La fonctionnalité Content Collection de Touch Stay est une fonctionnalité avancée qui aide les gestionnaires de logements à obtenir directement auprès des propriétaires des informations sur les logements qu'ils gèrent. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité dans votre compte, contactez le support, qui l'activera pour vous (gratuitement). Remarque : actuellement, la fonctionnalité Content Collection ne prend en charge que l'anglais.

Cet article explique comment créer des modèles de formulaire dans le cadre de l'outil Content Collection.

Les modèles constituent la base des formulaires que vos propriétaires rempliront pour vous fournir les informations dont vous avez besoin concernant leur logement. Chaque formulaire commence par une introduction, puis vous pouvez ajouter des sections pour chaque champ personnalisé ou topic que vous souhaitez faire compléter par le propriétaire.

Pour créer de nouveaux modèles, rendez-vous sur la page Content Collection depuis le menu latéral principal, puis dans l'onglet Templates (Modèles). Cliquez sur le bouton « + Add template » (+ Ajouter un modèle) et donnez un nom à votre modèle - ce nom est réservé à votre usage interne, il n'apparaîtra pas sur le formulaire présenté à vos propriétaires.

Ce paramètre vous permet de déterminer si les réponses fournies par vos propriétaires mettront à jour le guide dès que le formulaire est rempli, ou si elles doivent être conservées en attente de votre relecture et de votre approbation finale. Si vous sélectionnez « Yes » (Oui), les formulaires complétés ne mettront pas à jour le guide tant qu'ils n'auront pas été relus et approuvés. Pendant le processus de relecture, vous pouvez apporter des modifications au contenu pour effectuer de légères corrections, par exemple de grammaire ou de ton. Vos propriétaires peuvent également modifier le contenu en cliquant sur le lien de leur formulaire et en mettant à jour leurs réponses.

Dès que le formulaire est approuvé (automatiquement ou manuellement), le guide est mis à jour, le contenu de cette version est verrouillé et une nouvelle version du formulaire est générée la prochaine fois que le lien du formulaire est consulté. La nouvelle version affichera au propriétaire le contenu actuel du guide, de sorte qu'il n'aura qu'à modifier le contenu actuel de son guide.

Le texte d'introduction est une zone de texte qui doit être utilisée pour expliquer brièvement à vos propriétaires pourquoi vous avez besoin qu'ils remplissent le formulaire, ce qu'ils doivent faire et qui contacter en cas de question. Cette section peut inclure des codes de champ dans le texte, par exemple pour leur nom, en utilisant ##{{owner_first_name}}, ou un lien vers leur guide en utilisant ##{{quick_share_link}} - vous trouverez la liste complète des codes de champ dans l'option habituelle de la barre d'outils. Cette section peut être facilement modifiée une fois le formulaire mis en ligne, si vous devez ajuster l'explication ou les instructions destinées à vos propriétaires.

L'introduction est présentée au propriétaire lorsqu'il clique pour la première fois sur le lien du formulaire, et se trouve au-dessus de la liste des sections qu'il doit compléter.

Vous devez maintenant ajouter à vos formulaires les sections que vous souhaitez faire compléter par vos propriétaires. Il s'agit soit de champs personnalisés, soit de personnalisations de topics, et le champ personnalisé ou le topic concerné doit avoir déjà été créé pour être disponible ici.

Après avoir fait votre choix, vous pouvez indiquer si cette information doit obligatoirement être renseignée par tous vos propriétaires, ou si cette section est facultative. Si elle est facultative (non obligatoire), vous ajoutez alors une question de qualification à la section - si le propriétaire répond « Yes » (Oui), il devra saisir des informations pour cette section ; s'il répond No (Non), il pourra la passer.

Si elle est choisie, l'intitulé de la question est le texte présenté au propriétaire pour cette section, lui demandant de confirmer s'il doit la compléter. Il reprendra par défaut une valeur basée sur le nom de votre champ personnalisé ou de votre topic, mais selon ce nom, cet intitulé peut nécessiter un léger ajustement pour être plus clair pour vos propriétaires.

L'intitulé de l'instruction est le texte qui se trouve au-dessus de la zone de saisie de contenu et doit décrire ce que vous attendez d'eux pour cette section. Il reprendra également par défaut une valeur basée sur le nom de votre champ personnalisé ou de votre topic, mais là encore, selon ce nom, cet intitulé peut nécessiter un léger ajustement pour être plus clair pour vos propriétaires sur ce que vous leur demandez.

Les champs personnalisés sont parfaits pour les petites informations essentielles, comme les mots de passe Wi-Fi, les codes de portail ou les jours de collecte des ordures. Sur le formulaire final, la zone de saisie de texte pour le propriétaire sera une simple zone de texte où il pourra saisir ses informations.

Les topics sont plus adaptés aux informations sur les équipements et commodités du logement qui ne sont pas toujours présents dans chaque logement. La visibilité des topics peut être définie pour chaque guide, ce qui vous permet de masquer des sections d'un guide si cet équipement particulier n'est pas présent dans ce logement. Voir le paragraphe ci-dessous pour une explication plus détaillée de la visibilité des topics.

Sur le formulaire final, la zone de saisie de texte pour le propriétaire sera une zone de texte enrichi, avec une barre d'outils d'icônes de mise en forme et la possibilité d'ajouter des images ou des vidéos au texte.

Un aperçu est également disponible pour montrer à quoi ressemblera leur contenu rédigé dans le guide lorsqu'il est consulté depuis un appareil mobile.

Le contenu de départ dans la zone de saisie de texte sera le contenu déjà présent sur le guide pour ce topic ; si c'est la première fois qu'il est complété, ce sera alors le contenu de la version Content Hub du topic. Si une personnalisation du topic existe déjà sur ce guide, cette version servira alors de contenu de départ à la place.

Pour les sections facultatives, la réponse donnée par vos propriétaires à la question de qualification peut avoir un effet sur la visibilité de ce topic sur le guide auquel se rapporte le formulaire. Cela vous permet de garantir que les topics non pertinents pour un logement particulier n'apparaissent pas sur les guides lorsqu'il n'y a pas de contenu à afficher. Par exemple, vous pouvez avoir un topic pour « Jacuzzi », mais tous vos propriétaires n'en ont pas dans leur logement. Dans votre modèle, vous voudriez rendre cette section facultative avec une question de qualification telle que « Votre logement dispose-t-il d'un jacuzzi ? ». Si un propriétaire répond « Yes » (Oui), alors lorsque ce formulaire est approuvé, cela changera le paramètre de visibilité du topic « Jacuzzi » pour ce guide en « Always Show » (Toujours afficher). Si un propriétaire répond No (Non), cela changera alors le paramètre de visibilité en « Follow the Tag » (Suivre le tag). Si vous n'avez attribué aucun tag actif au topic « Jacuzzi » dans Content Hub, ce topic n'apparaîtra pas sur les guides où le propriétaire répond No (Non) à la question de qualification.

Le logo et les couleurs du formulaire proviendront des couleurs et du logo par défaut de votre compte (ou du modèle spécifique si vous avez plus d'un modèle). Le nom de l'entreprise est le nom de votre organisation, défini dans l'onglet Profile (Profil).

Maintenant que votre modèle est terminé, vous êtes prêt à créer un formulaire en appliquant ce modèle à un guide. Vous pouvez également choisir d'envoyer le lien du formulaire à vos propriétaires par e-mail.

Consultez cet article pour savoir comment créer des invites par e-mail.

Consultez cet article pour savoir comment créer des formulaires.