Dans cet article :

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La fonctionnalité de collecte de contenu de Touch Stay est une fonctionnalité avancée qui aide les gestionnaires de logements à obtenir des informations sur les biens qu'ils gèrent, directement auprès des propriétaires. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité sur votre compte, veuillez contacter l'assistance, qui l'activera pour vous (gratuitement).

Cette fonctionnalité vous permet d'attribuer des sections de votre guide, sous forme de champs personnalisés ou de topics (rubriques de contenu du guide), à faire compléter par vos propriétaires, puis de leur envoyer un formulaire à remplir en ligne. Une fois soumises par le propriétaire, les informations fournies peuvent mettre à jour le guide, soit immédiatement, soit après votre validation.

Remarque : actuellement, la fonctionnalité de collecte de contenu ne prend en charge que l'anglais.

Les informations que vous pouvez demander à vos propriétaires peuvent prendre la forme de texte, de photos et de vidéos. Concrètement, vous demanderez de compléter des champs personnalisés ou des topics. Toute information déjà présente dans le guide sera affichée au propriétaire sur le formulaire, afin qu'il n'ait qu'à confirmer ou ajuster le contenu existant. Cela vous permet de préremplir un maximum d'informations et de réduire la charge pour vos propriétaires, tout en leur laissant la possibilité d'ajouter autant d'informations qu'ils le souhaitent. Vos propriétaires pourront également mettre à jour leurs informations à tout moment, par exemple si leur mot de passe Wi-Fi change ou s'ils remplacent un appareil.

Les champs personnalisés sont parfaits pour les informations courtes et essentielles, comme les mots de passe Wi-Fi, les codes de portail ou les jours de collecte des ordures. Vous trouverez plus de détails sur l'utilisation des champs personnalisés dans cet article. Si vous souhaitez demander à vos propriétaires de compléter les champs personnalisés, ceux-ci doivent d'abord être créés et placés aux endroits appropriés dans le contenu de votre guide.

Si vous avez besoin de réponses pour des sections facultatives, qui peuvent s'étendre sur plusieurs paragraphes ou nécessiter des photos et des vidéos, les topics sont le meilleur choix. Les topics conviennent particulièrement bien aux informations sur les équipements et commodités du logement. Lorsque le propriétaire complète les informations d'un topic, cela crée ou met à jour une personnalisation pour ce topic. Si vous prévoyez de collecter des informations de topic auprès de vos propriétaires, vous devez d'abord créer les topics dans Content Hub. Tout contenu que vous ajoutez au topic dans Content Hub deviendra le contenu de départ pour le propriétaire. Cela vous permet de préremplir le contenu selon un style ou une structure suggérée, le propriétaire n'ayant plus qu'à compléter les parties pertinentes. Par exemple, vous pourriez avoir un topic sur la conduite à tenir en cas de coupure de courant, avec un simple espace réservé pour l'emplacement du tableau électrique/disjoncteur différentiel.

La fonctionnalité de collecte de contenu comprend 2 composants essentiels (modèles et formulaires) et 1 composant facultatif (rappels par e-mail). En résumé, vous allez créer un formulaire en ligne que vos propriétaires devront remplir avec les informations dont vous avez besoin. Vous pourrez ensuite envoyer ce formulaire à vos propriétaires, soit par e-mail depuis Touch Stay, soit en téléchargeant les liens du formulaire pour les envoyer via votre propre CRM (ou système similaire).

Les modèles vous permettent de définir la mise en page et le contenu du formulaire que vos propriétaires rempliront. Lors de la création du modèle, vous choisirez les champs personnalisés ou les topics que vous souhaitez faire compléter par vos propriétaires. Vous pouvez définir si chaque section est obligatoire ou facultative, et modifier les questions et instructions de chaque section. Vous trouverez une explication complète sur la création de modèles de collecte de contenu dans cet article.

Un formulaire est créé lorsqu'un modèle est appliqué à un guide pour générer un formulaire en ligne. Les réponses à chaque section du formulaire mettront ensuite à jour les informations du guide concerné. Vous pouvez créer des formulaires individuellement ou en masse. Chaque guide peut avoir plusieurs formulaires en créant différents modèles, mais vous ne pouvez avoir qu'un seul formulaire par guide et par modèle. Vous trouverez une explication complète sur la création de formulaires de collecte de contenu dans cet article.

Les rappels par e-mail sont essentiellement des modèles d'e-mail que vous pouvez utiliser pour partager vos formulaires avec vos propriétaires. Ils sont facultatifs, car vous disposez peut-être déjà d'un CRM ou d'un outil similaire pour communiquer avec vos propriétaires et préférez l'utiliser à la place. Vous trouverez une explication complète sur la création et l'utilisation des rappels par e-mail dans cet article.

Lorsque vos propriétaires ouvrent le lien du formulaire, ils voient d'abord l'introduction de votre formulaire ainsi qu'une liste des sections à compléter, comme dans cette capture d'écran d'exemple :

Le propriétaire peut ensuite utiliser le bouton « Start form » (Commencer le formulaire) pour parcourir chaque section.

Les champs personnalisés disposent de simples zones de saisie de texte :

Les topics, quant à eux, permettent au propriétaire de mettre le texte en forme et d'y inclure des photos ou des vidéos. Les topics offrent également un aperçu indiquant à quoi ressemblera le contenu ajouté sur un appareil mobile dans le guide. La progression est indiquée en haut de l'écran au fur et à mesure que le propriétaire avance dans les sections.

Une fois toutes les sections complétées, le propriétaire revient à l'écran initial, où chaque section apparaît désormais comme terminée, avec un bouton « Finish form » (Terminer le formulaire) disponible pour soumettre toutes les réponses.

Une fois le formulaire complété, les réponses sont soumises et, selon les paramètres du modèle, mettront à jour le guide immédiatement ou seront mises en attente de votre validation finale, moment auquel le contenu sera mis à jour dans le guide.

Dès que le formulaire est approuvé, automatiquement ou après votre validation, une nouvelle version du formulaire est générée et mise à disposition du propriétaire pour qu'il la complète et la soumette à nouveau. Le nouveau formulaire affichera la version actuelle des réponses comme contenu de départ, ce qui signifie que vos propriétaires n'auront qu'à modifier leur contenu précédent au lieu de repartir de zéro à chaque fois.

Vous pouvez consulter le statut actuel de n'importe quel formulaire et voir l'historique des versions précédentes dans le tableau des formulaires de l'onglet « Forms » (Formulaires).

Pour les sections facultatives, la réponse donnée par vos propriétaires à la question de qualification peut avoir un effet sur la visibilité de ce topic sur le guide concerné par le formulaire. Cela vous permet de vous assurer que les topics non pertinents pour un logement donné ne s'affichent pas sur les guides lorsqu'il n'y a aucun contenu à montrer. Par exemple, vous pourriez avoir un topic « Jacuzzi », mais tous vos propriétaires n'en possèdent pas forcément un dans leur logement. Dans votre modèle, vous voudrez rendre cette section facultative avec une question de qualification telle que « Votre logement dispose-t-il d'un jacuzzi ? ». Si un propriétaire répond « Oui », alors une fois ce formulaire approuvé, le paramètre de visibilité du topic « Jacuzzi » pour ce guide passera à « Always Show » (Toujours afficher). Si un propriétaire répond « Non », le paramètre de visibilité passera à « Follow the Tag » (Suivre le tag). Si vous n'avez attribué aucun tag actif au topic « Jacuzzi » dans Content Hub, ce topic ne s'affichera pas sur les guides pour lesquels le propriétaire a répondu « Non » à la question de qualification.