Si vous utilisiez auparavant l'ancien système de messagerie de Touch Stay (en service avant le 11 mai 2022, permettant 1 message principal et jusqu'à 2 rappels), nous avons copié tous vos modèles de message existants dans Memo. Cela signifie que vous pouvez continuer à inviter des invités comme auparavant, et que les mêmes messages seront envoyés.
Cependant, Memo propose quelques fonctionnalités pratiques qui, selon nous, vous seront utiles. Pour commencer, vous n'êtes plus limité à seulement 3 messages par invitation. Vous pouvez désormais ajouter autant de nouveaux modèles de message que vous le souhaitez ! Memo est également fourni avec des modèles de message préremplis que vous pouvez ajouter à votre compte, puis personnaliser pour votre activité.
Memo permet également d'ajouter des codes de champ à vos messages. Les codes de champ vous permettent d'utiliser le même modèle de message pour tous vos guides, les informations variables étant ajoutées automatiquement lors de l'envoi du message. Des données telles que :
nom de l'invité
nom du guide
dates de séjour
codes de verrouillage
peuvent désormais être ajoutées à l'aide de codes de champ. Consultez cet article pour plus de détails sur l'utilisation des codes de champ.
Comptes disposant d'un seul guide
Si votre compte ne comporte qu'un seul guide, vous pouvez commencer à modifier vos modèles ou à en ajouter de nouveaux immédiatement.
Rendez-vous sur la page Memo, où vous trouverez tous les modèles copiés dans l'onglet Templates.
Utilisez le menu à 3 points à droite de chaque modèle pour afficher, modifier ou supprimer ce modèle.
Vous pouvez ajouter de nouveaux messages à l'aide des boutons «Add Email Template» (ajouter un modèle d'e-mail) et «Add Template» (ajouter un modèle). Consultez cet article pour plus de détails sur l'ajout de nouveaux modèles.
Modèles avec plusieurs guides
Si vous avez plusieurs guides par modèle, nous avons créé une version de chaque message pour chaque guide lors de la copie de vos modèles. Par exemple, si un modèle comporte trois guides et que vous aviez précédemment configuré les trois messages complets pour chaque guide, vous verrez désormais neuf modèles de message sur votre page Memo.
Cela a été fait pour préserver les éventuelles variations entre les messages associés à différents guides, car l'ancien système enregistrait le contenu des messages au niveau du guide. Chacun de ces modèles Memo inclura déjà des critères d'envoi qui appliquent chaque message uniquement au guide à partir duquel il a été copié.
Avec Memo, vous avez désormais l'occasion de consolider votre messagerie et de simplifier le processus. Si vous souhaitez de l'aide à ce sujet, veuillez contacter le support pour organiser une réunion en ligne avec un membre de l'équipe, qui vous accompagnera tout au long du processus.
Si vous préférez le faire vous-même, voici les étapes recommandées :
1. Commencez par archiver tous vos anciens messages.
Sélectionnez le menu à 3 points en haut à droite du tableau Templates sur la page Memo. Vous y trouverez une option «Archive All Legacy» (archiver tous les anciens modèles).
2. Copiez ensuite un exemple de modèle pour tout message que vous souhaitez conserver.
Pour ce faire, modifiez le filtre du tableau pour afficher «Archived» (archivés) et trouvez un message qui servira de base à l'un de vos nouveaux modèles. Par exemple, si vous souhaitez créer un modèle pour un message post-réservation, trouvez l'un de vos précédents messages post-réservation.
Utilisez le menu à 3 points et sélectionnez «Copy» (copier). Renommez le modèle et modifiez ou retirez les critères selon le cas. Si vous consolidez vos messages afin que tous vos guides utilisent le même modèle, définissez simplement les critères sur «Always Send» (toujours envoyer).
3. Vérifiez le contenu du message pour tout élément faisant référence à un guide spécifique et remplacez-le par des codes de champ.
Par exemple, si le modèle contient le nom du guide dans son contenu, supprimez-le et remplacez-le par le code de champ ##{{guide_name}}. L'utilisation de codes de champ remplace automatiquement les données lors de l'envoi du message. Consultez cet article pour plus de détails sur les codes de champ. Une fois prêt, cliquez sur Submit (Envoyer) et veillez à choisir «New Only» (nouveaux uniquement) dans la fenêtre de confirmation (cela empêche le message d'être renvoyé à vos invités existants).
4. Répétez les étapes 2-3 pour tout autre ancien message que vous souhaitez conserver.
Par exemple, si vous venez de consolider un message post-réservation et que vous souhaitez faire de même pour deux autres messages de rappel que vous aviez précédemment configurés, suivez simplement les mêmes étapes pour chacun de ces modèles. Vous obtiendrez le même flux de communication qu'auparavant, mais votre page Memo sera beaucoup plus ordonnée.
5. Vous pouvez désormais ajouter tous les nouveaux modèles de message que vous souhaitez inclure dans votre parcours de notification des invités.
Vous n'êtes plus limité à seulement 3 messages, et vous pouvez également ajouter des messages avant ou après la date de départ. Consultez cet article pour plus d'informations sur la création de tout nouveaux modèles de message.
6. Enfin, créez quelques invitations de test pour vérifier que vos calendriers de messages sont créés comme prévu.
Cliquez sur l'onglet Invitations de la page Memo et utilisez le bouton « ». Remplissez le formulaire comme s'il s'agissait d'un invité type (nous vous suggérons d'utiliser vos propres coordonnées) et cliquez sur «Next» (suivant). L'écran suivant affichera les messages qui seront programmés en fonction de vos modèles actifs. Si des messages sont manquants, vérifiez la section des critères du modèle de message. Vous pouvez supprimer vos invitations de test depuis le tableau Invitations – utilisez simplement le menu à 3 points et sélectionnez «Delete» (supprimer).
N'oubliez pas que vous pouvez toujours réserver une session en ligne avec un membre de l'équipe Touch Stay si vous souhaitez de l'aide ou des conseils sur la conversion de vos anciens modèles de message ; il vous suffit de nous contacter via le formulaire de support de votre compte.