Touch Stay s'intègre à OwnerRez pour importer vos logements, puis automatiser l'envoi des invitations pour les réservations confirmées.
Table des matières :
Étape 1. Connecter vos comptes Touch Stay et OwnerRez
Accédez à Intégrations (Integrations) dans la barre latérale gauche de votre compte Touch Stay, ouvrez l'onglet Partenaires (Partners) et cliquez sur Connecter (Connect) sous le logo OwnerRez. Vous arrivez sur l'écran d'autorisation d'OwnerRez, où vous confirmez l'accès accordé à Touch Stay.
Étape 2. Associer les logements OwnerRez
Vous pouvez maintenant associer vos guides Touch Stay existants à vos logements OwnerRez dans l'onglet Associer (Match). Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le bon logement OwnerRez pour chaque guide Touch Stay. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Associer la sélection (Match Selected). Si vous n'avez aucun logement à associer, passez simplement à l'onglet Importer (Import).
Étape 3. Importer les logements OwnerRez
S'il vous reste des logements OwnerRez non associés, accédez à l'onglet Importer. Cochez ceux que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton Importer la sélection (Import Selected).
Touch Stay importe les éléments suivants :
Nom du logement
Adresse du logement
Photo principale
Chaque logement importé crée un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finaliser la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
C'est le moment de vérifier le contenu de vos guides pour vous assurer qu'ils sont prêts à être partagés avec vos voyageurs, avant de finaliser l'intégration et de synchroniser vos réservations OwnerRez.
Si vous découvrez Touch Stay, consultez L'essentiel du guide pour des conseils sur le moyen le plus rapide de créer le contenu de votre guide. Si vous avez plus de 20 logements, contactez-nous à [email protected] pour en savoir plus sur notre service d'accompagnement à la prise en main.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mettre en correspondance les champs de données des logements et des réservations OwnerRez avec des champs personnalisés Touch Stay. Vous pouvez ensuite les insérer dans vos guides et dans vos messages aux voyageurs afin de les personnaliser pour chaque réservation.
Nous avons un article distinct qui explique comment mettre en correspondance et synchroniser les données des logements pour personnaliser davantage chaque guide.
Les données de réservation suivantes sont importées automatiquement avec chaque réservation : prénom et nom du voyageur, numéro de téléphone du voyageur*, adresse e-mail du voyageur*, dates d'arrivée et de départ, et heures d'arrivée et de départ.
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du voyageur : la disponibilité de ces deux informations dépend donc de la plateforme que le voyageur a utilisée pour effectuer sa réservation.
Ces champs OwnerRez sont également disponibles. Ils sont facultatifs : ils ne sont importés qu'une fois que vous les avez mis en correspondance avec un champ personnalisé Touch Stay :
Champs de réservation : ID, Adults (adultes), Children (enfants), Infants (bébés), Pets (animaux), Lock Code (code de la serrure), Form Key (clé de formulaire ; peut servir à créer des liens vers la page d'avis OwnerRez de chaque réservation — voir plus bas), Listing Site (site de l'annonce), Notes, Guest Full Name (nom complet du voyageur), Booking Date (date de réservation), Lease Link (lien du contrat de location), Total Rent (loyer total), Total Surcharge (supplément total), Total Tax (taxe totale), Total Guests (nombre total de voyageurs)
Champs de logement : Number of Bedrooms (nombre de chambres), Number of Bathrooms (nombre de salles de bain), Property URL (URL du logement)
Les définitions de champs personnalisés que vous avez créées dans OwnerRez peuvent aussi apparaître dans la liste.
Pour relier l'un de ces champs, accédez à l'onglet Mapper les données (Map data) de la page Intégrations et cliquez sur Ajouter une correspondance (Add new mapping).
Vous pouvez alors sélectionner le champ de données OwnerRez à relier. Choisissez un champ personnalisé existant ou créez-en un nouveau en lui donnant un nom et, si vous le souhaitez, une valeur de remplacement. Les valeurs de remplacement s'affichent à la place du code de champ lorsque la donnée correspondante est manquante — consultez Tout savoir sur les codes de champ pour en savoir plus sur les codes de champ.
Une fois les champs personnalisés créés, les futures réservations synchronisées depuis OwnerRez auront automatiquement les données correspondantes renseignées pour la réservation (fiche d'invitation), et vous pourrez les utiliser dans les modèles de messages du Centre de messages et dans le contenu de vos guides.
Étape 6. Synchroniser les réservations
Accédez à l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations) de la page Intégrations (dans l'ancien Hub, l'onglet porte le même nom).
Choisissez d'importer toutes vos réservations futures ou uniquement les nouvelles. Si vous débutez avec Touch Stay, choisissez Toutes les réservations (All reservations). Si vous utilisiez déjà la messagerie Touch Stay avant de connecter votre compte OwnerRez, mieux vaut choisir Nouvelles réservations uniquement (New reservations only) afin d'éviter l'importation de réservations en double.
Si vous souhaitez que Touch Stay renvoie les liens des guides vers OwnerRez, configurez-le dès maintenant — voir l'étape 7.
Sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher — la case Tout sélectionner (Select all) se trouve en haut, à côté du bouton Synchroniser la sélection (Sync Selected) — puis cliquez sur Synchroniser la sélection.
Étape 7. Options de partage du guide
Grâce aux étapes ci-dessous, vous pouvez créer dans OwnerRez un champ personnalisé qui se remplit automatiquement avec le lien vers chacun de vos guides. Vous pouvez ensuite ajouter ce champ personnalisé à vos messages OwnerRez pour que vos voyageurs reçoivent le guide correspondant à leur séjour.
Étape 1. Créer dans OwnerRez le champ personnalisé qui stockera le lien vers votre guide
Dans votre compte OwnerRez, accédez à la page Settings (paramètres) dans la barre de navigation, puis faites défiler jusqu'à Custom Field Definitions (définitions de champs personnalisés), dans la section Workflow & Devices (flux de travail et appareils). Cliquez sur + Create Field Definition (créer une définition de champ).
Assurez-vous que le champ Type est défini sur Booking (réservation), puis donnez à votre définition de champ un Name (nom) et un Merge Code (code de fusion), et cliquez sur Save (enregistrer).
Étape 2. Dans Touch Stay, choisir le champ et activer la synchronisation.
Dans l'onglet Synchroniser les réservations, réglez Envoyer les liens à OwnerRez (Send links to OwnerRez) sur Oui (Yes), puis choisissez dans le menu déroulant le champ personnalisé OwnerRez créé à l'étape 1 ci-dessus. Sélectionnez les guides à synchroniser et cliquez sur Synchroniser la sélection. Pour les guides déjà synchronisés, cliquez sur Resynchroniser les guides (Resync Guides) lorsque ce bouton apparaît, afin d'appliquer la modification.
ℹ️ Lorsque l'option Envoyer les liens à OwnerRez est réglée sur Oui, les réservations sans adresse e-mail ni numéro de téléphone du voyageur sont aussi ajoutées sous forme d'invitations par lien uniquement : elles reçoivent donc quand même un lien vers le guide que vous pouvez partager via OwnerRez.
Étape 3. Ajouter le champ personnalisé contenant le lien vers votre guide à tous les modèles de messages concernés dans OwnerRez.
Où que vous placiez ce champ personnalisé dans un modèle de message OwnerRez, il sera remplacé par le lien vers votre guide Touch Stay lors de l'envoi du message.
Astuce : si vous ajoutez votre champ personnalisé à un lien dans votre modèle de message OwnerRez, vous obtiendrez un lien cliquable vers votre guide Touch Stay dans votre message OwnerRez. Pour cela, copiez d'abord votre champ personnalisé, puis utilisez l'icône de lien de la barre d'outils du modèle de message OwnerRez. Pour le type de lien, sélectionnez Custom Web address (adresse web personnalisée), puis collez votre champ personnalisé dans la zone URL.
Contactez l'assistance OwnerRez si vous avez besoin d'aide pour créer des modèles de messages et utiliser les définitions de champs personnalisés dans OwnerRez.
ATTENTION – à propos du délai d'envoi des messages OwnerRez : il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans OwnerRez et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le transmettent. Nous vous recommandons donc de NE PAS ajouter le champ personnalisé du lien vers votre guide Touch Stay aux messages OwnerRez envoyés dès la réception de la réservation. Nous vous conseillons plutôt d'envoyer le lendemain un message dédié, qui présente à vos voyageurs tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Comment ajouter des liens d'avis OwnerRez à votre guide ou à vos modèles de messages
OwnerRez propose aussi une page d'avis unique pour chaque réservation, et vous pouvez ajouter des liens vers ces pages dans votre guide ou dans vos modèles de messages du Centre de messages. La première étape consiste à créer un code de champ personnalisé qui contiendra le jeton unique d'OwnerRez. Il s'appelle Form Key dans OwnerRez, et c'est l'un des champs que vous pouvez mettre en correspondance avec un code de champ personnalisé Touch Stay.
Accédez à l'onglet Mapper les données de la page Intégrations et cliquez sur Ajouter une correspondance. Dans le menu déroulant des champs OwnerRez, choisissez Form Key. Donnez ensuite à votre code de champ personnalisé un nom tel que review_id, puis enregistrez.
Vous devez maintenant créer le lien et y insérer le code de champ personnalisé, avec un élément fixe issu du raccourcisseur de liens d'OwnerRez. La procédure est la même, que vous ajoutiez le lien au contenu d'un sujet ou à un modèle de message du Centre de messages. Utilisez l'icône de lien de la barre d'outils de la zone de saisie et, dans la zone URL, saisissez ce qui suit – notez que l'élément review_id doit correspondre exactement au nom que vous avez choisi pour votre champ personnalisé à la première étape :
Comment resynchroniser les réservations après avoir modifié des paramètres
Si vous modifiez un paramètre de l'onglet Synchroniser les réservations alors que des guides sont déjà synchronisés, utilisez Resynchroniser les guides pour leur appliquer la modification.
Accédez à l'onglet Synchroniser les réservations de la page Intégrations (dans l'ancien Hub, l'onglet porte le même nom).
Modifiez un paramètre, par exemple Option de synchronisation (Sync option) ou Envoyer les liens à OwnerRez. Si au moins un guide est déjà synchronisé, le bouton Resynchroniser les guides apparaît.
Cliquez sur Resynchroniser les guides. L'action s'applique à tous les guides déjà synchronisés.
La suite dépend de votre Option de synchronisation :
Toutes les réservations : Touch Stay importe à nouveau vos réservations futures pour les guides synchronisés. Une barre de progression s'affiche pendant l'opération. Cela peut prendre un certain temps, et vous pouvez revenir plus tard.
Nouvelles réservations uniquement : Touch Stay enregistre vos paramètres mais ne lance pas de nouvelle importation.
Le bouton Paramètres des invitations (Invitation settings) figure toujours dans cet onglet. Il ouvre Modifier les valeurs par défaut des invitations (Edit Invitation Defaults), où vous définissez le Délai par défaut (Default Lead Time) et Autoriser l'accès après la date de départ par défaut (Default Allow Access after Departure Date) pour les invitations créées à partir de vos réservations synchronisées. Cliquez sur Envoyer (Submit) pour enregistrer.
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