Conecta tus cuentas de Touch Stay y Rent Manager para importar los datos de unidades y contratos de arrendamiento de Rent Manager en tus guías, y facilitar el envío de las guías a tus huéspedes.
Los pasos para completar tu integración:
Paso 1. Conecta tus cuentas
Necesitarás obtener tus credenciales de usuario de Rent Manager para empezar.
A continuación, inicia sesión en Touch Stay, ve a Integrations (Integraciones) y haz clic en Connect (Conectar) debajo del logotipo de Rent Manager.
Pega tu nombre de usuario y contraseña de Rent Manager en los campos correspondientes y haz clic en Save (Guardar).
Paso 2. Asocia las unidades
Una vez autorizado, puedes asociar tus guías de Touch Stay existentes a tus unidades de Rent Manager. Ve a la pestaña Match (Asociación) de la página Integrations.
Usa los menús desplegables para seleccionar la unidad de Rent Manager correcta para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en « Match Selected » (Asociar selección). Si no ves ninguna guía en este paso, puedes pasar directamente al paso 3.
Paso 3. Importa las unidades
Si te quedan unidades de Rent Manager sin asociar, la siguiente pantalla te permite importarlas a Touch Stay.
Ve a la pestaña Import (Importación) de la página Integrations. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón « Import Selected » (Importar selección).
Touch Stay importará lo siguiente:
Nombre de la unidad
Dirección de la unidad
Foto de portada
Cada unidad importada creará una nueva guía de Touch Stay.
Paso 4. Completa la creación de la guía (solo para clientes nuevos de Touch Stay)
Asociar o importar unidades no iniciará automáticamente la sincronización de los contratos de arrendamiento desde Rent Manager, así que este es el momento de revisar el contenido de tus guías y asegurarte de que estén listas antes de sincronizar los contratos con Rent Manager.
Si eres nuevo en Touch Stay, consulta la página Getting Started (Primeros pasos) para conocer consejos y trucos sobre la forma más rápida de crear el contenido de tu libro de bienvenida.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asociar los datos de unidad de Rent Manager con campos personalizados de Touch Stay o con personalizaciones de topic. Estas se pueden insertar después en las guías y en los mensajes a los huéspedes para personalizarlos según cada contrato de arrendamiento.
Disponemos de un artículo aparte que explica cómo asociar y sincronizar los datos de unidad para una personalización más avanzada a nivel de guía.
Los siguientes campos de datos del contrato de arrendamiento de Rent Manager se asociarán automáticamente a los Field Codes (códigos de campo) estándar de tu cuenta Touch Stay:
Nombre del huésped
Apellido del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Número de teléfono de contacto del huésped*
Dirección de correo electrónico de contacto del huésped*
*Algunas OTA y sitios de reservas no siempre proporcionan la dirección de correo electrónico o el número de teléfono del huésped, por lo que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que el huésped haya utilizado para completar su reserva.
Paso 6. Sincroniza los contratos de arrendamiento
Una vez que tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Rent Manager.
Ve a la pestaña Sync leases (Sincronizar contratos) de la página Integration. Selecciona las guías que quieras sincronizar mediante las casillas de verificación.
Usa la opción « Select All » (Seleccionar todo) en la parte superior derecha de la página para seleccionarlas todas de una vez. Haz clic en « Sync selected » (Sincronizar selección) para confirmar.
Aquí puedes elegir si importar todos tus futuros contratos de arrendamiento o hacer que Touch Stay solo importe los nuevos.
Si eres nuevo en Touch Stay, elige la opción « Todos los contratos »
Si ya utilizas Memo, la herramienta de mensajería de Touch Stay para huéspedes, antes de conectar tu cuenta de Rent Manager, es mejor elegir la opción « Solo contratos nuevos » para evitar que se importen contratos duplicados.
A continuación, selecciona las guías que quieras sincronizar mediante las casillas de verificación (ten en cuenta la opción « Select All » (Seleccionar todo) en la parte inferior izquierda) y haz clic en Submit (Enviar).
Si has seleccionado « All leases », a partir de ahora se importarán todos tus contratos de arrendamiento futuros de Rent Manager y se generarán invitaciones, además de programarse mensajes de correo electrónico o SMS según los detalles del contrato y los horarios de tus plantillas de mensaje de Touch Stay. Todos los futuros contratos de las guías con la sincronización activa también se importarán automáticamente a partir de ahora.
Paso 7. Comparte los enlaces de guía a través de Rent Manager
Touch Stay envía el enlace único de cada contrato de arrendamiento de vuelta a Rent Manager. Después puedes insertarlo al enviar correos electrónicos a tus huéspedes.
Así puedes crear una plantilla:
ve a Menu > Communication > Email Templates.
Haz clic en « Add Template » (Añadir plantilla) y selecciona « Tenant » (Inquilino) como tipo de plantilla.
Se abrirá una nueva ventana donde podrás redactar tu plantilla. En el menú de la izquierda, despliega Leases > Renewal > User Defined Fields.
En User Defined Fields, arrastra el primer RMTOUCHSTAYLINK hacia tu plantilla.
Haz clic en File y después en Save. Añade el nombre de tu plantilla, marca « Email Template » y « All Users », y después vuelve a hacer clic en Save.
*NOTA: si tus unidades de Rent Manager son de tipo Commercial, utiliza el segundo RMTOUCHSTAYLINK en el paso 4.
Una vez creada la plantilla, ya puedes enviar el enlace de tu guía a tus huéspedes. Así puedes hacerlo:
Ve a Menu > Short Term Rentals > Short Term Reservations.
En el calendario STR Reservations, busca la reserva, haz clic en los tres puntos junto a ella y después selecciona « Send Email » (Enviar correo electrónico).
En el cuadro de diálogo Send Email, haz clic en « Insert Email Template » (Insertar plantilla de correo), selecciona la plantilla que has creado y después haz clic en « Continue » (Continuar)
Espera a que finalice el script, y el enlace de la guía se añadirá a tu correo electrónico.
¡Y eso es todo! Solo tienes que seguir los pasos anteriores para añadir el enlace a tu mensaje de Rent Manager.
Notas:
Una nota sobre los tiempos de los mensajes de Rent Manager
Habrá un ligero retraso entre la llegada de la reserva a Rent Manager y el envío de vuelta del enlace desde Touch Stay, mientras nuestros respectivos sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo devuelven. Por eso, recomendamos NO añadir el campo definido por el usuario ####{{RMTOUCHSTAYLINK}} a los mensajes de Rent Manager que se envían justo al recibir la reserva. En su lugar, recomendamos añadir un mensaje aproximadamente 1 hora después, o incluso al día siguiente, dedicado a presentar a los huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.
¿Qué ocurre si ya utilizo Memo?
Si ya utilizas Memo pero ahora quieres pasar a usar Rent Manager para enviar los enlaces, deberás archivar las plantillas de mensaje de Memo correspondientes. Esto evita que se añadan a cualquier futuro contrato de arrendamiento que llegue, y así podrás seguir el flujo de mensajes de Rent Manager.