Voici ce qui se passe lorsqu'un voyageur ouvre un guide dont l'Enregistrement des voyageurs (Guest Registration) est activé.
Table des matières :
Ce que voient vos voyageurs
Un voyageur qui n'a pas encore fait son check-in voit un bandeau fixe en bas du guide, avec le bouton Check-in now (faire le check-in maintenant) et la phrase « Takes 1 minute. Helps you and your host prepare » (cela prend 1 minute et aide le voyageur et son hôte à se préparer). Si vous avez réglé l'étape sur Facultatif (Optional), un lien Continue to guidebook (continuer vers le guide) placé à côté lui permet de la passer. Le check-in facultatif n'apparaît que pour les voyageurs qui ouvrent leur lien d'invitation personnel ; les voyageurs qui utilisent un lien général du guide ne voient le check-in que lorsqu'il est réglé sur Obligatoire (Required).
En sélectionnant Check-in now, le voyageur ouvre l'écran Check-in to start your stay (faites le check-in pour commencer votre séjour), avec le texte « Help us make your stay better. » (aidez-nous à améliorer votre séjour). La première étape, 1 You (vous), porte le titre Primary guest (you) (voyageur principal) et demande l'adresse e-mail, le prénom, le nom et le numéro de téléphone ; les champs que vous avez marqués dans Obligatoire ? (Required?) sont exigés. Sous les champs figure une ligne de consentement : « I consent to receive: Stay updates, communication — Check-in details, host messages, reminders about your stay. » (j'accepte de recevoir des informations et communications sur le séjour : détails du check-in, messages de l'hôte, rappels). Si vous n'avez pas activé Fins marketing (Marketing purposes) dans vos paramètres de Traitement des données des voyageurs (Guest data processing), cette ligne précise aussi qu'il n'y aura aucune communication marketing ; si vous l'avez activé, les voyageurs voient également une option de consentement marketing, avec un lien vers votre politique de confidentialité.
Les voyageurs sélectionnent ensuite Next: Stay details (suivant : détails du séjour) pour passer à l'étape 2 Your stay (votre séjour), où ils confirment leurs dates d'arrivée et de départ, une heure d'arrivée prévue choisie dans votre plage d'arrivée, et le nombre de voyageurs supplémentaires. S'ils ont ouvert le guide depuis leur propre invitation personnalisée, les dates de leur réservation sont déjà renseignées.
Si vous avez activé l'Identification du voyageur (Guest Identification), une étape supplémentaire demande le type de document, le numéro d'identité et les autres informations que vous avez rendues obligatoires. Ces informations sont saisies à la main, jamais prises en photo ni importées sous forme de fichier.
Check-in en groupe
Dès que le voyageur principal a saisi son prénom, il peut partager un lien de check-in avec le reste de son groupe. C'est utile si, dans Exiger une pièce d’identité pour (Require ID collection for), vous avez choisi Tous les voyageurs (All guests), car chacun doit alors compléter ses propres informations avant que le groupe puisse accéder au guide. Chaque accompagnant ouvre le lien, voit qui l'a invité et les dates du séjour, puis ne complète que ses propres informations et un seul jeu de données d'identité.
Bon à savoir
Le lien de check-in partagé par le voyageur principal expire au bout d'une heure et ne fonctionne qu'une seule fois : chaque accompagnant a besoin d'un nouveau lien qui lui est propre.
Avec un enregistrement Obligatoire, les voyageurs ne peuvent pas accéder au contenu du guide tant qu'ils n'ont pas envoyé leurs informations. Avec Facultatif, ils peuvent passer l'étape et y revenir plus tard.
Dans Paramètres du formulaire (Form settings), Afficher l’enregistrement des voyageurs (Display Guest registration) peut être réglé sur Toujours (Always) ou sur Selon le calendrier (Based on schedule), une option qui n'est pas proposée lorsque l'étape est Obligatoire. Avec Selon le calendrier, un voyageur invité ne voit le check-in qu'à partir du nombre d'heures ou de jours avant l'arrivée que vous choisissez, de 1 à 30.
Les voyageurs peuvent quitter la page et y revenir plus tard sur le même appareil : leur progression est enregistrée à chaque étape.
Une fois les informations envoyées, les voyageurs voient une confirmation qu'ils peuvent valider.
Les accompagnants ne voient que le prénom du voyageur principal et son nom de famille abrégé.
Si le voyageur principal modifie ensuite son propre check-in, ce que les accompagnants ont déjà envoyé reste inchangé.
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