Connectez vos comptes Touch Stay et Hostify pour importer les données d'annonce et de réservation Hostify dans vos guides, et facilitez le partage des guides avec vos invités.
Les étapes pour terminer votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Vous devrez récupérer votre clé API Hostify pour commencer. Connectez-vous à votre compte Hostify et accédez à Paramètres > Clé API. Copiez votre clé API
Ensuite, connectez-vous à Touch Stay, accédez à Integrations (Intégrations) et cliquez sur Connect (Connecter) sous le logo Hostify. Collez votre adresse e-mail Hostify et votre clé API, puis cliquez sur 'Save (Enregistrer)'.
Étape 2. Faire correspondre les annonces
Une fois autorisé, vous pouvez faire correspondre vos guides Touch Stay existants à vos annonces Hostify. Accédez à l'onglet Match sur la page Integrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner l'annonce Hostify correcte pour chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur «Match Selected». Si vous ne voyez aucun guide à cette étape, vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importer les annonces
S'il vous reste des annonces Hostify non associées, l'écran suivant vous permet de les importer dans Touch Stay.
Accédez à l'onglet Import sur la page Integrations. Cochez celles que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton «Import Selected».
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de l'annonce
Adresse de l'annonce
Photo de couverture
Chaque annonce importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finaliser la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
La correspondance ou l'importation des annonces ne déclenchera pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Hostify. C'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les réservations avec Hostify.
Si vous découvrez Touch Stay, consultez la page Getting Started pour des astuces et conseils sur la manière la plus rapide de créer le contenu de votre livret d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mapper les champs de données d'annonce et de réservation Hostify vers des champs personnalisés Touch Stay ou des personnalisations de topic. Ceux-ci peuvent ensuite être insérés dans les guides et les messages aux invités pour les personnaliser pour chaque réservation. Les paragraphes suivants expliquent comment mapper et synchroniser les données de réservation Hostify avec vos champs personnalisés ou vos personnalisations de topic.
Nous avons un article distinct expliquant comment mapper et synchroniser les données d'annonce pour une personnalisation plus poussée au niveau du guide.
Les champs de données de réservation Hostify suivants seront automatiquement mappés vers des codes de champ standard dans votre compte Touch Stay :
Prénom de l'invité
Nom de l'invité
Date d'arrivée
Date de départ
Numéro de téléphone de contact de l'invité*
Adresse e-mail de contact de l'invité*
*Certaines OTA et plateformes de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'invité. La disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par l'invité pour finaliser sa réservation.
Les champs de données de réservation Hostify suivants sont également disponibles via l'intégration. Ils sont facultatifs et peuvent être mappés manuellement vers un champ personnalisé Touch Stay :
Code du verrou (type de donnée : Nombre)
Nombre d'adultes (type de donnée : Nombre)
Nombre d'enfants (type de donnée : Nombre)
Nombre de bébés (type de donnée : Nombre)
Nombre d'animaux (type de donnée : Nombre)
Notes (type de donnée : texte)
Tout champ personnalisé que vous avez créé dans Hostify
Pour connecter l'un de ces champs à Touch Stay, rendez-vous dans l'onglet Custom data mapping sur la page Integrations et cliquez sur le bouton «+ Add new mapping».
À partir de là, vous pouvez sélectionner le champ Hostify à connecter, choisir un nom pour votre code de champ personnalisé et une éventuelle valeur de substitution. Les valeurs de substitution sont utilisées en cas de données manquantes lorsque le code de champ est utilisé. Consultez cet article pour plus de détails sur les codes de champ.
Une fois les champs personnalisés mappés, toute réservation future synchronisée depuis Hostify verra les données pertinentes automatiquement renseignées pour la réservation (sur l'invitation Touch Stay) et pourra être utilisée dans les modèles de message Memo et le contenu du guide.
Étape 6. Synchroniser les réservations
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer à synchroniser avec Hostify.
Accédez à l'onglet Sync reservations sur la page Integrations. Sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher.
Utilisez l'option «Select All» en haut à droite de la page pour tout sélectionner en une seule fois. Cliquez sur Sync selected pour valider.
Ici, vous pouvez choisir d'importer toutes vos réservations futures ou de laisser Touch Stay importer uniquement les nouvelles réservations.
Si vous êtes nouveau sur Touch Stay, choisissez l'option «All reservations»
Si vous utilisez déjà Memo, l'outil de messagerie des invités de Touch Stay, avant de connecter votre compte Hostify, il est préférable de choisir l'option «New reservations only» pour éviter l'importation de réservations en double.
Ensuite, sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher (notez l'option «Select All» en bas à gauche) et cliquez sur Submit.
Si vous avez sélectionné «All reservations», toutes vos réservations futures issues de Hostify seront désormais importées et généreront des invitations, ainsi que la planification de messages e-mail ou SMS en fonction des détails de la réservation et de la programmation de vos modèles de message Touch Stay. Toutes les réservations futures pour les guides dont la synchronisation est active seront également importées automatiquement à partir de maintenant.
Étape 7. Partager les liens de guide via Hostify
Touch Stay renvoie le lien unique de chaque réservation vers Hostify. Vous pouvez ensuite l'ajouter à n'importe quel modèle de message Hostify et automatiser l'envoi du lien du guide via la boîte de réception unifiée Hostify.
Votre compte Hostify disposera d'un nouveau champ personnalisé de réservation. Copiez et notez ce code de champ pour l'utiliser dans vos automatisations de message. Pour trouver ce code de champ, accédez à Settings > Custom Fields.
Ensuite, accédez à Automations > Automated Messages, cliquez sur 'Add New', puis ajoutez le code de champ copié dans le champ de texte.
Et voilà ! Il vous suffit d'utiliser ce qui précède pour ajouter le lien à vos modèles de message Hostify dans le cadre de votre flux de communication avec vos invités.
Avertissement : Ne supprimez pas le champ personnalisé Touch Stay sur la page Hostify Custom Fields. Si vous le supprimez, vous devrez contacter le support Touch Stay pour le faire réajouter.
Remarques :
Remarque sur le délai des messages Hostify
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Hostify et l'envoi du lien depuis Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le renvoient. Nous vous recommandons donc de NE PAS ajouter le champ personnalisé Touch Stay aux messages Hostify envoyés dès la réception de la réservation. Nous vous conseillons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, voire le lendemain, consacré à présenter aux invités tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà Memo ?
Si vous utilisez déjà Memo mais souhaitez désormais passer par Hostify pour envoyer les liens, vous devrez archiver les modèles de message Memo concernés. Cela empêche leur ajout aux futures réservations à venir, et vous pouvez alors activer un nouveau flux de message dans Hostify. Notez que l'archivage des modèles de message n'affecte pas les invitations existantes. Si vous souhaitez annuler des messages Memo déjà programmés, vous devrez alors supprimer le modèle Memo.