Índice:
¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas te ayuda a hacer el seguimiento, organizar y resolver las incidencias que comunican los huéspedes, así como a gestionar las tareas internas de todas tus propiedades.
Las tareas se muestran en un tablero visual, para que tu equipo pueda seguir su avance desde que se crean hasta que se completan.
En el nuevo Hub, la encontrarás en la barra lateral izquierda como Gestión de tareas (Tasks management). En dispositivos móviles y en el Hub anterior se llama Tareas (Tasks).
¿Para qué sirve la gestión de tareas?
Algunos usos habituales:
Incidencias comunicadas por los huéspedes
Solicitudes de mantenimiento
Tareas de limpieza
Inspecciones de las propiedades
Recordatorios internos para el equipo
Tareas operativas de seguimiento
Las tareas se pueden organizar en distintos estados, para que tu equipo vea qué requiere atención y qué ya se ha completado.
Activar la gestión de tareas y la comunicación de incidencias de los huéspedes
⚠️ Los huéspedes solo pueden comunicar incidencias si el chatbot de IA está activado.
Antes de que los huéspedes puedan comunicar incidencias desde tu guía, tienes que activar el chatbot de IA, activar la gestión de tareas y asegurarte de que la comunicación de incidencias esté activada.
Paso 1: Activa el chatbot de IA
Ve a Mensajería y chat (Messaging & Chat). En el Hub anterior: Centro de mensajes (Message Hub).
Abre la página Ajustes (Settings)
Activa Chatbot de IA (AI Chatbot)
Paso 2: Activa la gestión de tareas
Abre Gestión de tareas en la barra lateral izquierda (en el Hub anterior: Tareas)
Haz clic en Activar las tareas (Activate Tasks), o en Crear la primera tarea (Create first task) si quieres añadir una tarea de inmediato
La gestión de tareas está desactivada hasta que la activas, así que los huéspedes no pueden comunicar incidencias antes de este paso.
Paso 3: Verifica que la comunicación de incidencias de los huéspedes esté activada
En el Tablero de tareas (Task Board), abre los ajustes del tablero: la ventana Configuración del tablero (Board Configuration)
Ve a la pestaña Ajustes
Asegúrate de que Permitir que los huéspedes te comuniquen incidencias (Allow guests to report an issue to you) esté activado. Viene activado por defecto.
Este ajuste controla:
La opción Report an Issue (comunicar una incidencia) de la guía
La capacidad del chatbot de IA para crear tareas automáticamente
Cuando la gestión de tareas esté activa y este ajuste esté activado, los huéspedes podrán comunicar incidencias directamente desde la guía.
Cómo comunican incidencias los huéspedes
Los huéspedes pueden comunicar incidencias directamente desde la guía cuando esta opción está activada. En ese caso, tienen dos formas de hacerlo:
Opción 1: A través del chatbot de IA
Los huéspedes pueden usar el chatbot para comunicar incidencias, hacer preguntas o pedir ayuda durante su estancia.
Si el chatbot detecta que el huésped está comunicando una incidencia, puede ofrecerle la opción de registrarla. Se le pedirá al huésped que complete un breve formulario.
Una vez enviado, se crea automáticamente una tarea, que llega al tablero de tareas para que la revises.
Estas tareas se crean automáticamente en la columna Pending Approval (pendiente de aprobación) y llevan la etiqueta Bot de IA (AI Bot).
Opción 2: A través del formulario Report an Issue
Los huéspedes también pueden seleccionar Report an Issue directamente en el chatbot, sin necesidad de iniciar una conversación.
Se abrirá un breve formulario para que el huésped lo complete.
Una vez enviado, se crea automáticamente una tarea, que llega al Tablero de tareas para que la revises.
Estas tareas se crean automáticamente en la columna New (nueva) y llevan la etiqueta Huésped (Guest).
Tablero de tareas
El tablero de tareas te ofrece una vista general de todas las tareas de tus propiedades.
Las tareas se organizan en columnas de estado, para que puedas seguir rápidamente su avance desde que se crean hasta que se completan.
A medida que tu equipo recibe más tareas, los filtros te ayudan a encontrar rápidamente la información que necesitas.
Búsqueda
Usa la barra de búsqueda para encontrar tareas por palabra clave. Por ejemplo:
Toallas
Llave perdida
Agua
El tablero de tareas mostrará automáticamente las tareas que coincidan.
Destino
El filtro de destino te permite ver las tareas de una propiedad específica.
Selecciona una propiedad en el menú desplegable para mostrar solo las tareas asociadas a ese destino.
Para volver a ver todas las tareas, selecciona Todos los destinos (All Destinations).
Filtrar por tipo de tarea
El filtro de tipo de tarea te permite centrarte en una categoría de trabajo específica. Los tipos de tarea disponibles pueden incluir:
Damage Report: informe de daños
Cleaning (Turnover): limpieza entre huéspedes
Guest Request: solicitud del huésped
Maintenance: mantenimiento
Inspection: inspección
También puedes crear más tipos de tarea desde la pestaña Tipos de tarea (Task Types) de la ventana Configuración del tablero.
Por ejemplo:
Selecciona Guest Request para ver las incidencias comunicadas por los huéspedes, como toallas que faltan o llaves perdidas.
Selecciona Maintenance para revisar las tareas relacionadas con reparaciones.
Selecciona Cleaning (Turnover) para ver las tareas de limpieza.
Para ver todas las tareas, sea cual sea su categoría, selecciona Todos los tipos (All Types).
💡 Consejo: Puedes combinar filtros. Por ejemplo, puedes ver solo las tareas de Maintenance de una propiedad específica para identificar rápidamente las incidencias pendientes.
Diseño del tablero
Las tareas se muestran en una vista de tablero con columnas de estado.
Puedes desplazarte horizontalmente para ver más estados.
Los estados fijos, como Pending Approval, New y Done, no se pueden mover ni eliminar.
Los estados de las tareas
Los estados de las tareas te ayudan a seguir el avance y organizar el trabajo.
De forma predeterminada, la gestión de tareas incluye los siguientes estados del sistema:
Pending Approval: esta columna se usa para las tareas generadas por el chatbot de IA.
Antes de que la tarea entre en tu flujo de trabajo habitual, puedes revisar el resumen generado por la IA y confirmar los detalles de la incidencia.
New: las tareas que comunican directamente los huéspedes se colocan automáticamente en la columna New.
Las tareas generadas por la IA que apruebas también pasan a la columna New.
Done: usa este estado para las tareas completadas.
⚠️ Estos estados del sistema son fijos y no se pueden eliminar.
Crear estados personalizados
Puedes crear más estados personalizados desde la pestaña Estados (Statuses) de la ventana Configuración del tablero para adaptarlos al flujo de trabajo de tu equipo. Por ejemplo:
En curso
Esperando repuestos
Limpieza programada
Rechazada
En pruebas
Los estados personalizados se pueden renombrar, reordenar y eliminar cuando lo necesites.
💡 Consejo: Aunque los estados fijos no se pueden mover, los estados personalizados sí se pueden reordenar desde la ventana Configuración del tablero.
Tipos de tarea
Los tipos de tarea te ayudan a clasificar y organizar las tareas de todas tus propiedades.
Puedes añadir, renombrar, activar o desactivar y eliminar tipos de tarea desde la pestaña Tipos de tarea de la ventana Configuración del tablero.
Algunos ejemplos:
Mantenimiento
Servicio de limpieza
Servicios para huéspedes
Limpieza
Emergencias
⚠️ Ten en cuenta
La asignación de tareas a departamentos o miembros del equipo específicos está prevista para una futura actualización y por ahora no está disponible.
Revisar las tareas pendientes de aprobación
Cuando un huésped comunica una incidencia a través del chatbot de IA, se crea automáticamente una tarea, que se coloca en la columna Pending Approval.
Así tu equipo puede revisar la información antes de que la tarea entre en el flujo de trabajo activo.
Para revisar una tarea
Abre Gestión de tareas (en el Hub anterior: Tareas)
Busca la tarea en la columna Pending Approval
Haz clic en la tarjeta de la tarea para abrir sus detalles
Detalles de la tarea
El panel de detalles de la tarea muestra:
El título de la tarea
La propiedad (destino)
La información del huésped
La descripción de la incidencia
Cómo se creó la tarea (por ejemplo, a través del chatbot de IA)
Añadir más información
Si hacen falta más detalles, puedes hacer clic en el campo Descripción (Description) y añadir notas para tu equipo. Esto puede servir para:
Añadir información para resolver el problema
Registrar comentarios internos
Añadir acciones de seguimiento
Dar más contexto a los miembros del equipo
Asignar un tipo de tarea
Usa el menú desplegable Tipo de tarea (Task Type) para clasificar la tarea. Las opciones disponibles incluyen:
Damage Report
Cleaning (Turnover)
Guest Request
Maintenance
Inspection
Seleccionar un tipo de tarea ayuda a organizar el trabajo y facilita la gestión de las tareas.
Establecer una prioridad
Usa el menú desplegable Prioridad (Priority) para indicar la urgencia de la tarea.
Las prioridades disponibles son:
Urgente (Urgent)
Alta (High)
Media (Medium)
Baja (Low)
Así tu equipo puede identificar rápidamente qué tareas requieren atención inmediata.
Aprobar o eliminar la tarea
Aprobar (Approve): al aprobar la tarea, pasa de Pending Approval a la columna New y entra en tu flujo de trabajo habitual.
Eliminar tarea (Delete task): elimina la tarea si se creó por error o si no requiere ninguna acción.
Historial de actividad
Al final del panel de detalles de la tarea encontrarás la sección Actividad (Activity).
Muestra el historial completo de la tarea, que incluye:
Cuándo se creó la tarea
Si la creó el chatbot de IA o un miembro del equipo
Los cambios de estado
Las actualizaciones y acciones que se realicen en la tarea más adelante
💡 Consejo: Revisar las tareas antes de aprobarlas ayuda a que estén bien clasificadas y priorizadas antes de entrar en tu flujo de trabajo.
Gestionar las tareas
Una vez aprobada o creada manualmente, una tarea se puede gestionar directamente desde el tablero de tareas.
Mover tareas entre estados
Puedes mover las tareas de una columna a otra arrastrándolas y soltándolas en el estado que corresponda.
Así tu equipo puede actualizar fácilmente el avance a medida que el trabajo pasa por las etapas de tu flujo.
Marcar una tarea como completada
Puedes abrir una tarea en cualquier momento y marcarla como completada cuando el trabajo esté terminado.
Las tareas completadas pasan a la columna Done.
Crear una tarea manualmente
No tienes que esperar a que un huésped comunique una incidencia.
Para crear una tarea manualmente:
Abre el tablero de gestión de tareas
Haz clic en + Nueva tarea (+ New Task)
Completa los detalles de la tarea
Selecciona un tipo de tarea y una prioridad si es necesario
Guarda la tarea con Crear tarea (Create Task)
Esto es útil para:
Problemas de mantenimiento que detecte tu equipo
Seguimientos de limpieza
Inspecciones de las propiedades
Recordatorios internos
Solicitudes de huéspedes recibidas fuera de la guía
Por ejemplo, si un huésped llama para avisar de que un electrodoméstico no funciona en lugar de usar el chatbot, puedes crear una tarea manualmente y seguirla en el tablero.
Notificaciones por correo electrónico
No hace falta que tengas el tablero de tareas abierto para saber cuándo un huésped ha comunicado algo. Touch Stay te envía un correo electrónico en cuanto se crea una tarea comunicada por un huésped.
Cuándo se envía un correo
Un huésped envía el formulario Report an Issue: la tarea se crea en la columna New y se envía un correo.
El chatbot de IA crea una tarea a partir de una conversación con un huésped: la tarea se crea en la columna Pending Approval y se envía un correo.
Cuándo no se envía ningún correo
Las tareas que creas tú con + Nueva tarea en el Hub.
La actividad posterior en una tarea existente: aprobarla, eliminarla, moverla entre columnas, marcarla como completada o añadir notas.
Quién lo recibe
La notificación se envía a la dirección de correo electrónico registrada en tu cuenta de Touch Stay. Se envía solo a esa dirección: no a todos los miembros del equipo, ni a quien creó la tarea, ni al huésped. Si la cuenta no tiene ninguna dirección de correo electrónico, no se envía la notificación.
Qué contiene el correo
La propiedad (destino)
El título de la tarea
El tipo de tarea
La prioridad
La descripción, si se indicó alguna
Después, el correo te dirige al Hub para que revises la tarea y tomes las medidas necesarias.
⚠️ Ten en cuenta: estas notificaciones no se pueden activar ni desactivar. Los únicos ajustes relacionados son activar la gestión de tareas (Activar las tareas) y Permitir que los huéspedes te comuniquen incidencias, en la pestaña Ajustes de la ventana Configuración del tablero. Si desactivas la comunicación de incidencias, ni los huéspedes ni el chatbot de IA podrán crear tareas, por lo que tampoco se enviarán los correos.
Miembros del equipo y responsabilidad de las tareas
Por ahora, las tareas que crean manualmente los miembros del equipo aparecen como creadas por Gestor (Manager). De momento:
Las tareas no se asignan a miembros específicos del equipo
Los departamentos y cargos no están vinculados a los miembros del equipo
Todavía no hay notificaciones por equipo: las nuevas tareas de huéspedes y del chatbot de IA solo se envían a la dirección de correo electrónico de tu cuenta, como se explica en Notificaciones por correo electrónico
Estas mejoras están previstas para futuras versiones.
Preguntas frecuentes
¿Por qué la incidencia de mi huésped aparece en Pending Approval?
Las incidencias enviadas a través del chatbot de IA se colocan en Pending Approval para que puedas revisar el resumen generado por la IA antes de procesar la tarea.
¿Por qué la incidencia de mi huésped aparece en New?
Las incidencias enviadas con la opción Report an Issue se colocan directamente en la columna New.
¿Recibiré un aviso cuando se cree una tarea?
Sí, en el caso de las tareas comunicadas por huéspedes y de las creadas por el chatbot de IA. Se envía un correo a la dirección de correo electrónico de tu cuenta en cuanto se crea la tarea. Las tareas que creas manualmente en el Hub no generan ningún correo. Consulta Notificaciones por correo electrónico para ver todos los detalles.
¿Puedo crear mis propios estados?
Sí. Puedes crear estados personalizados que se adapten a tu flujo de trabajo. Los estados fijos no se pueden eliminar ni reordenar.
¿Puedo asignar tareas a miembros del equipo?
Por ahora no. La asignación a miembros del equipo está prevista para una futura actualización, y las notificaciones todavía no se pueden dirigir a miembros específicos del equipo: las nuevas tareas de huéspedes y del chatbot de IA solo se envían a la dirección de correo electrónico de tu cuenta.
¿Los huéspedes pueden comunicar incidencias sin el chatbot de IA?
No. Por ahora, la función Report an Issue solo está disponible cuando el chatbot de IA está activado.
Los huéspedes no pueden comunicar incidencias aunque el chatbot está activado. ¿Por qué?
Verifica que la gestión de tareas esté activada (Activar las tareas) y que Permitir que los huéspedes te comuniquen incidencias esté activado en la pestaña Ajustes de la ventana Configuración del tablero. Hacen falta las dos cosas.
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