La Collecte de contenu de Touch Stay est une fonctionnalité avancée qui aide les gestionnaires de logements à obtenir des informations sur les logements qu'ils gèrent, directement auprès des propriétaires. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité dans votre compte, contactez l'assistance, qui l'activera pour vous gratuitement. Remarque : pour l'instant, la Collecte de contenu n'est disponible qu'en anglais.

Cet article explique comment créer des modèles de formulaires dans l'outil de Collecte de contenu.

Table des matières :

Les modèles servent de base aux formulaires que vos propriétaires rempliront pour vous fournir les informations dont vous avez besoin sur leur logement. Chaque formulaire commence par une introduction, puis vous pouvez ajouter des sections pour chaque champ personnalisé ou sujet que le propriétaire doit compléter.

Pour créer des modèles, accédez à la page Collecte de contenu depuis le menu latéral principal, puis à l'onglet Modèles (Templates). Cliquez sur le bouton + Ajouter un modèle (+ Add template) et donnez un nom à votre modèle. Ce nom est réservé à votre usage interne : il n'apparaît pas sur le formulaire que voient vos propriétaires.

Ce paramètre vous permet de décider si les réponses de vos propriétaires mettent à jour le guide dès que le formulaire est rempli, ou si elles doivent être mises en attente pour que vous les vérifiiez et les approuviez. Si vous sélectionnez Oui (Yes), les formulaires remplis ne mettront pas à jour le guide tant qu'ils n'auront pas été vérifiés et approuvés. Pendant la vérification, vous pouvez modifier le contenu pour apporter de petites corrections, par exemple de grammaire ou de ton. Vos propriétaires peuvent aussi modifier le contenu en cliquant sur le lien de leur formulaire et en mettant à jour leurs réponses.

Dès que le formulaire est approuvé (automatiquement ou manuellement), le guide est mis à jour, le contenu de cette version est verrouillé et une nouvelle version du formulaire est générée la prochaine fois que le lien du formulaire est ouvert. La nouvelle version affiche au propriétaire le contenu actuel du guide : il n'a donc qu'à modifier ce contenu.

Le Texte d’introduction (Introductory text) est une zone de texte qui sert à expliquer brièvement à vos propriétaires pourquoi vous avez besoin qu'ils remplissent le formulaire, ce qu'ils doivent faire et qui contacter en cas de question. Cette section peut contenir des codes de champ dans le texte, par exemple pour leur prénom avec {{owner_first_name}} ou un lien vers leur guide avec {{quick_share_link}} : vous trouverez la liste complète des codes de champ dans l'option habituelle de la barre d'outils. Vous pouvez facilement modifier cette section une fois le formulaire en ligne, si vous devez ajuster l'explication ou les instructions données à vos propriétaires.

⚠️ Si vous avez copié un code de champ précédé d'un # depuis une ancienne version de cet article, supprimez le #. Sinon, le # s'affiche tel quel sur le formulaire.

L'introduction s'affiche lorsque le propriétaire clique pour la première fois sur le lien du formulaire, au-dessus de la liste des sections à compléter.

Vous devez maintenant ajouter à vos formulaires les sections que vos propriétaires doivent compléter. Il s'agit soit de champs personnalisés, soit de personnalisations de sujets, et le champ personnalisé ou le sujet concerné doit déjà avoir été créé pour pouvoir être sélectionné ici.

Une fois votre choix fait, vous pouvez décider si tous vos propriétaires doivent obligatoirement fournir cette information ou si la section est facultative. Si elle est facultative (non obligatoire), vous ajoutez à la section une question préalable : si le propriétaire répond Yes (oui), il devra saisir des informations pour cette section ; s'il répond No (non), il pourra la passer.

Si cette option est choisie, le Libellé de la question (Question label) est le texte présenté au propriétaire pour cette section, qui lui demande de confirmer s'il doit la compléter. Par défaut, il reprend une valeur basée sur le nom de votre champ personnalisé ou de votre sujet, mais selon ce nom, vous devrez peut-être l'ajuster légèrement pour que vos propriétaires comprennent mieux ce que vous leur demandez.

Le Libellé de l’instruction (Instruction label) est le texte placé au-dessus de la zone de saisie du contenu ; il sert à décrire ce que vous attendez d'eux dans cette section. Lui aussi reprend par défaut une valeur basée sur le nom de votre champ personnalisé ou de votre sujet, mais là encore, selon ce nom, vous devrez peut-être l'ajuster légèrement pour que vos propriétaires comprennent mieux ce dont vous avez besoin dans cette section.

Les champs personnalisés sont parfaits pour les informations courtes et essentielles, comme les mots de passe Wi-Fi, les codes du portail ou les jours de collecte des ordures. Sur le formulaire final, le propriétaire saisit ses informations dans une simple zone de texte.

Les sujets conviennent surtout aux informations sur les appareils et équipements du logement, qui ne sont pas forcément présents dans tous les logements. La visibilité des sujets peut être définie pour chaque guide : vous pouvez donc masquer des sections d'un guide si l'équipement en question n'existe pas dans ce logement. Consultez le paragraphe ci-dessous pour une explication plus détaillée de la visibilité des sujets.

Sur le formulaire final, le propriétaire dispose d'une zone de texte enrichi, avec une barre d'outils d'icônes de mise en forme et la possibilité d'ajouter des images ou des vidéos au texte.

Un aperçu montre aussi à quoi ressemblera son contenu dans le guide sur un appareil mobile.

Le contenu de départ de la zone de saisie est le contenu déjà présent dans le guide pour ce sujet. Si c'est la première fois que la section est remplie, il s'agit du contenu de la version du sujet dans le Centre de contenus (Content Hub). Si une personnalisation du sujet existe déjà dans ce guide, c'est cette version qui sert de contenu de départ.

Pour les sections facultatives, la réponse de vos propriétaires à la question préalable peut modifier la visibilité de ce sujet dans le guide concerné par le formulaire. Cela vous permet de vous assurer que les sujets qui ne concernent pas un logement donné ne s'affichent pas dans les guides lorsqu'il n'y a aucun contenu à afficher. Par exemple, vous avez peut-être un sujet « Jacuzzi », mais tous vos propriétaires n'en ont pas un dans leur logement. Dans votre modèle, rendez cette section facultative, avec une question préalable comme « Votre logement dispose-t-il d'un jacuzzi ? ». Si un propriétaire répond Yes, une fois ce formulaire approuvé, le paramètre de visibilité du sujet « Jacuzzi » de ce guide passera à Toujours afficher le sujet (Always show topic). Si un propriétaire répond No, le paramètre de visibilité passera à Suivre l'étiquette (Follow tag). Si vous n'avez attribué aucune étiquette active au sujet « Jacuzzi » dans le Centre de contenus, ce sujet ne s'affichera pas dans les guides pour lesquels le propriétaire a répondu No à la question préalable.

⚠️ Si un propriétaire répond No (ou laisse le texte du sujet vide), l'approbation du formulaire supprime aussi toute personnalisation de ce sujet dans ce guide. Si le sujet s'affiche toujours dans le guide, il reprend le texte du Centre de contenus.

Le logo et les couleurs du formulaire proviennent des couleurs et du logo par défaut de votre compte (ou du modèle spécifique si vous avez plus d'un modèle). Le nom de l'entreprise est le nom de votre organisation, défini dans l'onglet Profil (Profile).

Votre modèle est prêt : vous pouvez maintenant créer un formulaire en appliquant ce modèle à un guide. Vous pouvez aussi envoyer le lien du formulaire à vos propriétaires par e-mail.

Consultez Comment créer des demandes par e-mail de Collecte de contenu pour savoir comment créer des demandes par e-mail.

Consultez Comment créer des formulaires de Collecte de contenu pour savoir comment créer des formulaires.

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