Connectez vos comptes Touch Stay et Hostex pour importer les logements et les données de réservation Hostex dans vos guides, et pour faciliter le partage de vos guides avec vos invités.
Les étapes pour terminer votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Connectez-vous à votre compte Hostex.
Dans un autre onglet, connectez-vous à votre compte Touch Stay.
Allez dans Integrations → (Intégrations) trouvez Hostex, puis cliquez sur Connect (Connecter).
Sur l’écran suivant, cliquez sur Authorise (Autoriser).
✅ Cela connectera automatiquement vos comptes Hostex et Touch Stay, et vous serez redirigé vers Touch Stay.
Étape 2. Faites correspondre les logements
Une fois autorisé, vous pouvez faire correspondre vos guides Touch Stay existants à vos logements Hostex.
Allez dans l’onglet Match (Correspondance) de la page Integrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le bon logement Hostex pour chaque guide Touch Stay.
Une fois terminé, cliquez sur Match Selected (Faire correspondre la sélection) pour enregistrer vos correspondances.
💡 Astuce :
Si vous ne voyez aucun guide répertorié à cette étape, ne vous inquiétez pas, vous pouvez passer directement à l’Étape 3.
Étape 3. Importez les logements
Si vous avez encore des annonces non associées depuis Hostex, vous pouvez facilement les importer dans Touch Stay.
Allez dans l’onglet Import (Importer) de la page Integrations.
Cochez la case à côté de chaque annonce que vous souhaitez importer.
Cliquez sur Import Selected (Importer la sélection) pour ajouter ces annonces à votre compte Touch Stay.
💡 Astuce : Une fois importés, vos nouveaux guides apparaîtront automatiquement dans votre liste Guides et seront prêts à être configurés.
Ce que Touch Stay importe
Lorsque vous importez depuis Hostex, Touch Stay récupère les informations suivantes :
Nom du logement
Adresse du logement
Chaque unité importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Terminez la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Faire correspondre ou importer vos annonces ne démarrera pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Hostex.
Avant d’activer la synchronisation, prenez un moment pour vérifier vos guides et vous assurer que tout le contenu est prêt à être partagé avec les invités.
💡 Nouveau sur Touch Stay ?
Consultez notre vidéo de démarrage rapide pour des astuces utiles sur la façon la plus rapide de créer votre livret d’accueil numérique.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez associer les champs de données de logement et de réservation Hostex à vos champs personnalisés Touch Stay ou à vos personnalisations de topic.
Cela vous permet de personnaliser automatiquement vos guides et vos messages aux invités pour chaque réservation, par exemple en affichant le nom de l’invité ou les dates du séjour dans votre livret d’accueil.
Les étapes ci-dessous expliquent comment associer et synchroniser les données de réservation depuis Hostex vers votre compte Touch Stay.
Si vous souhaitez apprendre à associer les données de logement (pour une personnalisation plus poussée au niveau du guide), consultez notre article associé : Association des données au niveau du guide avec Hostex
Champs associés automatiquement
Les champs de réservation Hostex suivants sont automatiquement liés aux codes de champ standard de votre compte Touch Stay :
Champ | Type de donnée |
Prénom de l’invité | Texte |
Nom de l’invité | Texte |
Date d’arrivée | Nombre |
Date de départ | Nombre |
Numéro de téléphone de contact de l’invité ⚠️ | Nombre |
Adresse e-mail de contact de l’invité ⚠️ | Texte |
⚠️ Remarque : Certaines OTA ou certains sites de réservation ne fournissent pas toujours le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail de l’invité, ces informations peuvent donc varier selon la plateforme utilisée pour la réservation.
Champs facultatifs que vous pouvez associer manuellement
Ces champs de réservation Hostex supplémentaires sont disponibles via l’intégration et peuvent être associés manuellement à vos propres champs personnalisés Touch Stay :
Champ | Type de donnée |
Nombre d’adultes | Nombre |
Nombre d’enfants | Nombre |
Nombre de bébés | Nombre |
Nombre d’animaux de compagnie | Nombre |
Comment associer des champs personnalisés
Allez sur la page Integrations.
Ouvrez l’onglet Map Data (Associer les données).
Cliquez sur + Add New Mapping. (+ Ajouter une nouvelle association)
Sélectionnez le champ Hostex que vous souhaitez connecter.
Choisissez un nom pour votre code de champ personnalisé et, si nécessaire, ajoutez une valeur de substitution.
💡 Astuce : Les valeurs de substitution sont utilisées lorsque les données des champs personnalisés sont manquantes au moment où le code de champ est utilisé
Par exemple, si un champ personnalisé, tel que le nombre d’adultes ou le nombre d’enfants, n’est pas renseigné, vous pourriez afficher un message tel que « Contactez-nous si cette information est manquante. »
👉 En savoir plus dans notre article : Explication des codes de champ
Une fois vos champs personnalisés associés, toute réservation future synchronisée depuis Hostex viendra automatiquement renseigner ces champs sur la fiche d’invitation Touch Stay.
💡 Astuce : Vous pouvez ensuite utiliser ces données dans vos modèles Message Hub et contenu de guide pour personnaliser l’expérience de vos invités.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Synchronisez les réservations Hostex avec votre compte Touch Stay et terminez l’intégration.
Allez dans l’onglet Integrations → Sync (Synchronisation)
Dans Sync Options (Options de synchronisation), choisissez comment importer vos réservations :
All reservations (Toutes les réservations) – recommandé si vous êtes nouveau sur Touch Stay.
Cela synchronisera toutes vos réservations à venir et générera une invitation pour chacune d’elles.
New reservations only (Nouvelles réservations uniquement) – choisissez cette option si vous utilisez déjà Message Hub pour envoyer des invitations.
Cela ne créera des invitations que pour les réservations effectuées après la date d’activation de la synchronisation, afin d’éviter les doublons.
Cochez les cases des guides que vous souhaitez synchroniser. Utilisez Select All (Tout sélectionner) (en haut à droite) pour choisir tous les guides en une seule fois.
Cliquez sur Sync Selected (Synchroniser la sélection).
Le processus peut prendre quelques minutes, selon le nombre de réservations et de logements.
Vous pouvez rester sur la page ou continuer à travailler ; la synchronisation s’exécute en arrière-plan.
Une fois active, toute nouvelle réservation Hostex sera automatiquement importée dans Touch Stay pour ces guides.
💡 Astuce :
Vous pouvez vérifier le statut de votre synchronisation ou consulter les réservations importées à tout moment depuis la page Message Hub → Invitations.
Étape 7. Partagez les liens de guide via Hostex
Touch Stay envoie automatiquement un lien de guide unique pour chaque réservation vers Hostex.
Vous pouvez inclure ce lien dans vos modèles de message Hostex pour envoyer automatiquement les guides aux invités via la boîte de réception unifiée Hostex.
Votre compte Hostex inclura désormais un nouveau champ de réservation personnalisé appelé :
####{{touchstay-guide-link}}
Pour configurer vos messages Hostex :
Allez dans Automation → Messages (Automatisation → Messages).
Cliquez sur New Rule (Nouvelle règle) et sélectionnez After a new reservation (Après une nouvelle réservation).
Dans la boîte de dialogue New Rule :
Activez l’interrupteur pour activer l’automatisation.
Modifiez le modèle de message,
Réglez le déclenchement de l’événement sur 0,5 heure après qu’une nouvelle réservation a été effectuée
Ajoutez votre contenu, y compris
####{{cf.touchstay-guide-link}}à l’endroit où vous voulez que le lien de guide apparaisse.
Cliquez sur Save (Enregistrer) pour terminer.
Et voilà ! Vous pouvez maintenant inclure le lien de guide Touch Stay dans vos modèles de message Hostex pour partager automatiquement votre livret d’accueil dans le cadre de votre parcours de communication avec les invités.
Remarques :
Remarque à propos du délai des messages Hostex
Il peut y avoir un court délai entre l’arrivée d’une réservation dans Hostex et le retour du lien de guide depuis Touch Stay, le temps que les deux systèmes traitent les données.
💡 Recommandation :
Évitez d’ajouter le champ ####{{cf.touchstay-guide-link}} aux messages envoyés immédiatement après la réception d’une réservation.
Programmez plutôt un message environ 0,5 heure plus tard (voire le lendemain) pour présenter à vos invités tout ce qu’ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j’utilise déjà Message Hub ?
Si vous souhaitez passer de Message Hub à Hostex pour l’envoi des liens de guide :
Archivez vos modèles de message Message Hub existants ; cela empêche qu’ils soient ajoutés aux nouvelles réservations.
Configurez votre nouveau flux de messages Hostex.
L’archivage n’affectera aucune invitation existante.
Pour annuler des messages déjà programmés, supprimez plutôt le modèle Message Hub.