Touch Stay se integra con Track para que puedas quitarte de encima el trabajo manual. Conecta tus cuentas de Touch Stay y Track para importar el inventario de tus propiedades, sincronizar las reservas y compartir fácilmente el enlace de tu guía con los huéspedes.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas de Touch Stay y Track
Primero, tienes que obtener tus datos de API en Track.
Inicia sesión en tu cuenta de Track (asegúrate de tener un rol que permita acceder a la configuración de la empresa, incluido el acceso a las claves de API).
En la parte superior derecha de la página de inicio, haz clic en el icono de engranaje para ir a la página de configuración y, después, en la cuarta pestaña, llamada company setup (configuración de la empresa).
En la parte inferior izquierda de la página, haz clic en el enlace API Keys (claves de API). Verás una pantalla con todas las claves de API de tu sistema. Para crear una clave de API nueva, haz clic en el botón + Server Key (+ clave de servidor) de la parte superior derecha.
Escribe el nombre de la clave de API nueva y guárdala para generar las claves. Copia la clave y el secreto del token.
En Touch Stay, ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Track.
Introduce tu clave en Clave de integración de Track (Track integration key), tu secreto en Secreto del token de Track (Track token secret) y tu dominio en Nombre de dominio de Track (Track domain name), y haz clic en Guardar. El nombre de dominio de Track es la parte única de la URL con la que inicias sesión en Track, con este formato: https://[domain_name].trackhs.com/
💡 Si tu cuenta de Track tiene más de un nodo, después se te pedirá que elijas a qué nodo conectarte.
Paso 2. Asocia las propiedades de Track
Cuando las cuentas estén conectadas, ve a la pestaña Asociar (Match) para emparejar las guías de Touch Stay que ya tengas con tus propiedades de Track. Usa los menús desplegables para seleccionar las propiedades de Track correctas para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si no tienes ninguna que asociar, pasa directamente a la pestaña Importar (Import).
Paso 3. Importa las propiedades de Track
Si te quedan unidades de Track sin asociar, ve a la pestaña Importar para importarlas a Touch Stay. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected). Si no quieres importar ninguna, o no te queda ninguna, pasa al siguiente paso.
Touch Stay importará lo siguiente y creará un registro de guía para cada propiedad:
Nombre de la propiedad
Dirección de la propiedad
Foto de la propiedad (se omiten las imágenes muy pequeñas)
Cada unidad importada creará una guía nueva de Touch Stay.
Durante la importación verás una barra de progreso azul. Si tienes muchas propiedades, puede tardar varios minutos en completarse; si lo prefieres, puedes salir de la pantalla y volver más tarde para ver cómo va. Es el momento perfecto para ir a prepararte una taza de té ☕.
¡Cuando termine el proceso, tu conexión con Track estará completa!
Paso 4. Completa la creación de las guías (solo para clientes nuevos de Touch Stay)
Al asociar o importar alquileres no se sincronizan automáticamente las reservas de Track, así que ahora es el momento de revisar o crear el contenido de tus guías y asegurarte de que están en perfecto estado y listas para compartir con tus huéspedes.
Si empiezas con Touch Stay, echa un vistazo a la página Primeros pasos para ver consejos y trucos sobre la forma más rápida de crear tu contenido. Si tienes varias guías, lee también sobre las etiquetas para configurar tu contenido de la forma más eficiente.
Paso 5: Ajustes de personalización
Puedes asignar los campos de datos de propiedad y de reserva de Track a campos personalizados de Touch Stay. Después puedes insertarlos en las guías y en los mensajes a los huéspedes para personalizarlos según cada reserva. Tenemos un artículo aparte que explica cómo asignar y sincronizar los datos de la propiedad para una personalización aún mayor a nivel de guía.
Los siguientes datos de reserva se importan automáticamente con cada reserva:
Nombre del huésped
Apellido del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Número de teléfono de contacto del huésped*
Dirección de correo electrónico de contacto del huésped*
*Algunas OTA (agencias de viajes en línea) y sitios de reservas no siempre facilitan el correo electrónico ni el número de teléfono del huésped, por lo que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que usó el huésped para completar su reserva.
También están disponibles estos campos de reserva de Track. Son opcionales, así que solo se importan cuando los asignas a un campo personalizado de Touch Stay:
Door code (código de la puerta)
Unit Id (ID de la unidad)
Unit Code (código de la unidad)
Unit Name (nombre de la unidad)
Early Arrival (llegada anticipada)
Late Departure (salida tardía)
Arrival Time (hora de llegada)
Departure Time (hora de salida)
Nights (noches)
Para conectar cualquiera de estos campos, ve a la pestaña Asignar datos (Map data) de la página Integraciones y haz clic en Añadir una asignación (Add new mapping).
A continuación, elige un nombre para el código de campo personalizado y, si quieres, un valor sustitutivo. Los valores sustitutivos se usan cuando faltan datos al usar el código de campo — consulta Todo sobre los códigos de campo para más detalles sobre los códigos de campo. Haz clic en Guardar cuando termines. Repite este paso con cualquier otro campo disponible que quieras asignar a Touch Stay.
Paso 6. Opciones para compartir la guía
Hay dos formas principales de enviar el enlace de tu guía a los huéspedes.
Para compartir automáticamente un enlace de guía rastreable por cada reserva, puedes enviar mensajes de correo electrónico o SMS a los huéspedes con el Centro de mensajes, la herramienta de mensajería de Touch Stay. Las reservas de Track seguirán entonces el flujo de mensajes que hayas configurado y los ajustes por defecto definidos por las plantillas que crees.
Consulta los artículos de ayuda del Centro de mensajes para saber cómo añadir plantillas de mensajes y crear un recorrido de notificaciones para tus huéspedes.
Si usas la bandeja de mensajes de Track para comunicarte con los huéspedes, puedes copiar y pegar el enlace de la guía correspondiente en tus plantillas de mensajes de Track con el enlace para compartir rápido. En el nuevo Hub, abre la guía, haz clic en Invitar a huéspedes (Invite guests) y copia el enlace de Compartir rápido (Quick share); en el Hub anterior, usa la pestaña Invitar y compartir (Invite & Share) de la página Guías.
Paso 7. Sincroniza las reservas
Cuando tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Track.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página Integraciones.
Elige si quieres importar todas tus reservas futuras o solo las nuevas. Si empiezas con Touch Stay, elige Todas las reservas (All reservations). Si ya usabas la mensajería de Touch Stay antes de conectar tu cuenta de Track, lo mejor es elegir Solo reservas nuevas (New reservations only) para evitar que se importen reservas duplicadas.
Selecciona las guías que quieras sincronizar con las casillas de verificación —Seleccionar todo (Select all) está arriba, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected)— y haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Este proceso puede tardar varios minutos, según el número de reservas activas en tu cuenta de Track. Hay una barra de progreso, pero puedes salir de la pantalla y volver más tarde para ver cómo va.
Si has seleccionado Todas las reservas, todas tus reservas de Track con fecha futura se importarán en ese momento y generarán invitaciones en Touch Stay.
A partir de ahora, todas las reservas futuras también se importarán automáticamente. Si has creado plantillas de mensajes del Centro de mensajes, cada invitación tendrá programados los mensajes de correo electrónico o SMS correspondientes, según los datos de la reserva y tus plantillas de mensajes de Touch Stay.
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