Conecta Touch Stay con Hostaway para importar automáticamente tus propiedades, sincronizar reservas, personalizar tus guías con datos de propiedades y reservas de Hostaway y compartir automáticamente con tus huéspedes enlaces personalizados a la guía.
Este artículo explica paso a paso cómo configurar la integración.
Índice:
Paso 1. Obtén tus credenciales de API de Hostaway
Para conectar Hostaway con Touch Stay, primero tienes que generar una clave de API en tu cuenta de Hostaway:
Inicia sesión en tu cuenta de Hostaway.
Ve a Settings (ajustes) → Hostaway API.
Haz clic en Create (crear).
Escribe un nombre para la clave de API (por ejemplo, Touch Stay).
Vuelve a hacer clic en Create.
Copia tu Account ID (ID de cuenta) y tu API Key (clave de API).
⚠️ Hostaway solo mostrará la clave una vez, ¡así que asegúrate de guardarla antes de cerrar la ventana!
Encontrarás más información sobre las claves de API de Hostaway en este artículo de Hostaway.
Paso 2. Conecta Hostaway con Touch Stay
Cuando hayas copiado el ID de cuenta y la clave de API de Hostaway, vuelve a Touch Stay para completar la conexión.
En Touch Stay, ve a Integraciones (Integrations)
Busca Hostaway y haz clic en Conectar (Connect).
Pega tu ID de cuenta de Hostaway (Account ID) y tu Clave de API (API Key) en los campos correspondientes.
Haz clic en Guardar (Save).
Paso 3. Asocia las propiedades de Hostaway
Si ya tienes guías en Touch Stay, ahora las asociarás con las propiedades correspondientes de Hostaway.
Ve a Integraciones
Haz clic en la pestaña Asociar (Match).
Usa el menú desplegable que hay junto a cada guía de Touch Stay para seleccionar la propiedad de Hostaway que le corresponde.
Haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected).
Tómate un momento para revisar bien las asociaciones antes de continuar. Así te aseguras de que la información y las reservas de cada propiedad se sincronicen con la guía correcta.
¿No tienes guías que asociar?
No pasa nada. Si vas a crear guías nuevas a partir de tus propiedades de Hostaway, sáltate este paso y pasa a la pestaña Importar (Import).
Paso 4. Importa las propiedades de Hostaway
Si tienes propiedades de Hostaway que no están asociadas a ninguna guía de Touch Stay existente, puedes importarlas como guías nuevas.
Ve a Integraciones
Haz clic en la pestaña Importar.
Selecciona las propiedades de Hostaway que quieras importar.
Haz clic en Importar los seleccionados (Import Selected).
💡 Lo que debes saber
En la pestaña Importar solo aparecen las propiedades de Hostaway sin asociar.
Una vez importadas las propiedades seleccionadas, se creará una guía nueva de Touch Stay por cada una, que aparecerá en tu página Guías (Guides).
Touch Stay importa automáticamente:
Nombre de la propiedad (Property name)
Dirección de la propiedad
Foto de portada (Cover photo) (si el tamaño de la imagen cumple nuestros requisitos)
Si no hay una foto de portada adecuada, puedes subir una fácilmente más tarde.Consulta Cómo configurar la foto de portada para ver las instrucciones paso a paso.
Así empiezas más rápido, con la información básica de la propiedad ya añadida a tu guía.
Paso 5. Completa la creación de las guías (solo para clientes nuevos de Touch Stay)
Antes de activar la sincronización, tómate un momento para revisar tus guías y comprobar que todo está listo para compartirlo con los huéspedes. Esto incluye revisar:
El contenido de la guía
La información de la propiedad
Las instrucciones de entrada
Los datos de contacto
Las imágenes y la identidad de marca
💡 ¿Empiezas con Touch Stay?
Mira nuestro Vídeo de inicio rápido con consejos útiles para crear tu guía digital de bienvenida de la forma más rápida.
Paso 6. Ajustes de personalización
Una vez conectada la integración, Hostaway envía automáticamente los datos de las reservas a Touch Stay, sin ninguna configuración adicional. Esto significa que puedes personalizar tus guías y los mensajes a los huéspedes con datos como:
Los nombres de los huéspedes
Las fechas de llegada y de salida
Las horas de entrada y de salida
Campos asignados automáticamente
Los siguientes campos están listos para usar desde el primer momento:
Campo (Field) | Tipo de asignación (Mapping type) | Tipo de dato (Data Type) |
{{guest_first_name}} | Campo personalizado de usuario/huésped | Texto |
{{guest_last_name}} | Campo personalizado de usuario/huésped | Texto |
{{arrival_date}} | Campo personalizado de usuario/huésped | Fecha |
{{checkin_time}} | Campo personalizado de usuario/huésped | Hora |
{{checkout_time}} | Campo personalizado de usuario/huésped | Hora |
{{departure_date}} | Campo personalizado de usuario/huésped | Fecha |
{{guest_phone}} ⚠️ | Campo personalizado de usuario/huésped | Texto |
{{guest_email}} ⚠️ | Campo personalizado de usuario/huésped | Texto |
⚠️ La disponibilidad del teléfono y del correo electrónico depende de la plataforma de la OTA que haya usado el huésped para reservar.
💡 Más información en Todo sobre los códigos de campo
¿Quieres sincronizar más datos de la propiedad?
También puedes asignar campos adicionales de Hostaway, como los datos del Wi-Fi, los códigos de la puerta, la información de aparcamiento y las normas de la casa, para que cada guía incorpore automáticamente la información correcta de su propiedad.
Si quieres incorporar aún más información de la propiedad a tus guías para una personalización avanzada, consulta nuestro artículo:
Paso 7. Sincroniza las reservas
Sincroniza las reservas de Hostaway con tu cuenta de Touch Stay y completa la integración.
Ve a Integraciones
Abre la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations).
En Opción de sincronización (Sync Options), elige cómo quieres que se importen las reservas:
Todas las reservas (All reservations), recomendado si empiezas con Touch Stay
Importa todas las reservas futuras de Hostaway.
Crea invitaciones para todas las reservas importadas.
Solo reservas nuevas (New reservations only), recomendado si ya usas las invitaciones del Centro de mensajes
Solo importa las reservas creadas después de activar la sincronización.
Ayuda a evitar invitaciones duplicadas.
Selecciona la guía o las guías que quieras sincronizar.
Usa Seleccionar todo (Select All) para activar la sincronización de todas las guías.
Haz clic en Sincronizar los seleccionados (Sync Selected).
Una vez activa la sincronización de reservas, las nuevas reservas confirmadas de Hostaway se importarán automáticamente a Touch Stay para las guías seleccionadas.
💡 Lo que debes saber
La sincronización inicial puede tardar unos minutos, según el número de propiedades y de reservas que se importen.
Puedes seguir usando Touch Stay mientras la sincronización se ejecuta en segundo plano.
⚠️ Cada vez que añadas una guía nueva y la conectes con una propiedad de Hostaway, tendrás que activar también la sincronización de reservas para esa guía.
Si la sincronización de reservas no está activada, no se importarán las reservas ni se crearán enlaces de invitación para los huéspedes que se alojen en esa propiedad.
Cómo se procesan las reservas
Touch Stay aplica estas reglas a cada reserva de Hostaway de una guía sincronizada:
Solo las reservas activas crean invitaciones. Se importan las reservas con estado New (nueva) o Modified (modificada) en Hostaway. Se omiten las consultas, las reservas pendientes, las reservas pendientes de pago, las estancias de propietarios y las reservas caducadas.
Si una reserva se cancela o se rechaza en Hostaway, se elimina su invitación.
Si una reserva no tiene dirección de correo electrónico ni teléfono del huésped, la invitación se crea como invitación de solo enlace. Puedes copiar su enlace de la guía, pero el Centro de mensajes no envía mensajes para ella.
Se omiten las reservas con una fecha de salida pasada. Las reservas que ya se han importado siguen actualizándose hasta su fecha de salida.
La opción de sincronización que has elegido más arriba determina qué reservas nuevas se importan:
Todas las reservas importa tus reservas futuras, sea cual sea la fecha en que se hicieron.
Solo reservas nuevas importa solo las reservas creadas en Hostaway después de activar la sincronización para esa guía.
Los datos de propiedad que has asignado desde Hostaway se actualizan automáticamente una vez al día. Para actualizarlos antes, ve a Integraciones → Asignar datos (Map data) y haz clic en Volver a sincronizar los datos de la guía (Resync guide data).
Paso 8. Comparte los enlaces de la guía a través de Hostaway
Cuando la sincronización de reservas está activada, Touch Stay crea automáticamente en Hostaway un campo de reserva personalizado que contiene un enlace único y rastreable a la guía para cada reserva. El campo personalizado es:
👉 {{reservation_touch_stay_guide_link}}
⚠️ Importante
No elimines el campo personalizado {{reservation_touch_stay_guide_link}} de tu cuenta de Hostaway.
Si se elimina, ponte en contacto con el soporte de Touch Stay para que se restaure.
Usar el enlace de la guía en tus mensajes a huéspedes de Hostaway
Cuando la integración está configurada, puedes añadir el campo personalizado Touch Stay Guide Link a tus plantillas de mensajes de Hostaway. Así, cada huésped recibe automáticamente su propio enlace personalizado a la guía.
Pasos
Abre la plantilla de mensajes de Hostaway que quieras editar o crea una nueva.
Coloca el cursor donde quieras que aparezca el enlace a la guía.
Haz clic en el icono { } de la esquina superior derecha del editor de mensajes.
En Reservation custom fields (campos personalizados de la reserva), selecciona {{reservation_touch_stay_guide_link}}.
El campo se insertará en tu plantilla de mensajes y se sustituirá automáticamente por el enlace único a la guía de Touch Stay de cada huésped cuando se envíe el mensaje.
Una nota sobre el momento de envío de los mensajes de Hostaway - Importante
Puede haber un breve retraso entre que Hostaway recibe una reserva y que el Touch Stay Guide Link se genera y se sincroniza de vuelta con Hostaway.
⚠️ Importante
No incluyas el Touch Stay Guide Link en los mensajes que se envían inmediatamente después de recibir una reserva.
En su lugar, envía tu mensaje con la guía al menos 1 hora después, o incluso al día siguiente, para asegurarte de que el enlace personalizado a la guía ya está listo.
Buenas prácticas para compartir tu guía
Normalmente recomendamos esta configuración para ofrecer la mejor experiencia a los huéspedes:
Después de la confirmación de la reserva
Cuándo: alrededor de 1 hora después de confirmarse la reserva.
Por qué: da tiempo a Touch Stay para generar el enlace personalizado a la guía antes de enviarlo.
Antes de la llegada
Cuándo: unos días o unas semanas antes de la llegada.
Por qué: recuerda a los huéspedes que revisen la información importante y planifiquen su estancia.
El día antes de la llegada
Cuándo: 1 día antes de la llegada.
Por qué: un último recordatorio con las instrucciones de entrada, los datos de acceso y todo lo que los huéspedes necesitan antes de llegar.
¿Qué pasa si ya uso el Centro de mensajes?
Si quieres pasar del Centro de mensajes a Hostaway para enviar los enlaces de la guía:
Archiva tus plantillas de mensajes actuales del Centro de mensajes; así dejan de añadirse a las reservas nuevas.
Configura tu nuevo flujo de mensajes de Hostaway.
Archivar no afecta a las invitaciones existentes.
Para cancelar los mensajes ya programados, elimina en su lugar la plantilla del Centro de mensajes.
Paso 9. Qué verás en el Centro de mensajes
Cuando tus reservas se estén sincronizando desde Hostaway, ve a Mensajería y chat (Messaging & Chat) → Invitaciones (Invitations) para verlo todo en un solo lugar. (En el Hub anterior, ve a Centro de mensajes (Message Hub) → Invitaciones.)
Cada reserva confirmada de Hostaway crea automáticamente aquí un registro de invitación. De cada una verás:
Guía: la propiedad a la que corresponde la reserva
Nombre, correo electrónico y teléfono del huésped
Fecha de llegada
Fecha de creación: cuándo se generó el registro de invitación
Visualizaciones: cuántas veces la han abierto
Última visualización: la fecha en que abrieron la guía por última vez
Si usas plantillas del Centro de mensajes
Todas las plantillas de mensajes activas se adjuntan automáticamente al registro de invitación. Podrás ver de un vistazo qué mensajes están programados y cuándo se enviarán.
Si compartes el enlace de la guía a través de Hostaway (Paso 8)
Seguirás viendo un registro de invitación creado para cada reserva, pero no se adjuntará ninguna plantilla de mensajes. El enlace de la guía se envía desde Hostaway en su lugar, así que el Centro de mensajes solo guarda un registro.
Seguimiento de la interacción de los huéspedes
Cuando un huésped abre el enlace de su guía, el registro de invitación se actualiza y muestra:
Última visualización (Last viewed): la fecha en que abrieron la guía por última vez
Visualizaciones (Views): cuántas veces la han abierto
Es una forma útil de comprobar si los huéspedes han consultado realmente la guía antes de llegar.
Personalizar las columnas
Por defecto verás las columnas más habituales, pero puedes añadir más según tu forma de trabajar. Haz clic en el icono ⋮ de la esquina superior derecha de la tabla de invitaciones y selecciona Elegir columnas (Choose Columns).
Origen de la reserva
Si añades la columna Origen de la reserva (Booking Source), podrás ver de un vistazo de dónde procede cada reserva: Airbnb, Booking.com, directa, etc.
💡 Si quieres mostrar u ocultar contenido concreto de la guía según el lugar donde reservó el huésped, consulta nuestro artículo:
Copiar el enlace de la guía de un huésped
¿Necesitas compartir un enlace de la guía directamente con un huésped? Haz clic en el icono ⋮ de cualquier fila de invitación y selecciona Copiar enlace (Copy link). Después puedes pegarlo en cualquier mensaje o correo electrónico.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi propiedad nueva no comparte el enlace de la guía con las reservas?
Hay un par de motivos habituales:
Asociación sin completar
Cada vez que añades un anuncio nuevo a tu cuenta de Hostaway, tienes que completar en Touch Stay los pasos de asociación y sincronización para que comparta los enlaces de la guía automáticamente.
👉 Paso 3. Asocia las propiedades de Hostaway
Sincronización de reservas sin activar
Si el enlace de la guía no se envía de vuelta a Hostaway, comprueba primero que la opción Sincronizar reservas está activada para la propiedad.
Ve a Integraciones.
Abre la pestaña Sincronizar reservas.
Comprueba que la propiedad está seleccionada para sincronizarse.
💬 ¿Sigues sin ver el enlace?
Si has completado los pasos anteriores y el enlace sigue sin aparecer, escribe un correo a [email protected] indicando:
Tu dirección de correo electrónico de inicio de sesión
El nombre de la guía
La fecha de llegada del huésped
El ID de la reserva de Hostaway
Con esta información, nuestro equipo puede investigar el problema rápidamente.
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