Les niveaux d'accès déterminent le moment où une information devient visible pour des utilisateurs de guide spécifiques. Vous n'avez besoin d'utiliser cette fonctionnalité que si vous souhaitez garder certaines sections de votre guide masquées à vos utilisateurs/invités jusqu'à peu de temps avant le début de leur séjour ou après leur départ.

(Remarque : ceci n'est pertinent que si vous utilisez des liens d'invitation. Si vous utilisez le lien Quick Share, le niveau d'accès des topics n'a aucune importance, car une personne a accès à tout, en permanence. Et même en utilisant des invitations, vous pouvez configurer le lien pour qu'il soit permanent et sans restriction, ou lui attribuer un Lead Time (délai) « illimité », ce qui rend également le niveau d'accès des topics sans importance.)

Toute information dans Content Hub marquée du cadenas fermé est définie en accès limité et ne sera visible par vos invités que pendant les dates de leur séjour, plus tout Lead Time (délai) éventuel. De plus, si vous choisissez « Allow access after departure date » (Autoriser l'accès après la date de départ) lors de la création des invitations, tous les topics en accès limité seront masqués après la date de départ.

Toute information dans Content Hub marquée du cadenas ouvert est définie en accès illimité et sera visible par vos invités dès que vous aurez envoyé l'invitation.

Par défaut, toutes les informations sont définies en accès illimité. Vous pouvez toutefois modifier cela dans Content Hub en cliquant sur l'icône de cadenas de chaque topic pour basculer son statut, et vous pouvez rapidement modifier des Categories (catégories) ou Subcategories (sous-catégories) entières à la fois à l'aide de l'option du menu à 3 points.

Par exemple, si vous souhaitiez garder « Access Instructions » (Instructions d'accès) masqué jusqu'à ce que le Lead Time (délai) entre en vigueur, mais que vous souhaitiez que vos invités puissent consulter le reste de votre guide immédiatement, vous devriez alors passer « Access Instructions » en accès limité et laisser le reste du contenu en accès illimité.

Pour vérifier facilement si vous avez configuré les bons topics avec chaque niveau d'accès, utilisez le filtre en haut à droite de Content Hub.

Toute information dans Content Hub marquée du cadenas ouvert est définie en accès illimité et sera visible par vos invités dès que vous aurez envoyé l'invitation.

Définir un topic en accès limité, c'est très bien, mais comment un invité saura-t-il quand celui-ci devient visible dans le guide ?

Le moyen le plus efficace consiste à créer un modèle à l'aide de Message Hub pour alerter automatiquement l'invité, au bon moment, de la disponibilité du nouveau topic/de la nouvelle information. Le « bon moment » correspond au délai que vous avez défini. Par exemple, si vous avez défini un délai de 2 jours avant l'arrivée, c'est à ce moment-là qu'il faut programmer votre alerte Memo. L'alerte est soit un e-mail, soit un SMS (vous pouvez même envoyer les deux !).