La Collecte de contenu de Touch Stay est une fonctionnalité avancée qui aide les gestionnaires de logements à obtenir des informations sur les logements qu'ils gèrent, directement auprès des propriétaires. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité dans votre compte, contactez l'assistance, qui l'activera pour vous gratuitement. Remarque : pour l'instant, la Collecte de contenu n'est disponible qu'en anglais.

Table des matières :

Les formulaires de Collecte de contenu sont créés lorsqu'un modèle de formulaire est appliqué à un guide. Le modèle contient les champs personnalisés ou les sujets pour lesquels le propriétaire doit fournir des informations et, une fois approuvés, ceux-ci mettront à jour le guide auquel le formulaire est destiné.

Avant de pouvoir créer un formulaire de Collecte de contenu, vous devez d'abord avoir créé un modèle. Si ce n'est pas encore fait, cet article explique comment créer des modèles de Collecte de contenu.

Si vous prévoyez d'envoyer le lien vers les formulaires depuis Touch Stay, vous devrez avoir créé une invite par e-mail et ajouté les coordonnées du propriétaire (nom et adresse e-mail) à la fiche du guide (ou au moins les avoir sous la main lors de la création des formulaires). Cet article explique comment créer des invites par e-mail.

Vous pouvez mettre à jour les coordonnées du propriétaire de chaque guide depuis l'onglet Détails du guide (Guide Details) ou, si vous avez de nombreux propriétaires, nous pouvons les importer en masse pour vous : contactez l'assistance pour obtenir de l'aide.

Pour créer des formulaires, accédez à la page Collecte de contenu depuis le menu latéral principal, puis à l'onglet Formulaires (Forms). Vous pouvez y créer un seul formulaire, pour un seul guide, ou en créer en masse pour plusieurs guides à la fois.

Cliquez sur le bouton + Créer un formulaire (+ Create form), puis sélectionnez le guide concerné. Si vous avez ajouté les coordonnées du propriétaire à la fiche du guide, elles s'affichent alors à l'écran. Vous pouvez les ajouter ou les modifier ici si nécessaire, ou les ignorer si vous prévoyez d'envoyer les liens des formulaires depuis votre propre CRM.

Choisissez ensuite le modèle de Collecte de contenu à utiliser et, si vous prévoyez d'envoyer le formulaire au propriétaire depuis Touch Stay, l'invite par e-mail. Quand tout est prêt, cliquez sur Créer et envoyer (Create & Send). Un formulaire est alors généré pour le guide choisi, à partir du modèle choisi, et si une invite a été ajoutée, l'e-mail est également envoyé automatiquement.

Cliquez sur le bouton Actions groupées (Bulk actions), puis sur Créer des formulaires (Create forms). Sélectionnez le modèle à utiliser et l'invite éventuelle, puis cochez les cases des guides pour lesquels vous souhaitez créer des formulaires. Une option Tout sélectionner (Select all) est disponible, ou vous pouvez rechercher des guides précis avec l'option de recherche. Quand tout est prêt, cliquez sur Créer et envoyer. Des formulaires sont alors générés pour tous les guides choisis, à partir du modèle choisi, et si une invite a été ajoutée, les e-mails sont également envoyés automatiquement.

Remarque : si vous prévoyez d'utiliser des invites par e-mail, vérifiez que toutes les adresses e-mail des propriétaires ont été ajoutées avant de créer des formulaires en masse.

De retour dans l'onglet Formulaires, le tableau affiche les formulaires que vous avez créés et leur statut. Utilisez le menu à 3 points de chaque formulaire pour consulter les formulaires remplis par vos propriétaires et l'historique des invites par e-mail qui leur ont été envoyées. Vous pouvez aussi copier le lien d'un formulaire depuis l'option du menu à 3 points, ce qui vous permet de voir exactement à quoi ressemble le formulaire lorsque le propriétaire l'ouvre.

Si l'un de vos modèles de formulaire est configuré pour exiger votre approbation avant la mise en ligne du contenu, vous pouvez examiner et approuver les formulaires depuis cet onglet. Vous trouverez plus de détails sur l'examen et l'approbation des formulaires soumis dans cet article.

Les statuts possibles d'un formulaire sont les suivants :

L'archivage retire un formulaire ou un modèle de votre liste habituelle sans le supprimer. Vous pouvez le réactiver à tout moment.

Dans l'onglet Formulaires, ouvrez le menu à 3 points du formulaire et cliquez sur Archiver le formulaire (Archive form).

Par défaut, le tableau des formulaires n'affiche que les formulaires actifs. Pour voir les formulaires archivés, ouvrez le filtre en haut de la dernière colonne du tableau et choisissez Archivé (Archived). Ouvrez ensuite le menu à 3 points du formulaire et cliquez sur Activer le formulaire (Activate form). Choisissez Effacer le filtre (Clear Filter) pour voir ensemble les formulaires actifs et archivés.

Tant qu'un formulaire est archivé :

Dans l'onglet Modèles (Templates), ouvrez le menu à 3 points du modèle et cliquez sur Archiver (Archive).

Par défaut, le tableau des modèles n'affiche que les modèles actifs. Pour voir les modèles archivés, ouvrez le filtre en haut de la dernière colonne du tableau et choisissez Filtrer par : Archivés (Filter by: Archived). Ouvrez ensuite le menu à 3 points du modèle et cliquez sur Activer (Activate). Choisissez Effacer le filtre pour voir tous les modèles.

Un modèle archivé n'apparaît plus dans la liste des modèles lorsque vous créez un formulaire, que vous créiez un seul formulaire ou des formulaires en masse. Les formulaires déjà créés à partir de ce modèle ne sont pas archivés. Vous pouvez les archiver séparément depuis l'onglet Formulaires.

Vous pouvez télécharger en masse les liens de vos formulaires avec l'option Téléchargements située au-dessus du tableau des formulaires. Cliquez sur le bouton, puis choisissez le format csv ou xlsx.

Un fichier est alors généré dans le format choisi, avec tous les liens des formulaires ainsi que les noms des guides et des modèles. Vous pouvez ensuite l'importer dans un CRM ou un outil similaire pour envoyer les liens aux propriétaires.

Notre assistant IA Fin est disponible 24 h/24, 7 j/7 et répond généralement en moins de 10 secondes. Si Fin ne parvient pas à résoudre votre problème, notre équipe d'assistance prendra votre demande en charge.

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