Touch Stay s'intègre à Tokeet pour importer vos locations, puis automatiser l'envoi des invitations pour les réservations confirmées.
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Suivez les étapes suivantes à l'aide des onglets de cette page pour terminer l'intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes Touch Stay et Tokeet
Tout d'abord, vous devez autoriser votre compte Touch Stay auprès de Tokeet. Accédez à la page Integrations (Intégrations) dans votre compte Touch Stay, rendez-vous dans l'onglet Partners (Partenaires) et cliquez sur Connect (Connecter) sous le logo Tokeet. Vous serez redirigé(e) vers Tokeet où vous pourrez confirmer l'autorisation d'accès à Touch Stay.
Étape 2. Faites correspondre les locations Tokeet
Une fois l'autorisation accordée, accédez à l'onglet Match (Correspondance) pour associer les guides Touch Stay existants à vos locations Tokeet. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner la location Tokeet correcte pour chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur « Match Selected » (Faire correspondre la sélection). Si vous n'avez rien à faire correspondre, passez simplement à l'onglet Import (Importer).
Étape 3. Importez les locations Tokeet
S'il vous reste des unités Tokeet non mises en correspondance, accédez à l'onglet Import (Importer) pour les importer dans Touch Stay. Cochez simplement celles que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton « Import Selected » (Importer la sélection).
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de la location
Adresse de la location
Chaque unité importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Terminez la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
La mise en correspondance ou l'importation des annonces ne déclenchera pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Tokeet ; c'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les réservations avec Tokeet.
Si vous débutez avec Touch Stay, consultez la page Getting Started (Bien démarrer) pour des astuces et conseils sur la manière la plus rapide de construire le contenu de votre livret d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez faire correspondre les champs de données de location et de réservation Tokeet aux champs personnalisés ou aux personnalisations de topic de Touch Stay. Ceux-ci peuvent ensuite être insérés dans les guides et les messages aux invités afin de les personnaliser pour chaque réservation. Les paragraphes suivants expliquent comment faire correspondre et synchroniser les données de réservation Tokeet avec vos champs personnalisés ou vos personnalisations de topic.
Les champs de données de réservation Tokeet suivants seront automatiquement mis en correspondance avec des codes de champ standard dans votre compte Touch Stay :
Prénom de l'invité (type de donnée : Texte)
Nom de l'invité (type de donnée : Texte)
Date d'arrivée (type de donnée : Nombre)
Date de départ (type de donnée : Nombre)
Numéro de téléphone de contact de l'invité* (type de donnée : Nombre)
Adresse e-mail de contact de l'invité* (type de donnée : Texte)
* Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'invité ; la disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par l'invité pour effectuer sa réservation.
Les champs de données de réservation Tokeet suivants sont également disponibles via l'intégration. Ils sont facultatifs et peuvent être mis en correspondance manuellement avec un champ personnalisé Touch Stay :
Heure d'arrivée de la réservation (type de donnée : Texte)
Heure de départ de la réservation (type de donnée : Texte)
Nombre d'adultes (type de donnée : Nombre)
Nombre d'enfants (type de donnée : Nombre)
Pour connecter l'un de ces champs de données facultatifs à des champs personnalisés Touch Stay, accédez à Integrations > Map data (Intégrations > Correspondance des données) et cliquez sur le bouton « +Add new mapping » (+ Ajouter une nouvelle correspondance).
À partir d'ici, vous pouvez sélectionner le champ de données Tokeet à connecter. Choisissez un champ personnalisé existant ou créez-en un nouveau en lui donnant un nom et une éventuelle valeur de remplacement. Les valeurs de remplacement sont utilisées en cas de données manquantes lors de l'utilisation du code de champ ; consultez cet article pour plus de détails sur les codes de champ.
Une fois les champs personnalisés créés, toutes les futures réservations synchronisées depuis Tokeet auront automatiquement les données correspondantes renseignées pour la réservation (enregistrement d'invitation), qui pourront être utilisées dans les modèles de message Memo et le contenu du guide.
Étape 6. Options de partage du guide
Il existe deux principales façons d'envoyer le lien de votre guide aux invités.
Pour partager automatiquement un lien de guide traçable pour chaque réservation, vous pouvez envoyer des e-mails ou des SMS aux invités via Memo, l'outil de messagerie de Touch Stay. Les réservations provenant de Tokeet suivront alors le flux de messages que vous avez configuré, ainsi que les paramètres par défaut définis par les modèles que vous créez.
Consultez les articles d'aide sur Memo pour savoir comment ajouter des modèles de message et créer un parcours de notification pour vos invités.
Si vous utilisez la boîte de réception de messages Tokeet pour communiquer avec vos invités, vous pouvez copier-coller le lien de guide correspondant dans vos modèles de message Tokeet à l'aide du lien Quick Share que vous pouvez copier depuis l'onglet Invite & Share (Inviter et partager) de la page Guides :
Étape 7. Synchronisez les réservations
Si vous avez choisi de partager votre guide via Memo, la dernière étape consiste à synchroniser les réservations Tokeet avec votre compte Touch Stay afin de terminer l'intégration et d'automatiser l'envoi du lien du guide à vos invités.
Vous pouvez ici choisir d'importer toutes vos réservations existantes ou uniquement les nouvelles réservations.
Si vous débutez avec Touch Stay et n'utilisez pas l'outil de messagerie Memo, choisissez « All bookings » (Toutes les réservations).
Si vous utilisez déjà l'outil de messagerie Memo, choisissez « New bookings only » (Nouvelles réservations uniquement) afin d'éviter l'envoi de messages Memo en double pour les réservations existantes.
Si vous avez sélectionné « All bookings » (Toutes les réservations), toutes les réservations existantes provenant de Tokeet seront désormais importées et généreront des invitations, ainsi que la planification de messages par e-mail ou SMS en fonction des détails de la réservation et de vos modèles de message Touch Stay. Toutes les futures réservations pour les locations Tokeet mises en correspondance avec des guides Touch Stay dont la synchronisation est active seront également importées automatiquement.
Pour terminer cette étape, accédez à Integrations > Sync bookings (Intégrations > Synchroniser les réservations) et sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher. Utilisez l'option « Select all » (Tout sélectionner) pour tout sélectionner en une seule fois. Cliquez sur « Sync selected » (Synchroniser la sélection).
