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La función Recopilación de contenido de Touch Stay es una función avanzada que ayuda a los administradores de propiedades a obtener información sobre las propiedades que gestionan, directamente de sus propietarios. Si quieres usar esta función en tu cuenta, ponte en contacto con el equipo de soporte, que la activará por ti (sin coste).

Esta función te permite asignar secciones de tu guía, en forma de campos personalizados o temas, para que las completen tus propietarios, y enviarles después un formulario para que rellenen esa información en línea. Una vez que el propietario lo envía, la información facilitada puede actualizar la guía, ya sea de inmediato o después de tu revisión.

Nota: actualmente, la función Recopilación de contenido solo admite inglés.

La información que puedes pedir a tus propietarios puede ser texto, fotos y vídeos. En concreto, pedirás que completen campos personalizados o temas. Toda la información que ya esté en la guía se mostrará al propietario en el formulario, de modo que solo tenga que confirmar o ajustar el contenido existente. Así puedes rellenar de antemano la mayor cantidad posible de información y reducir la carga de trabajo de tus propietarios, sin quitarles la posibilidad de incluir toda la información que consideren oportuna. Además, tus propietarios podrán actualizar su información en cualquier momento, por ejemplo si cambia la contraseña del Wi-Fi o si sustituyen un electrodoméstico.

Los campos personalizados son ideales para datos pequeños y esenciales, como las contraseñas del Wi-Fi, los códigos de la puerta de acceso o los días de recogida de basuras. Encontrarás más detalles sobre el uso de campos personalizados en este artículo. Si quieres pedir a tus propietarios que completen la información de los campos personalizados, primero tienes que crearlos y colocarlos en los lugares correspondientes del contenido de tu guía.

Si necesitas respuestas para secciones opcionales, que pueden ocupar varios párrafos o requerir fotos y vídeos, los temas son la mejor opción. Los temas son más adecuados para la información sobre los electrodomésticos y las comodidades de la casa. Cuando el propietario completa la información de un tema, se crea o se actualiza una personalización de ese tema. Si piensas recopilar información de temas de tus propietarios, primero tienes que crear los temas en el Centro de contenidos. Todo el contenido que añadas al tema en el Centro de contenidos será el contenido de partida para el propietario. Así puedes rellenar de antemano el contenido con el estilo o la estructura que sugieras, y al propietario solo le queda completar las partes que correspondan. Por ejemplo, podrías tener un tema sobre qué hacer si se va la luz, con un texto provisional sencillo que indique dónde está el cuadro eléctrico (fusibles/diferencial).

La función Recopilación de contenido consta de 2 componentes esenciales (plantillas y formularios) y 1 componente opcional (indicaciones por correo). En última instancia, crearás un formulario en línea que tus propietarios completarán con la información que necesitas de ellos. Después puedes enviarles este formulario mediante un correo de Touch Stay, o descargar los enlaces de los formularios para enviarlos desde tu propio CRM (o un sistema similar).

Las plantillas son lo que define el diseño y el contenido del formulario que completarán tus propietarios. Al crear la plantilla, eliges los campos personalizados o los temas que quieres que completen tus propietarios. Puedes definir si cada sección es obligatoria u opcional, y actualizar las preguntas y las instrucciones de cada sección. Hay una explicación completa sobre cómo crear plantillas de Recopilación de contenido en este artículo.

Un formulario se crea al aplicar una plantilla a una guía para generar un formulario en línea. Las respuestas de cada sección del formulario actualizan después la información de la guía elegida. Puedes crear los formularios de uno en uno o de forma masiva. Cada guía puede tener varios formularios si creas plantillas distintas, pero solo puede haber un formulario por guía y plantilla. Hay una explicación completa sobre cómo crear formularios de Recopilación de contenido en este artículo.

Las indicaciones por correo son, básicamente, plantillas de correo que puedes usar para compartir tus formularios con tus propietarios. Son opcionales, ya que puede que ya uses un CRM, u otra herramienta similar, para comunicarte con tus propietarios y prefieras usarlo en su lugar. Hay una explicación completa sobre cómo crear y usar indicaciones por correo en este artículo.

Cuando tus propietarios abren el enlace del formulario, ven primero la introducción del formulario y una lista de las secciones que tienen que completar, como en esta captura de pantalla de ejemplo:

Después, el propietario puede usar el botón Start form (empezar el formulario) para ir completando cada sección.

Los campos personalizados tienen cuadros de texto sencillos:

Los temas, en cambio, permiten al propietario dar formato al texto e incluir fotos o vídeos en él. Los temas también ofrecen una vista previa que indica cómo se verá en un dispositivo móvil, dentro de su guía, el contenido que han añadido. El progreso se indica en la parte superior a medida que avanzan por las secciones.

Cuando se han completado todas las secciones, el propietario vuelve a la pantalla inicial, donde cada sección aparece ya como completada y hay disponible un botón Finish form (finalizar el formulario) para enviar todas las respuestas.

Cuando se completa el formulario, las respuestas se envían y, según los ajustes de la plantilla, o bien actualizan la guía de inmediato, o bien quedan retenidas para tu revisión y aprobación final, momento en el que el contenido se actualiza en la guía.

En cuanto se aprueba el formulario, ya sea automáticamente o después de tu revisión, se genera una nueva versión del formulario, disponible para que el propietario la complete y la envíe de nuevo. El formulario nuevo muestra como contenido de partida la versión actual de las respuestas, de modo que tus propietarios solo tendrán que editar su contenido anterior y no empezar de cero cada vez.

Puedes ver el estado actual de cualquier formulario y el historial de sus versiones anteriores en la tabla de formularios de la pestaña Formularios (Forms).

En las secciones opcionales, la respuesta que dan tus propietarios a la pregunta de filtro puede afectar a la visibilidad de ese tema en la guía a la que corresponde el formulario. Así te aseguras de que los temas que no serían relevantes para una propiedad concreta no aparezcan en las guías cuando no hay contenido que mostrar. Por ejemplo, puedes tener un tema «Jacuzzi», pero no todos tus propietarios tienen uno en su propiedad. En tu plantilla, te conviene hacer esta sección opcional y con una pregunta de filtro como «¿Tu propiedad tiene jacuzzi?». Si un propietario responde «Sí», cuando se apruebe este formulario, el ajuste de visibilidad del tema «Jacuzzi» para esta guía cambiará a Mostrar siempre el tema (Always show topic). Si un propietario responde «No», el ajuste de visibilidad cambiará a Seguir la etiqueta (Follow tag) y se eliminará cualquier personalización de ese tema para esta guía. Si en el Centro de contenidos no has asignado ninguna etiqueta activa al tema «Jacuzzi», este tema no se mostrará en las guías en las que el propietario responda «No» a la pregunta de filtro.

Nuestro asistente de IA, Fin, está disponible 24/7 y suele responder en menos de 10 segundos. Si Fin no puede resolver tu problema, nuestro equipo de soporte se hará cargo de tu caso a partir de ahí.

También puedes escribir a nuestro equipo a [email protected] o enviar una solicitud desde tu cuenta de Touch Stay, y estaremos encantados de ayudarte.