La función Recopilación de contenido de Touch Stay es una función avanzada que ayuda a los gestores de propiedades a obtener información sobre las propiedades que gestionan, directamente de los propietarios. Si quieres usar esta función en tu cuenta, ponte en contacto con soporte, que la activará por ti (sin coste alguno). Nota: actualmente, la función Recopilación de contenido solo admite inglés.
En este artículo:
Formularios de recopilación de contenido
Los formularios de recopilación de contenido se crean cuando se aplica una plantilla de formulario a una guía. La plantilla contiene los campos personalizados o topics para los que el propietario debe proporcionar información y, una vez aprobados, estos actualizarán la guía a la que corresponde el formulario.
Antes de poder crear un formulario de recopilación de contenido, primero debes haber creado una plantilla. Si aún no lo has hecho, este artículo explica cómo crear plantillas de recopilación de contenido.
Si tienes previsto enviar el enlace de los formularios desde Touch Stay, deberás haber creado un aviso por correo electrónico, y los datos del propietario (nombre y dirección de correo electrónico) deberán añadirse a la ficha de la guía (o al menos tenerlos a mano al crear los formularios). Este artículo explica cómo crear avisos por correo electrónico.
Los datos del propietario se pueden actualizar para cada guía desde la pestaña Guide Details (Detalles de la guía), o si tienes muchos propietarios, podemos subirlos en bloque por ti; ponte en contacto con soporte para obtener ayuda al respecto.
Crear nuevos formularios
Para crear nuevos formularios, ve a la página Recopilación de contenido desde el menú lateral principal y la pestaña «Forms» (Formularios). Desde aquí puedes crear un único formulario para una sola guía, o crearlos en bloque para varias guías a la vez.
Crear formularios individuales
Haz clic en el botón «+ Create form» (+ Crear formulario) y luego selecciona la guía a la que corresponde. Si has añadido los datos del propietario a la ficha de la guía, se cargarán ahora en la pantalla. Puedes añadirlos o actualizarlos desde aquí si lo necesitas, o ignorarlos si tienes previsto enviar los enlaces de los formularios desde tu propio sistema CRM.
A continuación, elige la plantilla de recopilación de contenido que quieres usar y, si tienes previsto enviarla al propietario desde Touch Stay, el aviso por correo electrónico. Cuando estés listo, haz clic en «Create & send» (Crear y enviar). Esto generará un formulario para la guía elegida, usando la plantilla elegida, y si se añadió un aviso, el correo electrónico también se enviará automáticamente.
Crear nuevos formularios en bloque
Haz clic en el botón «Bulk actions» (Acciones masivas) y luego en «Create forms» (Crear formularios). Selecciona la plantilla que quieres usar, un aviso si procede, y luego usa las casillas de verificación para marcar las guías para las que quieres crear los formularios. Hay una opción «Select All» (Seleccionar todo), o puedes buscar guías concretas usando la opción de búsqueda. Cuando estés listo, haz clic en «Create & send». Esto generará formularios para todas las guías elegidas, usando la plantilla elegida, y si se añadió un aviso, los correos electrónicos también se enviarán automáticamente.
Nota: si tienes previsto usar avisos por correo electrónico, asegúrate de haber añadido todas las direcciones de correo electrónico de los propietarios antes de usar el proceso de creación de formularios en bloque.
La tabla de formularios
De vuelta en la pestaña Forms, puedes ver todos los formularios que has creado y su estado en la tabla. Usa el menú de 3 puntos de cada formulario para ver los formularios completados por tus propietarios y el historial de avisos por correo electrónico que se les han enviado. También puedes copiar los enlaces de los formularios desde la opción del menú de 3 puntos, lo que te permite ver exactamente cómo se ve el formulario cuando el propietario lo abre.
Si alguna de tus plantillas de formulario está configurada para requerir tu aprobación antes de que el contenido se publique, puedes revisar y aprobar los formularios desde aquí. Encontrarás más detalles sobre cómo revisar y aprobar los envíos de formularios en este artículo.
Los posibles estados de los formularios son los siguientes:
New form (Nuevo formulario) - se ha creado un nuevo formulario o versión, pero el propietario aún no ha empezado a completarlo.
Unsent (No enviado) - se ha creado un nuevo formulario, pero no se eligió ningún aviso o faltaba el correo electrónico del propietario y no se pudo enviar.
In progress (En curso) - el propietario ha empezado a completar el formulario, pero aún no lo ha terminado.
Awaiting approval (Esperando aprobación) - el propietario ha completado el formulario y está a la espera de tu revisión y aprobación antes de actualizar la guía en directo.
Approved (Aprobado) - el formulario se ha completado y aprobado, y el contenido de la última versión se ha actualizado en la guía en directo.
Descargar formularios en bloque
Puedes descargar los enlaces de tus formularios en bloque desde la opción «Downloads» (Descargas) situada encima de la tabla de formularios. Haz clic en el botón y selecciona el formato csv o xlsx.
Esto generará un archivo en el formato elegido con todos los enlaces de los formularios junto con los nombres de las guías y las plantillas. Este archivo podría subirse después a un sistema CRM o similar para enviar los enlaces a los propietarios.