Esto es lo que pasa cuando un huésped abre una guía que tiene activado el Registro de huéspedes (Guest Registration).
Índice:
Lo que ven tus huéspedes
Un huésped que todavía no ha hecho el check-in ve una barra fija en la parte inferior de la guía con el botón Check-in now (hacer el check-in ahora) y la frase "Takes 1 minute. Helps you and your host prepare" (toma 1 minuto y ayuda al huésped y a su anfitrión a prepararse). Si configuraste el paso como Opcional (Optional), junto al botón aparece el enlace Continue to guidebook (continuar a la guía), que le permite omitirlo. El check-in opcional solo aparece para los huéspedes que abren su enlace de invitación personal; los huéspedes que usan un enlace general de la guía solo ven el check-in cuando está configurado como Obligatorio (Required).
Al seleccionar Check-in now se abre la pantalla Check-in to start your stay (haz el check-in para empezar tu estancia), con el texto "Help us make your stay better." (ayúdanos a mejorar tu estancia). El primer paso, 1 You (tú), lleva el encabezado Primary guest (you) (huésped principal) y pide correo electrónico, nombre, apellido y número de teléfono; se exigen los que marcaste en ¿Obligatorio? (Required?). Debajo de los campos hay una línea de consentimiento: "I consent to receive: Stay updates, communication — Check-in details, host messages, reminders about your stay." (acepto recibir novedades y comunicaciones sobre la estancia: datos del check-in, mensajes del anfitrión y recordatorios). Si no activaste Fines de marketing (Marketing purposes) en tus ajustes de Tratamiento de datos del huésped (Guest data processing), la línea indica además que no habrá comunicaciones de marketing; si lo activaste, los huéspedes también ven una opción de consentimiento de marketing, con un enlace a tu política de privacidad.
Después seleccionan Next: Stay details (siguiente: datos de la estancia) para pasar al paso 2 Your stay (tu estancia), donde confirman las fechas de llegada y salida, una hora de llegada prevista dentro de tu franja de llegada y cuántos huéspedes adicionales se alojan. Si abrieron la guía desde su propia invitación personalizada, las fechas de su reserva ya aparecen completadas.
Si activaste la Identificación del huésped (Guest Identification), un paso adicional pide el tipo de documento, el número de identificación y los demás datos que hayas marcado como obligatorios. Estos datos se escriben a mano; nunca se fotografían ni se suben como archivo.
Check-in en grupo
En cuanto el huésped principal escribe su nombre, puede compartir un enlace de check-in con el resto de su grupo. Esto es útil si en Solicitar documento de identidad a (Require ID collection for) elegiste Todos los huéspedes (All guests), porque en ese caso cada persona debe completar sus propios datos antes de que el grupo pueda acceder a la guía. Cada acompañante abre el enlace, ve quién lo invitó y las fechas de la estancia, y completa solo sus propios datos y un único conjunto de datos de identificación.
Para tener en cuenta
El enlace de check-in que comparte el huésped principal caduca al cabo de una hora y solo funciona una vez, así que cada acompañante necesita su propio enlace nuevo.
Si el registro es Obligatorio, los huéspedes no pueden ver el contenido de la guía hasta que envían sus datos. Si es Opcional, pueden omitirlo y volver a él más tarde.
En Configuración del formulario (Form settings), Mostrar el registro de huéspedes (Display Guest registration) puede estar en Siempre (Always) o en Según el calendario (Based on schedule), una opción que no está disponible cuando el paso es Obligatorio. Con Según el calendario, un huésped invitado solo ve el check-in a partir del número de horas o días antes del check-in que elijas, de 1 a 30.
Los huéspedes pueden salir y volver más tarde desde el mismo dispositivo, porque su progreso se guarda paso a paso.
Una vez enviados los datos, los huéspedes ven una confirmación que pueden aceptar.
Los acompañantes solo ven el nombre del huésped principal y su apellido abreviado.
Si más adelante el huésped principal edita su propio check-in, lo que los acompañantes ya enviaron se mantiene sin cambios.
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