Conecta tus cuentas de Touch Stay y Rent Manager para importar a tus guías los datos de las unidades y de los contratos de alquiler de Rent Manager y facilitar el envío de las guías a tus huéspedes.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas
En Touch Stay, ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Rent Manager.
Escribe en el cuadro Correo electrónico de Rent Manager (Rent Manager email) la dirección de correo electrónico con la que inicias sesión en Rent Manager y haz clic en Guardar (Save). Touch Stay la usa para encontrar tu usuario en Rent Manager — no hace falta contraseña.
Paso 2. Asocia las unidades
Una vez conectada la integración, puedes asociar las guías de Touch Stay que ya tengas con tus unidades de Rent Manager. Ve a la pestaña Asociar (Match) de la página Integraciones.
Usa los menús desplegables para seleccionar la unidad de Rent Manager que corresponde a cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si en este paso no ves ninguna guía, puedes pasar al Paso 3.
Paso 3. Importa las unidades
Si te quedan unidades de Rent Manager sin asociar, puedes importarlas a Touch Stay. En las pestañas Asociar e Importar (Import) solo aparecen las unidades de propiedades activas de Rent Manager creadas por el usuario de Rent Manager cuyo correo electrónico has introducido en el Paso 1.
Ve a la pestaña Importar de la página Integraciones. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected).
Touch Stay importa lo siguiente:
Nombre de la unidad
Dirección de la unidad
Rent Manager no facilita fotos de las unidades a Touch Stay, así que tendrás que añadir tú la foto de portada a cada guía nueva. Cada unidad importada crea una guía nueva de Touch Stay.
Paso 4. Completa la creación de las guías (solo para clientes nuevos de Touch Stay)
Asociar o importar unidades no inicia automáticamente la sincronización de los contratos de alquiler de Rent Manager, así que ahora es el momento de revisar el contenido de tus guías y asegurarte de que están listas antes de sincronizar los contratos con Rent Manager.
Si empiezas con Touch Stay, echa un vistazo a la página Primeros pasos (Getting Started), con consejos prácticos para crear el contenido de tu guía de bienvenida de la forma más rápida.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asignar los datos de las unidades de Rent Manager a campos personalizados de Touch Stay. Después puedes insertarlos en las guías y en los mensajes a los huéspedes para personalizarlos en cada contrato de alquiler.
Tenemos un artículo aparte que explica cómo asignar y sincronizar los datos de las unidades para una personalización adicional a nivel de guía.
Los siguientes datos de contrato de alquiler de Rent Manager se importan automáticamente con cada contrato:
Nombre del huésped
Apellidos del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Teléfono de contacto del huésped*
Correo electrónico de contacto del huésped*
*Algunas OTA y sitios de reservas no siempre facilitan el correo electrónico o el teléfono del huésped, por lo que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que usó el huésped para completar su reserva.
Paso 6. Sincroniza los contratos de alquiler
Cuando tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Rent Manager.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página Integraciones (Hub anterior: Sync leases).
Elige si quieres importar todos tus contratos de alquiler futuros o solo los nuevos:
Si empiezas con Touch Stay, elige Todos los contratos de alquiler (All leases).
Si ya usabas el Centro de mensajes, la herramienta de mensajería de Touch Stay para huéspedes, antes de conectar tu cuenta de Rent Manager, lo mejor es elegir Solo contratos de alquiler nuevos (New leases only) para evitar que se importen contratos duplicados.
Selecciona con las casillas las guías que quieres sincronizar —Seleccionar todo (Select all) está en la parte superior, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected)— y haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Si has seleccionado Todos los contratos de alquiler, en ese momento se importarán todos tus contratos de alquiler futuros de Rent Manager creados por el usuario de Rent Manager cuyo correo electrónico has introducido en el Paso 1, y se generarán invitaciones y se programarán mensajes de correo electrónico o SMS según los datos del contrato y los calendarios de tus plantillas de mensajes de Touch Stay. A partir de ese momento, también se importarán automáticamente todos los contratos futuros creados por ese usuario para guías con la sincronización activa, si su fecha de entrada está comprendida entre ayer y dentro de dos años.
Paso 7. Comparte los enlaces de la guía a través de Rent Manager
Touch Stay devuelve a Rent Manager el enlace único de cada contrato de alquiler. Después puedes insertarlo al enviar correos electrónicos a tus huéspedes.
Así puedes crear una plantilla:
Ve a Menu > Communication > Email Templates (menú > comunicación > plantillas de correo electrónico).
Haz clic en Add Template (añadir plantilla) y selecciona Tenant (inquilino) como tipo de plantilla.
Se abrirá una ventana en la que podrás redactar tu plantilla. En el menú del lado izquierdo, despliega Leases > Renewal > User Defined Fields (contratos > renovación > campos definidos por el usuario).
En User Defined Fields, arrastra el primer RMTOUCHSTAYLINK hacia tu plantilla.
Haz clic en File (archivo) y después en Save (guardar). Escribe el nombre de la plantilla, marca Email Template (plantilla de correo electrónico) y All Users (todos los usuarios) y haz clic en Save.
*NOTA: si las unidades de Rent Manager son de tipo Commercial (comercial), usa el segundo RMTOUCHSTAYLINK en el paso 4.
Una vez creada la plantilla, ya puedes enviar el enlace de la guía a tus huéspedes. Así se hace:
Ve a Menu > Short Term Rentals > Short Term Reservations (menú > alquileres de corta estancia > reservas de corta estancia).
En el calendario STR Reservations (reservas STR), busca la reserva, haz clic en los tres puntos que aparecen a su lado y selecciona Send Email (enviar correo electrónico).
En el cuadro de diálogo Send Email, haz clic en Insert Email Template (insertar plantilla de correo electrónico), selecciona la plantilla que has creado y haz clic en Continue (continuar).
Espera a que termine el script y el enlace de la guía se añadirá a tu correo electrónico.
¡Ya está! Solo tienes que seguir los pasos anteriores para añadir el enlace a tu mensaje de Rent Manager.
Notas:
Una nota sobre el momento de envío de los mensajes de Rent Manager
Habrá un ligero retraso entre que la reserva llega a Rent Manager y que Touch Stay devuelve el enlace, mientras nuestros sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo devuelven. Por eso recomendamos NO añadir el campo definido por el usuario RMTOUCHSTAYLINK a los mensajes de Rent Manager que se envían en cuanto se recibe la reserva. En su lugar, recomendamos añadir un mensaje aproximadamente 1 hora después, o quizá al día siguiente, dedicado a presentar a los huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.
¿Qué pasa si ya uso el Centro de mensajes?
Si ya usas el Centro de mensajes pero ahora quieres usar Rent Manager para enviar los enlaces, tendrás que archivar las plantillas de mensajes correspondientes del Centro de mensajes. Así se evita que se añadan a los contratos futuros que lleguen, y después puedes seguir el flujo de mensajes de Rent Manager.
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