Dans cet article :
Qu'est-ce que Message Hub ?
Message Hub est le système de messagerie pour les invités de Touch Stay. Programmez un nombre illimité d'e-mails et/ou de SMS personnalisés à destination de vos invités, avec un lien vers le guide Touch Stay concerné.
Comment ça fonctionne ?
Il y a trois étapes simples :
Sélectionnez et personnalisez les modèles de messages que vous souhaitez utiliser
Programmez l'envoi des messages à chacun des destinataires choisis. Vous pouvez définir et ajuster la programmation pour chaque message individuellement
Créez une invitation pour chaque personne à qui vous souhaitez envoyer des messages
Comment créer des modèles de messages ?
💡 Astuce : Repérez les petites icônes d'aide (❓) à côté de chaque champ ; survolez-les pour obtenir des explications rapides si quelque chose n'est pas clair.
1. Sélectionnez vos modèles
Rendez-vous sur la page Message Hub
Commencez à ajouter des modèles de messages à l'aide des boutons « Add Email Template » (Ajouter un modèle d'e-mail) ou « Add SMS Template » (Ajouter un modèle de SMS).
Dans les menus déroulants « Add Email Template » ou « Add SMS Template », vous verrez une liste de modèles suggérés.
Chacun est fourni avec un contenu prérempli que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.
Vous pouvez soit :
Sélectionner l'un des modèles suggérés, ou
Choisir « Custom Message » (Message personnalisé) en bas de la liste pour repartir de zéro.
Une fois votre sélection effectuée, un formulaire s'affiche pour que vous puissiez le compléter.
Nous allons vous guider étape par étape à travers chaque section de ce formulaire :
ℹ️ Remarque
Si vous utilisiez la messagerie Touch Stay avant le lancement de Message Hub le 11 mai 2022, tous les modèles de messages que vous utilisiez ont été copiés dans Message Hub.
Vous pouvez désormais :
Continuer à utiliser ces modèles comme avant
Les modifier
Ou les archiver et repartir de zéro
Si vous avez plusieurs guides dans votre compte, le nouveau système de modèles de Message Hub vous aidera à simplifier et regrouper vos modèles.
Consultez cet article pour en savoir plus sur la façon de procéder.
2. Sélectionnez le destinataire du message
Le Recipient (Destinataire) est la personne qui recevra ce message. Dans la plupart des cas, vous souhaiterez que le destinataire soit l'Primary Guest (Invité principal).
Le message sera ensuite envoyé aux coordonnées que vous ajouterez ultérieurement à l'invitation.
Toutefois, vous pouvez également choisir de définir un Fixed Recipient (Destinataire fixe). Cette option vous permet d'envoyer le message à :
Vous-même
Un membre de votre équipe
Ou tout tiers fournissant des services à vos invités
3. Choisissez la programmation de votre message
Le Schedule (Programmation) détermine le moment où un message sera envoyé au destinataire.
Immediate (Immédiat) signifie que le message sera envoyé dès que l'invitation aura été créée.
Scheduled Time (Heure programmée) vous permet d'envoyer le message à une période précise liée à l'arrivée, au départ ou à la date de création de l'invitation (par exemple, 2 jours avant la date d'arrivée).
Vous pouvez également choisir l'heure de la journée à laquelle le message sera envoyé.
4. Ajustez les critères d'envoi
Le Send Criteria (Critères d'envoi) détermine quels destinataires recevront votre message.
Cette fonctionnalité vous permet de créer différents messages pour différents guides, événements ou personnes.
Il s'agit d'une fonctionnalité avancée de Message Hub.
Dans la plupart des cas, il vous suffira de sélectionner « Always Send » (Toujours envoyer), ce qui signifie que ce message sera utilisé pour toutes vos invitations.
⚙️ Advanced Options (Options avancées)
Si vous pensez que d'autres critères d'envoi pourraient être utiles pour votre configuration, vous trouverez une explication plus détaillée de toutes les options disponibles dans cet article.
Les modèles définis sur « On Demand » (À la demande) ne seront pas ajoutés automatiquement aux invitations.
Elles peuvent en revanche être ajoutées manuellement à n'importe quelle invitation, dès que vous en avez besoin
Utilisez cette option si vous souhaitez conserver un modèle de message pour un usage occasionnel uniquement.
5. Appliquer le modèle à
Définissez à quelles invitations ce modèle sera appliqué.
New only (Nouvelles uniquement) : applique le modèle uniquement aux invitations créées après la création du modèle.
New & current (Nouvelles et actuelles) : applique le modèle à toutes les invitations ayant une date de départ future.
6. Personnalisez le contenu de votre message
Le dernier élément du modèle est le contenu du message.
Pour les modèles d'e-mail, cela comprend :
Email From Name (Nom de l'expéditeur) : le nom que vos invités verront comme expéditeur
Email Message Subject (Objet du message) : la ligne d'objet de l'e-mail
Email Message Body (Corps du message) : le contenu principal de votre e-mail, modifié à l'aide de l'éditeur de texte enrichi
Vous pouvez modifier l'« Email From » (Expéditeur de l'e-mail) si vous souhaitez que les réponses des invités soient envoyées à une adresse e-mail différente de celle liée à votre guide.
💡Astuce :
Les messages SMS sont limités à 320 caractères par message.
Gardez-les courts et clairs pour qu'ils soient faciles à lire d'un coup d'œil pour vos invités et puissent être envoyés en un seul SMS.
Vous pouvez également utiliser les Field Codes (codes de champ) pour intégrer automatiquement du contenu du guide — cela vous aide à inclure des informations personnalisées sans dépasser la limite de caractères.
Enrichir vos messages avec des codes de champ et des liens profonds
Codes de champ
Chaque message peut inclure des Field Codes (codes de champ) pour personnaliser automatiquement le contenu en fonction des informations sur l'invité ou le guide concerné.
Les Field Codes (codes de champ) vous permettent de créer des modèles où certains détails, comme le lien vers votre guide, le nom de l'invité, ou les dates du séjour, se mettent à jour automatiquement. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de modifier ces détails à chaque envoi de message.
En pratique, les Field Codes (codes de champ) ressemblent à ceci :
Il s'agit simplement d'un code court entouré de doubles accolades.
Vous l'insérez dans votre message, et lorsque celui-ci est envoyé, le code est remplacé par les données correspondantes.
Par exemple, si vous ajoutez #{{guest_first_name}} à votre message, il sera remplacé par le prénom réel de l'invité tel que défini sur l'invitation.
Pour ajouter des Field Codes (codes de champ) à vos messages, utilisez le bouton « Insert Field Code » (Insérer un code de champ) à côté du champ de texte concerné, ou choisissez l'option « Field Code » (Code de champ) dans la barre d'outils du corps de votre message.
Vous trouverez une explication plus détaillée des Field Codes (codes de champ) et de leurs utilisations dans cet article.
💡 Astuce :
N'oubliez pas d'inclure le code de champ #{{invitation_link}} (ou un lien profond, voir ci-dessous) si vous souhaitez que le message comprenne un lien vers votre guide.
Tous nos modèles préremplis, ainsi que ceux copiés depuis l'ancien système de messagerie, incluent déjà ce code de champ par défaut.
Si vous modifiez ces modèles ou créez les vôtres pour vos invités, veillez à avoir ajouté le code de champ #{{invitation_link}} , ou un lien profond vers une section spécifique de votre guide.
2. Liens profonds
Des liens profonds peuvent être ajoutés à vos modèles Message Hub pour diriger les internautes directement vers des Categories (catégories), Subcategories (sous-catégories) ou Topics (topics) spécifiques au sein de votre guide.
Vous trouverez l'option « Deep Link » (Lien profond) dans la barre d'outils du corps du message.
⚠️ Important :
N'utilisez pas les liens de l'option Direct Links (Liens directs) disponible dans Content Hub ; ces liens sont destinés à votre lien Quick Share et ne doivent pas être utilisés pour les invitations.
Pour en savoir plus sur les liens profonds dans les modèles de message, cliquez ici
Comment créer des invitations ?
Les invitations peuvent être créées depuis l'onglet Invitations sur la page Message Hub, ou depuis l'onglet Invite & Share (Inviter et partager) sur la page de chaque guide.
Utilisez le bouton « Invite by Email/SMS » (Inviter par e-mail/SMS), puis complétez le formulaire avec :
les informations de la personne que vous souhaitez inviter
leurs dates d'accès et leur délai
tout champ personnalisé
Le calendrier des messages pour cette personne s'affichera alors, en fonction des modèles de messages correspondant aux critères.
Cliquez sur les trois points à côté d'une invitation pour :
Voir ou modifier les détails de l'invitation
Copier le lien de cette invitation spécifique si vous devez le partager manuellement
Supprimer l'invitation : une fois supprimée, le lien cessera de fonctionner pour ce visiteur
Modifier l'invitation par lien
Sur cet écran, vous pouvez modifier ou retirer des messages à l'aide des options du menu à trois points pour chaque message.
Vous pouvez également modifier les détails de l'invitation à l'aide du bouton en haut à droite, ou ajouter de nouveaux messages pour cette personne à l'aide des options en bas de la page.
Envoi de votre invitation
Une fois que vous êtes satisfait(e) que les détails de l'invitation et les messages sont corrects, cliquez sur Submit (Envoyer).
Message Hub planifiera alors tous les messages et les enverra automatiquement à la date et à l'heure choisies.
Vous pouvez vérifier le statut de chaque message à tout moment en rouvrant l'écran de programmation des messages ; il vous suffit de cliquer sur le menu trois points de l'invitation et de choisir « View/Edit » (Voir/Modifier).
