Puedes subir un archivo Excel en formato CSV que contenga datos sobre los usuarios de tu guía, ya sean datos de reserva de huéspedes, datos de asistentes a un evento o información sobre cualquier otro tipo de persona que use tu guía. Con estos datos puedes programar mensajes para los usuarios de tu guía y enviarles automáticamente enlaces de guía únicos y rastreables.
Puedes subir información de los usuarios de tu guía para programar mensajes y enviar enlaces de guía únicos y rastreables a tus usuarios de guía usando la herramienta de mensajería de Touch Stay, Memo. La información de los usuarios de la guía puede ser, por ejemplo, datos de reserva de huéspedes, datos de contacto de asistentes a un evento o datos de invitados de una boda.
Índice de contenidos:
Cómo configurarlo
Por cada usuario de guía que añadas, Touch Stay creará una invitación. Esta invitación se usa para enviarle correos electrónicos o SMS de Memo. Para crear las invitaciones, tu archivo CSV debe contener todos los campos que se indican a continuación:
Reservation ID (ID de reserva): si no tienes un ID de reserva, puedes añadir un número ficticio simplemente para que este campo no quede vacío. Puede ser un número de identificación único de asistente a un evento o cualquier otro código numérico que uses para rastrear a los usuarios de la guía.
External Property ID (ID externo de la propiedad): es el campo de identificación usado en tu sistema de reservas para identificar cada propiedad de forma única. Si tu sistema de reservas no tiene un ID de propiedad independiente, o si generas el CSV mediante otro proceso, puedes usar el nombre de tu propiedad como External Property ID.
Guest Name (Nombre del huésped)
Guest Email (Correo electrónico del huésped)
Guest Phone (Teléfono del huésped): el número debe incluir el prefijo internacional del país, y es importante incluir el + al principio, incluso si envías mensajes a huéspedes dentro de tu propio país.
Arrival Date (Arrival Date (fecha de llegada))
Departure Date (Departure Date (fecha de salida))
Pasos de configuración
1. Configura tus plantillas de Memo para crear tu flujo de mensajería a los usuarios de la guía
Antes de subir tu archivo CSV, configura tus correos electrónicos o SMS de Memo usando nuestras plantillas (o crea las tuyas propias). Consulta este artículo para ver instrucciones paso a paso. Una vez subido el archivo CSV, se crearán automáticamente invitaciones para cada usuario de la guía, y los mensajes se enviarán según tu calendario de envío.
2. Añade tu Import ID
Cada guía necesita un Import ID para garantizar que la subida del archivo CSV se asocie a la guía correcta. Este Import ID puede ser el campo de identificación usado por tu sistema de reservas (External Property ID), o puedes añadir tu propio número de identificación.
Ve a Guides > selecciona una guía > desplázate hasta el final de la página > haz clic en Edit (Editar) e introduce el Import ID de esta guía en el campo CSV Import ID. Haz clic en Save (Guardar).
Si tienes un gran número de propiedades, envía un correo electrónico a [email protected] para que podamos importar estos External Property IDs a tu cuenta de forma masiva.
Importar y procesar tu archivo CSV:
1. Sube tu archivo CSV
Ve a Memo > Invitations y haz clic en el botón gris Uploads, en la parte superior derecha:
Haz clic en «Choose file» (Elegir archivo) y selecciona el archivo CSV desde tu dispositivo.
ℹ️ Nota: tu CSV puede contener un máximo de 100 líneas; si tienes más reservas que importar, tendrás que subirlas en lotes.
2. Asignación de campos
En la siguiente pantalla, debes asignar los campos obligatorios de Touch Stay a las columnas correctas de tu archivo CSV. Ten en cuenta que tus selecciones se guardarán y se completarán automáticamente la próxima vez que subas un CSV con la misma estructura.
ℹ️ Nota: también debes seleccionar el formato de fecha usado en tu archivo CSV. Cuando estés listo, haz clic en Submit (Enviar).
3. Validación de datos
A continuación, verás una tabla con tus campos de datos listos para la importación. El siguiente paso es que Touch Stay valide estos datos para garantizar que las invitaciones se puedan crear correctamente. Si necesitas ajustar tus asignaciones de campos, haz clic en «Back» (Atrás). Si todo parece correcto, haz clic en «Validate» (Validar).
4. Corrige los errores
Cualquier error de validación de datos se mostrará en una tabla y deberá corregirse, o el registro de reserva deberá eliminarse, antes de que el archivo CSV pueda importarse y procesarse para generar invitaciones. Si tu archivo no tiene errores, pasarás directamente a la pantalla de importación final en el paso 5.
Si tienes errores, haz clic en los iconos de advertencia para ver el mensaje de error detallado. Puedes corregir los datos actualizando el campo directamente en la tabla, o hacer clic en el número de línea para marcar un registro para su eliminación. Consulta la sección siguiente titulada «Errores comunes y cómo solucionarlos» para más detalles sobre los mensajes de error habituales.
Cuando estés listo para volver a validar y/o eliminar los registros marcados para su eliminación, haz clic en «Update». Una vez corregidos o eliminados todos los errores, pasarás a la pantalla de importación final.
Paso 5. Importación
Una vez que tu archivo CSV supere las comprobaciones de validación, verás una tabla final con tus datos. Haz clic en «Import» (Importar) y Touch Stay procesará el archivo CSV y activará automáticamente tus mensajes de Memo según el calendario que hayas configurado. Para ver las invitaciones creadas a partir de la subida, ve a Memo > Invitations.
El número de visualizaciones de la guía para cada reserva también se puede consultar en esta tabla. Usa el menú de los 3 puntos de cada invitación para comprobar el estado de los mensajes individuales.
Errores comunes y cómo solucionarlos
External Property ID: Cannot find a Touch Stay property/guide with this ID (No se encuentra ninguna propiedad/guía de Touch Stay con este ID). El identificador único de tu sistema de reservas no se puede asociar a ninguna propiedad de Touch Stay. Esto suele ocurrir en propiedades añadidas recientemente cuyo ID del sistema de reservas aún no se ha introducido en Touch Stay. Comprueba que el CSV Import ID que aparece al final de la pestaña «Guide Details (Detalles de la guía)» correspondiente coincide con el ID de tu CSV.
Reservation ID: An invitation with this ID already exists (Ya existe una invitación con este ID). Este ID de reserva ya se ha importado a Touch Stay y se ha usado para generar una invitación. Esto probablemente significa que este registro es un duplicado y puede eliminarse de la importación actual. Si este ID de reserva duplicado tiene datos actualizados, como un cambio de fecha, debes actualizar manualmente el registro de la invitación desde la pestaña «Invite & Share» (Invitar y compartir) de esa guía.
¿Cómo añado el External Property ID para propiedades/guías nuevas?
El External Property ID se puede actualizar desde la sección CSV Import ID de cada pestaña «Guide Details (Detalles de la guía)». El ID introducido aquí debe coincidir exactamente con el ID usado por tu sistema de reservas para identificar de forma única la propiedad en ese sistema.
¿Puedo eliminar una invitación una vez creada?
Sí, puedes eliminar invitaciones desde la tabla de invitaciones en la pestaña «Invite & Share» (Invitar y compartir). Al eliminar invitaciones también se eliminará el enlace único de la guía de Touch Stay, por lo que, aunque un huésped ya haya accedido al enlace, este dejará de funcionar y ya no tendrá acceso a tu guía.
¿Cómo actualizo una invitación creada anteriormente?
Las invitaciones se pueden editar desde la tabla de invitaciones en la pestaña «Invite & Share» (Invitar y compartir). Usa la opción Edit (Editar) en el menú de los 3 puntos de la invitación que quieras cambiar. Solo se pueden cambiar los mensajes programados futuros; los que ya se hayan enviado quedarán ocultos. Ten en cuenta que no puedes cambiar el correo electrónico de una invitación; si necesitas enviarla a un correo diferente, debes crear una nueva invitación.
¿El importador admite varios idiomas?
Si has usado nuestra funcionalidad completa multilingüe (NO Google Translate), puedes generar invitaciones en cualquiera de tus idiomas activos. Tu CSV debe incluir un campo para determinar en qué idioma debe enviarse cada invitación. Debes usar el código internacional ISO 639-1 de 2 letras para el idioma en este campo, por ejemplo, inglés = en, francés = fr. Este campo debe asignarse después al campo de idioma durante la asignación de campos (paso 2 anterior). Si no incluyes un campo de idioma, se usará el inglés de forma predeterminada.
Asegúrate de tener plantillas de mensaje guardadas en todos los idiomas en los que quieras enviar invitaciones.