Touch Stay se integra con OwnerRez para importar tus propiedades y, después, automatizar el envío de invitaciones para las reservas confirmadas.

Índice:

Ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda de tu cuenta de Touch Stay, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de OwnerRez. Esto te llevará a la pantalla de autorización de OwnerRez, donde confirmas que le das acceso a Touch Stay.

Ahora puedes asociar tus guías de Touch Stay existentes con tus propiedades de OwnerRez en la pestaña Asociar (Match). Usa los menús desplegables para seleccionar la propiedad de OwnerRez correcta para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si no tienes ninguna para asociar, pasa directamente a la pestaña Importar (Import).

Si te quedan propiedades de OwnerRez sin asociar, ve a la pestaña Importar. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected).

Touch Stay importará lo siguiente:

Cada propiedad importada creará una nueva guía de Touch Stay.

Este es el momento de revisar el contenido de tus guías para asegurarte de que estén listas para compartirlas con tus huéspedes antes de completar la integración y sincronizar tus reservas de OwnerRez.

Si eres nuevo en Touch Stay, consulta Lo esencial de la guía para ver consejos y trucos sobre la forma más rápida de crear el contenido de tu guía. Si tienes más de 20 propiedades, escríbenos a [email protected] para obtener más información sobre nuestro servicio de incorporación.

Puedes asignar campos de datos de propiedades y reservas de OwnerRez a campos personalizados de Touch Stay. Después, puedes insertarlos en tus guías y en los mensajes para huéspedes para personalizarlos según cada reserva.

Tenemos un artículo aparte que explica cómo asignar y sincronizar los datos de las propiedades para personalizar aún más cada guía.

Con cada reserva se importan automáticamente los siguientes datos: nombre y apellido del huésped, número de teléfono de contacto del huésped*, correo electrónico de contacto del huésped*, fechas de llegada y salida, y horas de entrada y salida.

*Algunas OTA y sitios de reservas no siempre proporcionan el correo electrónico o el número de teléfono del huésped, así que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que el huésped usó para hacer su reserva.

También están disponibles estos campos de OwnerRez. Son opcionales, así que solo se importan cuando los asignas a un campo personalizado de Touch Stay:

Las definiciones de campos personalizados que hayas creado en OwnerRez también pueden aparecer en la lista.

Para conectar cualquiera de estos campos, ve a la pestaña Asignar datos (Map data) de la página de Integraciones y haz clic en Añadir una asignación (Add new mapping).

Desde aquí puedes seleccionar el campo de datos de OwnerRez que quieres conectar. Elige un campo personalizado existente o crea uno nuevo con un nombre y, si quieres, un valor sustituto. Los valores sustitutos se usan cuando faltan datos al usar el código de campo. Consulta Los códigos de campo explicados para obtener más información sobre los códigos de campo.

Una vez creados los campos personalizados, las reservas futuras que se sincronicen desde OwnerRez tendrán los datos correspondientes completados automáticamente en la reserva (el registro de la invitación), y podrás usarlos en las plantillas de mensajes del Centro de mensajes (Message Hub) y en el contenido de tus guías.

Con los pasos siguientes, puedes crear en OwnerRez un campo personalizado que se completa automáticamente con el enlace a cada una de tus guías. Después, puedes añadir este campo personalizado a tus mensajes de OwnerRez para que tus huéspedes reciban la guía que corresponde a su estancia.

Paso 1. Crea en OwnerRez el campo personalizado que guardará el enlace a tu guía

Desde tu cuenta de OwnerRez, ve a la página Settings (ajustes) de la barra de navegación y desplázate hacia abajo hasta encontrar Custom Field Definitions (está en la sección Workflow & Devices). Haz clic en + Create Field Definition.

Asegúrate de que Type esté configurado como Booking. Después, ponle a tu definición de campo un nombre (Name) y un código de combinación (Merge Code), y haz clic en Save.

Paso 2. En Touch Stay, elige el campo y activa la sincronización.

En la pestaña Sincronizar reservas, configura Enviar los enlaces a OwnerRez (Send links to OwnerRez) en Sí (Yes) y, después, elige en el menú desplegable el campo personalizado de OwnerRez que creaste en el paso 1. Selecciona las guías que quieres sincronizar y haz clic en Sincronizar los seleccionados. Para las guías que ya se están sincronizando, haz clic en Volver a sincronizar las guías (Resync Guides) cuando aparezca, para aplicar el cambio.

ℹ️ Con Enviar los enlaces a OwnerRez en Sí, las reservas que no tienen correo electrónico ni número de teléfono del huésped también se añaden como invitaciones solo con enlace, así que igualmente reciben un enlace a la guía que puedes compartir a través de OwnerRez.

Paso 3. Añade el campo personalizado con el enlace a tu guía a las plantillas de mensajes de OwnerRez que correspondan.

Dondequiera que coloques este campo personalizado en una plantilla de mensaje de OwnerRez, se sustituirá por el enlace a tu guía de Touch Stay cuando se envíe el mensaje.

Consejo: si añades tu campo personalizado a un enlace en tu plantilla de mensaje de OwnerRez, tu mensaje de OwnerRez incluirá un enlace a tu guía de Touch Stay en el que se puede hacer clic. Para hacerlo, primero copia tu campo personalizado y, después, usa el icono de enlace de la barra de herramientas de la plantilla de mensaje de OwnerRez. En el tipo de enlace (Type), selecciona Custom Web address y pega tu campo personalizado en el cuadro de la URL.

Si necesitas ayuda para crear plantillas de mensajes o usar las definiciones de campos personalizados (Custom Field Definitions) en OwnerRez, ponte en contacto con el soporte de OwnerRez.

ADVERTENCIA: una nota sobre el momento de envío de los mensajes de OwnerRez: habrá un ligero retraso entre la llegada de la reserva a OwnerRez y el envío del enlace desde Touch Stay, mientras nuestros sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo devuelven. Por eso, recomendamos NO añadir el campo personalizado del enlace a tu guía de Touch Stay a los mensajes de OwnerRez que se envían en cuanto se recibe la reserva. En su lugar, te recomendamos enviar al día siguiente un mensaje dedicado a presentarles a tus huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.

OwnerRez también tiene una página de reseñas única para cada reserva, y puedes añadir enlaces a estas páginas en tu guía o en las plantillas de mensajes del Centro de mensajes. El primer paso es crear un código de campo personalizado que guarde el token único de OwnerRez. En OwnerRez se llama Form Key y es uno de los campos disponibles para asignar a un código de campo personalizado de Touch Stay.

Ve a la pestaña Asignar datos de la página de Integraciones y haz clic en Añadir una asignación. En el menú desplegable del campo de OwnerRez, elige Form Key. Ahora ponle un nombre a tu código de campo personalizado, como review_id, y haz clic en Guardar (Save).

Ahora tienes que crear el enlace e insertar el código de campo personalizado, junto con una parte fija del acortador de enlaces de OwnerRez. El proceso es el mismo si añades el enlace al contenido de un tema o a una plantilla de mensaje del Centro de mensajes. Usa el icono de enlace de la barra de herramientas del cuadro de texto y, en el cuadro de la URL, escribe lo siguiente. Ten en cuenta que la parte review_id debe coincidir exactamente con el nombre que elegiste para tu campo personalizado en el primer paso:

https://orez.io/v1/r/{{review_id}}

Si cambias un ajuste en la pestaña Sincronizar reservas mientras hay guías que ya se están sincronizando, usa Volver a sincronizar las guías para aplicarles el cambio.

Lo que pasa después depende de tu Opción de sincronización:

Ajustes de invitaciones (Invitation settings) siempre está en esta pestaña. Abre Editar los valores por defecto de las invitaciones (Edit Invitation Defaults), donde configuras la Antelación por defecto (Default Lead Time) y Permitir acceso tras la fecha de salida por defecto (Default Allow Access after Departure Date) para las invitaciones creadas a partir de tus reservas sincronizadas. Haz clic en Enviar (Submit) para guardar.

Nuestro asistente de IA, Fin, está disponible 24/7 y suele responder en menos de 10 segundos. Si Fin no puede resolver tu problema, nuestro equipo de soporte se hará cargo de tu caso a partir de ahí.

También puedes escribir a nuestro equipo a [email protected] y estaremos encantados de ayudarte.