Task Management vous aide à suivre, organiser et résoudre les problèmes signalés par les invités, ainsi qu'à gérer les tâches internes dans l'ensemble de vos logements.

Les tâches s'affichent sur un tableau visuel, ce qui permet à votre équipe de suivre l'avancement, de la création jusqu'à la finalisation.

Voici quelques utilisations courantes :

Les tâches peuvent être organisées selon différents statuts, ce qui aide votre équipe à voir ce qui nécessite une attention et ce qui a déjà été terminé.

Avant que les invités puissent signaler des problèmes via votre guide, vous devrez activer à la fois l'AI Chatbot et la fonctionnalité de signalement des problèmes.

Ce paramètre contrôle :

Une fois activé, les invités peuvent signaler des problèmes directement depuis le guide.

Les invités peuvent signaler des problèmes directement depuis le guide lorsque cette fonctionnalité est activée. Une fois activée, les invités disposent de deux façons de signaler un problème :
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Les invités peuvent utiliser le Chatbot pour signaler des problèmes, poser des questions ou demander de l'aide pendant leur séjour.

Si le Chatbot détecte que l'invité signale un problème, il peut lui proposer l'option de le signaler. Il sera alors demandé à l'invité de remplir un court formulaire.

Une fois envoyée, une tâche est automatiquement créée et transmise au tableau des tâches pour vérification.
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Ces tâches sont automatiquement créées dans la colonne Pending Approval (En attente d'approbation) et sont étiquetées AI Bot (Bot IA).
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Les invités peuvent également sélectionner Report an Issue directement depuis le Chatbot, sans avoir besoin de démarrer une conversation.

Cela ouvrira un court formulaire que l'invité pourra remplir.

Une fois envoyée, une tâche est automatiquement créée et transmise au Task Board (tableau des tâches) pour vérification.

Ces tâches sont automatiquement créées dans la colonne New (Nouveau) et sont étiquetées Guest (Invité).

Le Task Board vous offre une vue d'ensemble visuelle de toutes les tâches dans l'ensemble de vos logements.

Les tâches sont organisées en colonnes de statut, ce qui vous permet de suivre rapidement l'avancement, de la création jusqu'à la finalisation.

À mesure que votre équipe reçoit davantage de tâches, les filtres peuvent vous aider à trouver rapidement l'information dont vous avez besoin.

Search (Recherche)

Utilisez la barre de recherche pour trouver des tâches par mot-clé. Par exemple :

Le Task Board affichera automatiquement les tâches correspondantes.

Destination

Le filtre Destination vous permet d'afficher les tâches d'un logement spécifique.

Sélectionnez un logement dans le menu déroulant pour n'afficher que les tâches associées à cette destination.

Pour revenir à toutes les tâches, sélectionnez All Destinations (Toutes les destinations).

​Filter by Task Type (Filtrer par type de tâche)

Le filtre Task Type vous permet de vous concentrer sur une catégorie de travail spécifique. Les types de tâches disponibles peuvent inclure :

Vous pouvez également créer des types de tâches supplémentaires depuis la page Tasks > Settings (Paramètres).

Par exemple :

Pour afficher toutes les tâches, quelle que soit leur catégorie, sélectionnez All Types (Tous les types).

💡 Astuce : Les filtres peuvent être combinés. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les tâches de maintenance d'un logement spécifique pour repérer rapidement les problèmes en attente.

Les tâches s'affichent sous forme de tableau, à l'aide de colonnes de statut.

Vous pouvez faire défiler horizontalement pour voir d'autres statuts.

Les statuts fixes tels que Pending Approval, New et Done ne peuvent être ni déplacés ni supprimés.

Les statuts des tâches vous aident à suivre l'avancement et à organiser le travail.

Par défaut, Task Management comprend les statuts système suivants :

Vous pouvez créer des statuts personnalisés supplémentaires depuis Tasks > Settings (Paramètres) pour correspondre au flux de travail de votre équipe. Exemples :

Les statuts personnalisés peuvent être renommés, réorganisés et supprimés selon vos besoins.

💡 Astuce

Si les statuts fixes ne peuvent pas être déplacés, les statuts personnalisés peuvent être réorganisés depuis l'écran de configuration du tableau.

Les types de tâches aident à catégoriser et à organiser les tâches dans l'ensemble de vos logements.

Vous pouvez créer des types de tâches supplémentaires depuis Tasks > Settings (Paramètres).

Voici quelques exemples :

⚠️ Bon à savoir

L'attribution des tâches à des départements ou à des membres d'équipe spécifiques est prévue pour une future mise à jour et n'est pas encore disponible.

Lorsqu'un invité signale un problème via l'AI Chatbot, une tâche est automatiquement créée et placée dans la colonne Pending Approval.

Cela permet à votre équipe de vérifier l'information avant que la tâche n'entre dans votre flux de travail actif.

Le panneau de détails de la tâche affiche :

Si des détails supplémentaires sont nécessaires, vous pouvez cliquer à l'intérieur du champ Description et ajouter des notes pour votre équipe. Cela peut être utile pour :

Utilisez le menu déroulant Task Type pour catégoriser la tâche. Les options disponibles incluent :

Sélectionner un type de tâche aide à organiser le travail et facilite la gestion des tâches.

Utilisez le menu déroulant Priority pour indiquer le degré d'urgence de la tâche.

Les priorités disponibles incluent :

Cela aide votre équipe à repérer rapidement les tâches qui nécessitent une attention immédiate.

En bas du panneau de détails de la tâche, vous trouverez la chronologie d'activité (Activity Timeline).

Elle fournit un historique complet de la tâche, notamment :

💡 Astuce : vérifier les tâches avant de les approuver permet de s'assurer qu'elles sont correctement catégorisées et priorisées avant d'entrer dans votre flux de travail.

Une fois qu'une tâche a été approuvée ou créée manuellement, elle peut être gérée directement depuis le Task Board.

Les tâches peuvent être déplacées entre les colonnes par glisser-déposer, en les faisant glisser vers le statut souhaité.

Cela permet à votre équipe de mettre à jour l'avancement facilement, à mesure que le travail progresse dans votre flux de travail.

Vous pouvez ouvrir une tâche à tout moment et la marquer comme terminée une fois le travail achevé.

Les tâches terminées sont déplacées vers la colonne Done.

Vous n'avez pas besoin d'attendre qu'un invité signale un problème.

Pour créer une tâche manuellement :

Cela est utile pour :

Par exemple, si un invité appelle pour signaler un appareil défectueux au lieu d'utiliser le chatbot, vous pouvez créer manuellement une tâche et la suivre sur le tableau.

Actuellement, les tâches créées manuellement par les membres de l'équipe s'affichent comme ayant été créées par Manager (Responsable). Pour le moment :

Ces améliorations sont prévues pour de futures évolutions.

Les problèmes envoyés via l'AI Chatbot sont placés dans Pending Approval afin que vous puissiez vérifier le résumé généré par l'IA avant de traiter la tâche.

Les problèmes envoyés via l'option Report an Issue sont placés directement dans la colonne New.

Oui. Vous pouvez créer des statuts personnalisés adaptés à votre flux de travail. Les statuts fixes ne peuvent pas être supprimés ni réorganisés.

Pas pour le moment. Les fonctionnalités d'attribution par équipe et de notification sont prévues pour une future mise à jour.

Non. La fonctionnalité Report an Issue n'est actuellement disponible que lorsque l'AI Chatbot est activé.

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