Connectez Touch Stay à Hostaway pour importer automatiquement vos logements, synchroniser vos réservations, personnaliser vos guides avec les données de logement et de réservation Hostaway et partager automatiquement des liens de guide personnalisés avec vos voyageurs.
Cet article explique pas à pas comment configurer l'intégration.
Table des matières :
Étape 1. Obtenir vos identifiants API Hostaway
Pour connecter Hostaway à Touch Stay, vous devez d'abord générer une clé API dans votre compte Hostaway :
Connectez-vous à votre compte Hostaway.
Allez dans Settings (paramètres) → Hostaway API.
Cliquez sur Create (créer).
Saisissez un nom pour la clé API (par exemple, Touch Stay).
Cliquez de nouveau sur Create.
Copiez votre Account ID (ID de compte) et votre API Key (clé API).
⚠️ Hostaway n'affiche la clé qu'une seule fois : pensez à l'enregistrer avant de fermer la fenêtre !
Vous trouverez plus d'informations sur les clés API Hostaway dans cet article de Hostaway.
Étape 2. Connecter Hostaway à Touch Stay
Une fois votre ID de compte et votre clé API copiés depuis Hostaway, retournez dans Touch Stay pour finaliser la connexion.
Dans Touch Stay, accédez à Intégrations (Integrations)
Repérez Hostaway et cliquez sur Connecter (Connect).
Collez votre ID de compte et votre Clé API dans les champs correspondants.
Cliquez sur Enregistrer (Save).
Étape 3. Associer les logements Hostaway
Si vous avez déjà des guides dans Touch Stay, vous allez maintenant les associer aux logements correspondants dans Hostaway.
Accédez à Intégrations
Cliquez sur l'onglet Associer (Match).
Utilisez le menu déroulant à côté de chaque guide Touch Stay pour sélectionner le logement Hostaway correspondant.
Cliquez sur Associer la sélection (Match Selected).
Prenez un instant pour vérifier vos associations avant de continuer. Cela permet de s'assurer que les bonnes informations de logement et les bonnes réservations se synchronisent avec le bon guide.
Vous n'avez aucun guide à associer ?
Pas de souci. Si vous créez de nouveaux guides à partir de vos logements Hostaway, ignorez cette étape et passez à l'onglet Importer (Import)
Étape 4. Importer les logements Hostaway
Si certains logements Hostaway n'ont pas été associés à un guide Touch Stay existant, vous pouvez les importer sous forme de nouveaux guides.
Accédez à Intégrations
Cliquez sur l'onglet Importer.
Sélectionnez les logements Hostaway que vous souhaitez importer.
Cliquez sur Importer la sélection (Import Selected).
💡 Bon à savoir
Seuls les logements Hostaway non associés apparaissent dans l'onglet Importer.
Une fois l'importation terminée, un nouveau guide Touch Stay est créé pour chaque logement sélectionné et apparaît sur votre page Guides.
Touch Stay importe automatiquement :
Nom du logement
Adresse du logement
Photo de couverture (si la taille de l'image répond à nos exigences)
Si aucune photo de couverture adaptée n'est disponible, vous pourrez facilement en importer une plus tard.Consultez Comment définir la photo de couverture pour les instructions pas à pas.
Vous démarrez ainsi plus vite, avec les informations de base du logement déjà ajoutées à votre guide.
Étape 5. Finaliser la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Avant d'activer la synchronisation, prenez un moment pour passer vos guides en revue et vérifier que tout est prêt à être partagé avec vos voyageurs. Vérifiez notamment :
Contenu du guide
Informations sur le logement
Instructions d'arrivée
Coordonnées
Images et identité visuelle
💡 Vous débutez avec Touch Stay ?
Regardez notre Vidéo de démarrage rapide : vous y trouverez des conseils utiles pour créer le plus rapidement possible votre guide d'accueil numérique
Étape 6. Paramètres de personnalisation
Une fois l'intégration connectée, Hostaway envoie automatiquement les données de réservation à Touch Stay, sans aucune configuration supplémentaire. Vous pouvez ainsi personnaliser vos guides et les messages à vos voyageurs avec des informations comme :
Noms des voyageurs
Dates d'arrivée et de départ
Heures d'arrivée et de départ
Champs mis en correspondance automatiquement
Les champs suivants sont utilisables immédiatement :
Champ | Type de correspondance | Type de données |
{{guest_first_name}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
{{guest_last_name}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
{{arrival_date}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Date |
{{checkin_time}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Heure |
{{checkout_time}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Heure |
{{departure_date}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Date |
{{guest_phone}} ⚠️ | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
{{guest_email}} ⚠️ | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
⚠️ La disponibilité du numéro de téléphone et de l'e-mail dépend de la plateforme OTA utilisée par le voyageur pour réserver.
💡 En savoir plus dans Tout savoir sur les codes de champ
Vous souhaitez synchroniser davantage de données du logement ?
Vous pouvez aussi mettre en correspondance d'autres champs Hostaway, comme les informations Wi-Fi, les codes d'accès, les informations de stationnement et le règlement intérieur, afin que chaque guide récupère automatiquement les bonnes informations sur le logement.
Si vous souhaitez intégrer encore plus d'informations sur le logement dans vos guides pour une personnalisation avancée, consultez notre article :
Étape 7. Synchroniser les réservations
Synchronisez les réservations Hostaway avec votre compte Touch Stay et finalisez l'intégration.
Accédez à Intégrations
Ouvrez l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations).
Sous Option de synchronisation (Sync Options), choisissez comment vous souhaitez importer les réservations :
Toutes les réservations (All reservations ; recommandé si vous débutez avec Touch Stay)
Importe toutes les réservations à venir depuis Hostaway.
Crée des invitations pour toutes les réservations importées.
Nouvelles réservations uniquement (New reservations only ; recommandé si vous utilisez déjà les invitations du Centre de messages)
Importe uniquement les réservations créées après l'activation de la synchronisation.
Permet d'éviter les invitations en double.
Sélectionnez le ou les guides à synchroniser.
Utilisez Tout sélectionner (Select All) pour activer la synchronisation de tous les guides.
Cliquez sur Synchroniser la sélection (Sync Selected).
Une fois la synchronisation des réservations active, les nouvelles réservations confirmées dans Hostaway sont automatiquement importées dans Touch Stay pour les guides sélectionnés.
💡 Bon à savoir
La première synchronisation peut prendre quelques minutes, selon le nombre de logements et de réservations importés.
Vous pouvez continuer à utiliser Touch Stay pendant que la synchronisation s'exécute en arrière-plan.
⚠️ Chaque fois que vous ajoutez un nouveau guide et le connectez à un logement Hostaway, vous devez aussi activer la synchronisation des réservations pour ce guide.
Si la synchronisation des réservations n'est pas activée, les réservations ne seront pas importées et aucun lien d'invitation ne sera créé pour les voyageurs qui séjournent dans ce logement.
Comment les réservations sont traitées
Touch Stay applique ces règles à chaque réservation Hostaway d'un guide synchronisé :
Seules les réservations actives créent des invitations. Les réservations de statut New ou Modified (nouvelle ou modifiée) dans Hostaway sont importées. Les demandes de renseignements, les réservations en attente, les réservations en attente de paiement, les séjours propriétaire et les réservations expirées sont ignorés.
Si une réservation est annulée ou refusée dans Hostaway, son invitation est supprimée.
Si une réservation n'a ni adresse e-mail ni numéro de téléphone du voyageur, l'invitation est créée sous forme d'invitation avec lien uniquement. Vous pouvez copier son lien de guide, mais le Centre de messages n'envoie aucun message pour cette invitation.
Les réservations dont la date de départ est passée sont ignorées. Les réservations déjà importées continuent d'être mises à jour jusqu'à leur date de départ.
L'option de synchronisation choisie ci-dessus détermine quelles nouvelles réservations sont importées :
L'option Toutes les réservations importe vos réservations à venir, quel que soit le moment où elles ont été effectuées.
L'option Nouvelles réservations uniquement importe uniquement les réservations créées dans Hostaway après l'activation de la synchronisation pour ce guide.
Les données de logement que vous avez mises en correspondance depuis Hostaway sont actualisées automatiquement une fois par jour. Pour les actualiser plus tôt, accédez à Intégrations → Mapper les données (Map data) et cliquez sur Resynchroniser les données du guide (Resync guide data).
Étape 8. Partager les liens du guide via Hostaway
Une fois la synchronisation des réservations activée, Touch Stay crée automatiquement dans Hostaway un champ de réservation personnalisé contenant un lien de guide unique et traçable pour chaque réservation. Le voici :
👉 Champ personnalisé : {{reservation_touch_stay_guide_link}}
⚠️ Important
Ne supprimez pas le champ personnalisé {{reservation_touch_stay_guide_link}} de votre compte Hostaway.
S'il est supprimé, contactez l'assistance Touch Stay pour qu'il soit rétabli.
Utiliser le lien du guide dans vos messages Hostaway aux voyageurs
Une fois l'intégration configurée, vous pouvez ajouter le champ personnalisé Touch Stay Guide Link à vos modèles de messages Hostaway. Chaque voyageur reçoit ainsi automatiquement son propre lien de guide personnalisé.
Étapes
Ouvrez le modèle de message Hostaway à modifier, ou créez-en un nouveau.
Placez votre curseur à l'endroit où le lien du guide doit apparaître.
Cliquez sur l'icône { } dans le coin supérieur droit de l'éditeur de messages.
Sous Reservation custom fields (champs personnalisés de réservation), sélectionnez {{reservation_touch_stay_guide_link}}.
Le champ est inséré dans votre modèle de message et automatiquement remplacé par le lien de guide Touch Stay unique de chaque voyageur lors de l'envoi du message.
À propos du délai d'envoi des messages Hostaway - Important
Un court délai peut s'écouler entre la réception d'une réservation dans Hostaway et la génération du lien du guide Touch Stay, puis sa synchronisation vers Hostaway.
⚠️ Important
N'insérez pas le lien du guide Touch Stay dans les messages envoyés immédiatement après la réception d'une réservation.
Envoyez plutôt votre message avec le guide au moins 1 heure plus tard, voire le lendemain, afin que le lien de guide personnalisé soit prêt.
Bonnes pratiques pour partager votre guide
Voici la configuration que nous recommandons généralement pour offrir la meilleure expérience à vos voyageurs :
Après la confirmation de la réservation
Quand : environ 1 heure après la confirmation de la réservation.
Pourquoi : cela laisse à Touch Stay le temps de générer le lien de guide personnalisé avant son envoi.
Avant l'arrivée
Quand : quelques jours ou quelques semaines avant l'arrivée.
Pourquoi : cela rappelle aux voyageurs de consulter les informations importantes et de préparer leur séjour.
La veille de l'arrivée
Quand : 1 jour avant l'arrivée.
Pourquoi : un dernier rappel avec les instructions d'arrivée, les informations d'accès et tout ce dont les voyageurs ont besoin avant d'arriver.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous souhaitez passer du Centre de messages à Hostaway pour envoyer les liens du guide :
Archivez vos modèles de messages existants du Centre de messages ; ils ne seront ainsi plus ajoutés aux nouvelles réservations.
Configurez votre nouveau flux de messages Hostaway.
L'archivage n'a aucun effet sur les invitations existantes.
Pour annuler les messages déjà programmés, supprimez plutôt le modèle du Centre de messages.
Étape 9. À quoi s'attendre dans le Centre de messages
Une fois vos réservations synchronisées depuis Hostaway, accédez à Messagerie et chat (Messaging & Chat) → Invitations pour tout voir au même endroit. (Dans l'ancien Hub, accédez à Centre de messages (Message Hub) → Invitations.)
Chaque réservation confirmée dans Hostaway crée automatiquement ici une fiche d'invitation. Pour chacune, vous voyez :
Guide : le logement concerné par la réservation
Nom, e-mail et téléphone du voyageur
Date d'arrivée
Créée : date de génération de la fiche d'invitation
Vues : nombre de fois où le voyageur a ouvert le guide
Dernière consultation : date à laquelle le voyageur a ouvert le guide pour la dernière fois
Si vous utilisez des modèles du Centre de messages
Tous les modèles de messages actifs sont automatiquement associés à la fiche d'invitation. Vous voyez d'un coup d'œil quels messages sont programmés et quand ils partiront.
Si vous partagez le lien du guide via Hostaway (Étape 8)
Vous voyez quand même une fiche d'invitation créée pour chaque réservation, mais aucun modèle de message n'y est associé. Le lien du guide est envoyé depuis Hostaway à la place : le Centre de messages se contente donc d'en garder une trace.
Suivre l'engagement des voyageurs
Dès qu'un voyageur ouvre son lien de guide, la fiche d'invitation se met à jour et affiche :
Dernière consultation : date à laquelle le voyageur a ouvert le guide pour la dernière fois
Vues : nombre de fois où le voyageur a ouvert le guide
C'est un bon moyen de vérifier si les voyageurs ont réellement consulté le guide avant leur arrivée.
Personnaliser vos colonnes
Par défaut, vous voyez les colonnes les plus courantes, mais vous pouvez en ajouter d'autres selon votre façon de travailler. Cliquez sur l'icône ⋮ dans le coin supérieur droit du tableau Invitations, puis sélectionnez Choisir les colonnes (Choose Columns).
Source de réservation
Si vous ajoutez la colonne Source de réservation, vous voyez d'un coup d'œil d'où vient chaque réservation : Airbnb, Booking.com, direct, etc.
💡 Si vous souhaitez afficher ou masquer certains contenus du guide selon l'origine de la réservation du voyageur, consultez notre article :
Copier le lien du guide d'un voyageur
Besoin de partager un lien de guide directement avec un voyageur ? Cliquez sur l'icône ⋮ sur une ligne d'invitation et sélectionnez Copier le lien (Copy link). Vous pouvez ensuite le coller dans n'importe quel message ou e-mail.
FAQ
Pourquoi mon nouveau logement ne partage-t-il pas le lien du guide avec les réservations ?
Il y a quelques raisons courantes à cela :
Association non effectuée
Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle annonce à votre compte Hostaway, vous devez effectuer les étapes d'association et de synchronisation dans Touch Stay pour qu'elle partage automatiquement les liens du guide.
👉 Étape 3. Associer les logements Hostaway
Synchronisation des réservations non activée
Si le lien du guide n'est pas renvoyé vers Hostaway, vérifiez d'abord que la synchronisation des réservations est activée pour le logement.
Accédez à Intégrations.
Ouvrez l'onglet Synchroniser les réservations.
Vérifiez que le logement est sélectionné pour la synchronisation.
💬 Le lien n'apparaît toujours pas ?
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus et que le lien reste introuvable, écrivez à [email protected] en indiquant :
Votre adresse e-mail de connexion
Nom du guide
Date d'arrivée du voyageur
ID de réservation Hostaway
Ces informations aident notre équipe à analyser rapidement le problème.
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