en tu flujo de trabajo.

Puedes abrir una tarea en cualquier momento y marcarla como completada una vez que el trabajo haya finalizado.

Las tareas completadas se mueven a la columna Done.

No es necesario esperar a que un huésped notifique una incidencia.

Para crear una tarea manualmente:

Esto es útil para:

Por ejemplo, si un huésped llama para notificar un electrodoméstico averiado en lugar de usar el chatbot, puedes crear la tarea manualmente y hacerle seguimiento en el tablero.

Actualmente, las tareas creadas manualmente por los miembros del equipo se muestran como creadas por Manager (Responsable). Por el momento:

Estas mejoras están previstas para futuras versiones.

Las incidencias enviadas a través del AI Chatbot se colocan en Pending Approval para que puedas revisar el resumen generado por la IA antes de procesar la tarea.

Las incidencias enviadas a través de la opción Report an Issue se colocan directamente en la columna New.

Sí. Puedes crear estados personalizados que se adapten a tu flujo de trabajo. Los estados fijos no se pueden eliminar ni reordenar.

Todavía no. Las funciones de asignación por equipo y notificación están previstas para una futura actualización.

No. La función Report an Issue solo está disponible actualmente cuando el AI Chatbot está activado.

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