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La Collecte de contenu de Touch Stay est une fonctionnalité avancée qui aide les gestionnaires de locations à obtenir des informations sur les logements qu'ils gèrent, directement auprès de leurs propriétaires. Si vous souhaitez l'utiliser dans votre compte, contactez l'assistance, qui l'activera pour vous (gratuitement).

Cette fonctionnalité vous permet d'attribuer à vos propriétaires des sections de votre guide, sous forme de champs personnalisés ou de sujets, puis de leur envoyer un formulaire à remplir en ligne. Une fois soumises par le propriétaire, les informations fournies peuvent mettre à jour le guide, soit immédiatement, soit après votre relecture.

Remarque : pour le moment, la fonctionnalité Collecte de contenu n'est disponible qu'en anglais.

Les informations que vous pouvez demander à vos propriétaires peuvent prendre la forme de texte, de photos et de vidéos. Concrètement, vous leur demandez de renseigner des champs personnalisés ou des sujets. Toutes les informations déjà présentes dans le guide sont affichées au propriétaire dans le formulaire : il lui suffit alors de les confirmer ou d'ajuster le contenu existant. Vous pouvez ainsi préremplir un maximum d'informations pour alléger la charge de vos propriétaires, tout en leur laissant la possibilité d'en ajouter autant qu'ils le jugent utile. Vos propriétaires pourront aussi mettre à jour leurs informations à tout moment, par exemple si leur mot de passe Wi-Fi change ou s'ils remplacent un appareil.

Les champs personnalisés sont parfaits pour les informations courtes et essentielles, comme les mots de passe Wi-Fi, les codes de portail ou les jours de collecte des ordures. Vous trouverez plus de détails sur l'utilisation des champs personnalisés dans cet article. Si vous voulez demander à vos propriétaires de renseigner des champs personnalisés, ceux-ci doivent d'abord être créés et placés aux bons endroits dans le contenu de votre guide.

Si vous avez besoin de réponses pour des sections facultatives, qui peuvent s'étendre sur plusieurs paragraphes ou nécessiter des photos et des vidéos, les sujets sont le meilleur choix. Ils conviennent surtout aux informations sur les appareils et les équipements du logement. Lorsque le propriétaire renseigne les informations d'un sujet, cela crée ou met à jour une personnalisation de ce sujet. Si vous prévoyez de collecter des informations sur des sujets auprès de vos propriétaires, créez d'abord ces sujets dans le Centre de contenus. Tout contenu que vous ajoutez au sujet dans le Centre de contenus devient le contenu de départ du propriétaire. Vous pouvez ainsi préremplir le contenu dans le style ou la structure de votre choix, et le propriétaire n'a plus qu'à compléter les parties concernées. Par exemple, vous pouvez créer un sujet sur la marche à suivre en cas de coupure de courant, avec un simple espace réservé pour l'emplacement du tableau électrique (fusibles ou disjoncteur différentiel).

La fonctionnalité Collecte de contenu repose sur 2 composants essentiels (modèles et formulaires) et 1 composant facultatif (invites par e-mail). Au final, vous créez un formulaire en ligne que vos propriétaires remplissent avec les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez ensuite envoyer ce formulaire à vos propriétaires, soit par un e-mail de Touch Stay, soit en téléchargeant les liens des formulaires pour les envoyer depuis votre propre CRM (ou un système similaire).

Les modèles définissent la mise en page et le contenu du formulaire que vos propriétaires rempliront. Lors de la création du modèle, vous choisissez les champs personnalisés ou les sujets que vos propriétaires doivent renseigner. Vous pouvez définir si chaque section est obligatoire ou facultative, et modifier les questions et les instructions de chaque section. Vous trouverez une explication complète sur la création de modèles de collecte de contenu dans cet article.

Un formulaire est créé lorsqu'un modèle est appliqué à un guide pour générer un formulaire en ligne. Les réponses à chaque section du formulaire mettent ensuite à jour les informations du guide choisi. Vous pouvez créer les formulaires un par un ou en masse. Chaque guide peut avoir plusieurs formulaires si vous créez différents modèles, mais vous ne pouvez avoir qu'un seul formulaire par guide et par modèle. Vous trouverez une explication complète sur la création de formulaires de collecte de contenu dans cet article.

Les invites par e-mail sont en fait des modèles d'e-mail que vous pouvez utiliser pour partager vos formulaires avec vos propriétaires. Elles sont facultatives : vous avez peut-être déjà un CRM, ou un outil similaire, que vous utilisez pour communiquer avec vos propriétaires et que vous préférez utiliser à la place. Vous trouverez une explication complète sur la création et l'utilisation des invites par e-mail dans cet article.

Lorsque vos propriétaires ouvrent le lien du formulaire, ils voient d'abord l'introduction de votre formulaire et la liste des sections à remplir, comme dans cette capture d'écran d'exemple :

Le propriétaire peut ensuite utiliser le bouton Commencer le formulaire (Start form) pour passer en revue chaque section.

Les champs personnalisés se présentent sous forme de simples zones de saisie de texte :

Les sujets, eux, permettent au propriétaire de mettre le texte en forme et d'y inclure des photos ou des vidéos. Ils proposent aussi un aperçu du rendu du contenu ajouté sur un appareil mobile, dans leur guide. La progression s'affiche en haut de l'écran au fil des sections.

Une fois toutes les sections remplies, le propriétaire revient à l'écran initial, où chaque section apparaît désormais comme terminée et où un bouton Terminer le formulaire (Finish form) permet de soumettre toutes les réponses.

Une fois le formulaire terminé, les réponses sont envoyées et, selon les paramètres du modèle, soit elles mettent immédiatement le guide à jour, soit elles sont mises en attente de votre relecture et de votre approbation finale, après quoi le contenu est mis à jour dans le guide.

Dès que le formulaire est approuvé, automatiquement ou après votre relecture, une nouvelle version du formulaire est générée et le propriétaire peut la remplir et la soumettre à nouveau. Cette nouvelle version affiche la version actuelle des réponses comme contenu de départ : vos propriétaires n'auront donc jamais qu'à modifier leur contenu précédent, sans repartir de zéro à chaque fois.

Vous pouvez consulter le statut actuel de n'importe quel formulaire et l'historique de ses versions précédentes dans le tableau des formulaires de l'onglet Formulaires (Forms).

Pour les sections facultatives, la réponse de vos propriétaires à la question de qualification peut influer sur la visibilité du sujet dans le guide concerné par le formulaire. Cela vous permet de vous assurer que les sujets sans pertinence pour un logement donné n'apparaissent pas dans les guides lorsqu'il n'y a aucun contenu à afficher. Par exemple, vous pouvez avoir un sujet « Jacuzzi » alors que tous vos propriétaires n'en ont pas dans leur logement. Dans votre modèle, vous rendriez cette section facultative, avec une question de qualification telle que « Votre logement dispose-t-il d'un jacuzzi ? ». Si un propriétaire répond « Oui », l'approbation de ce formulaire réglera le paramètre de visibilité du sujet « Jacuzzi » de ce guide sur Toujours afficher le sujet (Always show topic). S'il répond « Non », le paramètre de visibilité sera réglé sur Suivre l'étiquette (Follow tag) et toute personnalisation de ce sujet pour ce guide sera supprimée. Si vous n'avez activé aucune étiquette pour le sujet « Jacuzzi » dans le Centre de contenus, ce sujet n'apparaîtra pas dans les guides où le propriétaire a répondu « Non » à la question de qualification.

Notre assistant IA Fin est disponible 24 h/24, 7 j/7 et répond généralement en moins de 10 secondes. Si Fin ne parvient pas à résoudre votre problème, notre équipe d'assistance prendra votre demande en charge.

Vous pouvez aussi contacter notre équipe à [email protected] ou envoyer un ticket depuis votre compte Touch Stay, nous serons ravis de vous aider.