Conecta tus cuentas de Touch Stay y Rent Manager para importar a tus guías los datos de las unidades y de los contratos de arrendamiento de Rent Manager, y compartir las guías con tus huéspedes más fácilmente.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas
En Touch Stay, ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Rent Manager.
Escribe la dirección de correo electrónico con la que inicias sesión en Rent Manager en el campo Correo electrónico de Rent Manager (Rent Manager email) y haz clic en Guardar (Save). Touch Stay la usa para encontrar tu usuario en Rent Manager; no se necesita contraseña.
Paso 2. Asocia las unidades
Una vez conectadas las cuentas, puedes asociar tus guías de Touch Stay existentes a tus unidades de Rent Manager. Ve a la pestaña Asociar (Match) de la página Integraciones.
Usa los menús desplegables para elegir la unidad de Rent Manager correcta para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si no ves ninguna guía en este paso, puedes pasar al paso 3.
Paso 3. Importa las unidades
Si te quedan unidades de Rent Manager sin asociar, puedes importarlas a Touch Stay.
Ve a la pestaña Importar (Import) de la página Integraciones. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected).
Touch Stay importará lo siguiente:
Nombre de la unidad
Dirección de la unidad
Rent Manager no envía fotos de las unidades a Touch Stay, así que añade por tu cuenta la foto de portada de cada guía nueva. Cada unidad importada crea una nueva guía de Touch Stay.
Paso 4. Completa la creación de las guías (solo clientes nuevos de Touch Stay)
Asociar o importar unidades no inicia automáticamente la sincronización de los contratos de Rent Manager, así que este es el momento de revisar el contenido de tus guías y asegurarte de que estén listas antes de sincronizar los contratos con Rent Manager.
Si acabas de empezar con Touch Stay, consulta la página Primeros pasos (Getting Started) para ver consejos sobre la forma más rápida de crear el contenido de tu libro de bienvenida.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asignar los datos de las unidades de Rent Manager a campos personalizados de Touch Stay. Luego puedes insertarlos en las guías y en los mensajes a los huéspedes para personalizarlos según cada contrato.
Tenemos un artículo aparte que explica cómo asignar y sincronizar los datos de las unidades para personalizar aún más cada guía.
Con cada contrato se importan automáticamente estos datos de Rent Manager:
Nombre del huésped
Apellido del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Número de teléfono de contacto del huésped*
Dirección de correo electrónico de contacto del huésped*
*Algunas OTA y sitios de reservas no siempre proporcionan el correo electrónico o el número de teléfono del huésped, así que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que el huésped usó para hacer su reserva.
Paso 6. Sincroniza los contratos
Cuando tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Rent Manager.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página Integraciones (en el Hub anterior: Sync leases).
Elige si quieres importar todos tus contratos futuros o solo los nuevos:
Si acabas de empezar con Touch Stay, elige Todos leases (All leases).
Si ya usabas el Centro de mensajes (Message Hub), la herramienta de mensajería con huéspedes de Touch Stay, antes de conectar tu cuenta de Rent Manager, lo mejor es elegir Solo leases nuevas (New leases only) para evitar que se importen contratos duplicados.
Marca las casillas de las guías que quieras sincronizar. La opción Seleccionar todo (Select all) está arriba, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected). Después, haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Si elegiste "Todos leases", se importarán todos tus contratos de Rent Manager con fechas futuras, que generarán invitaciones y programarán mensajes por correo electrónico o SMS según los datos del contrato y la programación de tus plantillas de mensajes de Touch Stay. A partir de ahora, también se importarán automáticamente todos los contratos futuros de las guías con la sincronización activa.
Paso 7. Comparte los enlaces de las guías a través de Rent Manager
Touch Stay envía a Rent Manager el enlace único de cada contrato. Luego puedes insertarlo en los correos electrónicos que envíes a tus huéspedes.
Así puedes crear una plantilla:
Ve a Menu > Communication > Email Templates.
Haz clic en Add Template (añadir plantilla) y elige Tenant (inquilino) como tipo de plantilla.
Se abrirá una nueva ventana donde puedes redactar tu plantilla. En el menú de la izquierda, despliega Leases > Renewal > User Defined Fields.
En User Defined Fields (campos definidos por el usuario), arrastra el primer RMTOUCHSTAYLINK a tu plantilla.
Haz clic en File y luego en Save. Escribe el nombre de tu plantilla, marca Email Template y All Users, y haz clic en Save.
*NOTA: Si tus unidades de Rent Manager son de tipo Commercial, usa el segundo RMTOUCHSTAYLINK en el paso 4.
Una vez creada la plantilla, ya puedes enviar el enlace de tu guía a tus huéspedes. Así se hace:
Ve a Menu > Short Term Rentals > Short Term Reservations.
En el calendario STR Reservations, busca la reserva, haz clic en los tres puntos que aparecen a su lado y elige Send Email.
En el cuadro de diálogo Send Email, haz clic en Insert Email Template, elige la plantilla que creaste y haz clic en Continue.
Espera a que termine el script y el enlace de la guía se añadirá a tu correo electrónico.
¡Y listo! Solo tienes que seguir estos pasos para añadir el enlace a tu mensaje de Rent Manager.
Notas:
Sobre el momento de envío de los mensajes de Rent Manager
Habrá un pequeño retraso entre la llegada de la reserva a Rent Manager y el envío del enlace desde Touch Stay, mientras nuestros sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo devuelven. Por eso, te recomendamos NO añadir el campo definido por el usuario RMTOUCHSTAYLINK a los mensajes de Rent Manager que se envían en cuanto se recibe la reserva. En su lugar, te recomendamos añadir un mensaje aproximadamente 1 hora después, o quizá al día siguiente, dedicado a presentar a los huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.
¿Qué pasa si ya uso el Centro de mensajes?
Si ya usas el Centro de mensajes pero ahora quieres enviar los enlaces desde Rent Manager, tendrás que archivar las plantillas de mensajes correspondientes del Centro de mensajes. Así evitarás que se añadan a los nuevos contratos que lleguen y podrás seguir el flujo de mensajes de Rent Manager.
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