Connectez vos comptes Touch Stay et Octorate pour importer les logements et les données de réservation Octorate dans vos guides, et pour faciliter le partage de vos guides avec vos invités.
Les étapes pour terminer votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Allez dans Integrations dans votre compte Touch Stay, allez dans l’onglet Partners (Partenaires), et cliquez sur « Connect » (Connecter) sous le logo Octorate. Vous serez alors dirigé vers l’écran d’autorisation d’Octorate, où vous confirmez donner accès à Touch Stay.
Étape 2. Faites correspondre les logements
Une fois autorisé, vous pouvez faire correspondre vos guides Touch Stay existants à vos logements Octorate.
Allez dans l’onglet Match (Correspondance) de la page Integrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le bon logement Octorate pour chaque guide Touch Stay.
Une fois terminé, cliquez sur Match Selected (Faire correspondre la sélection) pour enregistrer vos correspondances.
💡 Astuce :
Si vous ne voyez aucun guide répertorié à cette étape, ne vous inquiétez pas, vous pouvez passer directement à l’Étape 3.
Étape 3. Importez les logements
Si vous avez encore des annonces non associées depuis Octorate, vous pouvez facilement les importer dans Touch Stay.
Allez dans l’onglet Import (Importer) de la page Integrations.
Cochez la case à côté de chaque annonce que vous souhaitez importer.
Cliquez sur Import Selected (Importer la sélection) pour ajouter ces annonces à votre compte Touch Stay.
💡 Astuce : Une fois importés, vos nouveaux guides apparaîtront automatiquement dans votre liste Guides et seront prêts à être configurés.
Ce que Touch Stay importe
Lorsque vous importez depuis Octorate, Touch Stay récupère les informations suivantes :
Nom du logement
Adresse du logement
Photo de couverture
Chaque unité importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Terminez la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Faire correspondre ou importer vos annonces ne démarrera pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Octorate.
Avant d’activer la synchronisation, prenez un moment pour vérifier vos guides et vous assurer que tout le contenu est prêt à être partagé avec les invités.
💡 Nouveau sur Touch Stay ?
Consultez notre vidéo de démarrage rapide pour des astuces utiles sur la façon la plus rapide de créer votre livret d’accueil numérique.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez associer les champs de données de logement et de réservation Octorate à vos champs personnalisés Touch Stay ou à vos personnalisations de topic.
Cela vous permet de personnaliser automatiquement vos guides et vos messages aux invités pour chaque réservation, par exemple en affichant le nom de l’invité ou les dates du séjour dans votre livret d’accueil.
Les étapes ci-dessous expliquent comment associer et synchroniser les données de réservation depuis Octorate vers votre compte Touch Stay.
Champs associés automatiquement
Les champs de réservation Octorate suivants sont automatiquement liés aux codes de champ standard de votre compte Touch Stay :
Champ | Type de donnée |
Prénom de l’invité | Texte |
Nom de l’invité | Texte |
Date d’arrivée | Nombre |
Date de départ | Nombre |
Numéro de téléphone de contact de l’invité ⚠️ | Nombre |
Adresse e-mail de contact de l’invité ⚠️ | Texte |
⚠️ Remarque : Certaines OTA ou certains sites de réservation ne fournissent pas toujours le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail de l’invité, ces informations peuvent donc varier selon la plateforme utilisée pour la réservation.
Champs facultatifs que vous pouvez associer manuellement
Ces champs de réservation Octorate supplémentaires sont disponibles via l’intégration et peuvent être associés manuellement à vos propres champs personnalisés Touch Stay :
Champ | Type de donnée |
Nombre d’enfants | Entier |
Nombre de bébés | Entier |
Comment associer des champs personnalisés
Allez sur la page Integrations.
Ouvrez l’onglet Map Data (Associer les données).
Cliquez sur + Add New Mapping. (+ Ajouter une nouvelle association)
Sélectionnez le champ Octorate que vous souhaitez connecter.
Choisissez un nom pour votre code de champ personnalisé et, si nécessaire, ajoutez une valeur de substitution.
💡 Astuce : Les valeurs de substitution sont utilisées lorsque les données des champs personnalisés sont manquantes au moment où le code de champ est utilisé
Par exemple, si un champ personnalisé, tel que le nombre d’adultes ou le nombre d’enfants, n’est pas renseigné, vous pourriez afficher un message tel que « Contactez-nous si cette information est manquante. »
👉 En savoir plus dans notre article : Explication des codes de champ
Une fois vos champs personnalisés associés, toute réservation future synchronisée depuis Octorate viendra automatiquement renseigner ces champs sur la fiche d’invitation Touch Stay.
💡 Astuce : Vous pouvez ensuite utiliser ces données dans vos modèles Message Hub et contenu de guide pour personnaliser l’expérience de vos invités.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Synchronisez les réservations Octorate avec votre compte Touch Stay et terminez l’intégration.
Allez dans l’onglet Integrations → Sync (Synchronisation)
Dans Sync Options (Options de synchronisation), choisissez comment importer vos réservations :
All reservations (Toutes les réservations) – recommandé si vous êtes nouveau sur Touch Stay.
Cela synchronisera toutes vos réservations à venir et générera une invitation pour chacune d’elles.
New reservations only (Nouvelles réservations uniquement) – choisissez cette option si vous utilisez déjà Message Hub pour envoyer des invitations.
Cela ne créera des invitations que pour les réservations effectuées après la date d’activation de la synchronisation, afin d’éviter les doublons.
Cochez les cases des guides que vous souhaitez synchroniser. Utilisez Select All (Tout sélectionner) (en haut à droite) pour choisir tous les guides en une seule fois.
Cliquez sur Sync Selected (Synchroniser la sélection).
Le processus peut prendre quelques minutes, selon le nombre de réservations et de logements.
Vous pouvez rester sur la page ou continuer à travailler ; la synchronisation s’exécute en arrière-plan.
Une fois active, toute nouvelle réservation Octorate sera automatiquement importée dans Touch Stay pour ces guides.
💡 Astuce :
Vous pouvez vérifier le statut de votre synchronisation ou consulter les réservations importées à tout moment depuis la page Message Hub → Invitations.
Étape 7. Partagez les liens de guide via Octorate
Touch Stay envoie automatiquement un lien de guide unique pour chaque réservation vers Octorate.
Vous pouvez inclure ce lien dans vos modèles de message Octorate pour envoyer automatiquement les guides aux invités via la boîte de réception unifiée Octorate.
Votre compte Octorate inclura désormais un nouveau champ de réservation personnalisé appelé :
####{{ts-guide-link}}
Pour configurer vos messages Octorate :
Allez dans Settings → Email Templates, puis cliquez sur « +Add New ».
Dans la section Template :
Sélectionnez le type Reservation Confirmed (Réservation confirmée)
Ajoutez un nom de modèle
Réglez « Days to postpone » (Jours de report) sur 1.
Dans la section Customized Text :
Ajoutez votre message
Cliquez sur Reservation (API Data) > Touch Stay Guide.
Cela ajoutera
$(reservationMeta.ts-guide-link)à votre message.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Save (Enregistrer) ».
Et voilà ! Vous pouvez maintenant inclure le lien de guide Touch Stay dans vos modèles de message Octorate pour partager automatiquement votre livret d’accueil dans le cadre de votre parcours de communication avec les invités.
Remarques :
Remarque à propos du délai des messages Octorate
Il peut y avoir un court délai entre l’arrivée d’une réservation dans Octorate et le retour du lien de guide depuis Touch Stay, le temps que les deux systèmes traitent les données.
💡 Recommandation :
Évitez d’ajouter le champ$(reservationMeta.ts-guide-link) aux messages envoyés immédiatement après la réception d’une réservation.
Programmez plutôt un message environ une heure plus tard (voire le lendemain) pour présenter à vos invités tout ce qu’ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j’utilise déjà Message Hub ?
Si vous souhaitez passer de Message Hub à Octorate pour l’envoi des liens de guide :
Archivez vos modèles de message Message Hub existants ; cela empêche qu’ils soient ajoutés aux nouvelles réservations.
Configurez votre nouveau flux de messages Octorate.
L’archivage n’affectera aucune invitation existante.
Pour annuler des messages déjà programmés, supprimez plutôt le modèle Message Hub.