Connectez vos comptes Touch Stay et Hosthub pour importer les données des locations et des réservations Hosthub dans vos guides et partager plus facilement vos guides avec vos voyageurs.
Table des matières :
Étape 1. Connectez vos comptes
Pour commencer, vous aurez besoin de votre clé d'API Hosthub. Connectez-vous à votre compte Hosthub et allez dans Settings (Paramètres). Suivez les étapes ci-dessous pour générer votre clé d'API :
Cliquez sur Create new API Key (créer une clé d'API).
Donnez un nom à votre clé d'API (par exemple « Touch Stay »).
Cliquez sur l'icône de copie.
Ensuite, dans Touch Stay, allez dans Intégrations (Integrations) dans la barre latérale gauche, ouvrez l'onglet Partenaires (Partners) et cliquez sur Connecter (Connect) sous le logo Hosthub. Collez votre adresse e-mail Hosthub et votre clé d'API dans les champs E-mail Hosthub (Hosthub email) et Clé d'API Hosthub (Hosthub API key), puis cliquez sur Enregistrer (Save).
Étape 2. Associez les locations
Une fois l'autorisation effectuée, vous pouvez associer vos guides Touch Stay existants à vos locations Hosthub. Allez dans l'onglet Associer (Match) de la page Intégrations.
Utilisez les listes déroulantes pour sélectionner la bonne location Hosthub pour chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur Associer la sélection (Match Selected). Si aucun guide ne s'affiche à cette étape, vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importez les locations
S'il vous reste des locations Hosthub non associées, vous pouvez les importer dans Touch Stay.
Allez dans l'onglet Importer (Import) de la page Intégrations. Cochez celles que vous voulez importer et cliquez sur le bouton Importer la sélection (Import Selected).
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de la location
Adresse de la location
Photo de couverture
Chaque location importée crée un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finalisez la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Associer ou importer des locations ne lance pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Hosthub. C'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les réservations avec Hosthub.
Si vous débutez avec Touch Stay, consultez la page Premiers pas (Getting Started) pour découvrir des conseils et astuces qui vous aideront à créer rapidement le contenu de votre livret d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez faire correspondre des champs de données des réservations Hosthub à des champs personnalisés Touch Stay. Vous pouvez ensuite les insérer dans les guides et les messages aux voyageurs pour les personnaliser pour chaque réservation.
Les données de réservation Hosthub suivantes sont importées automatiquement avec chaque réservation :
Prénom du voyageur
Nom du voyageur
Date d'arrivée
Date de départ
Numéro de téléphone du voyageur*
Adresse e-mail du voyageur*
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du voyageur : la disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par le voyageur pour réserver.
Les champs de données de réservation Hosthub suivants sont également disponibles via l'intégration. Ils sont facultatifs et peuvent être associés manuellement à un champ personnalisé Touch Stay :
Meal Plan (formule de repas)
Smoking Preference (préférence fumeur : Smoking/Non-Smoking)
Notes (notes)
Number of Children (nombre d'enfants)
Number of Adults (nombre d'adultes)
Pour relier l'un de ces champs, allez dans l'onglet Mapper les données (Map data) de la page Intégrations et cliquez sur Ajouter une correspondance (Add new mapping).
Vous pouvez alors sélectionner le champ Hosthub à relier, choisir un nom pour le code de votre champ personnalisé et, si vous le souhaitez, saisir une valeur de remplacement. Les valeurs de remplacement sont utilisées lorsque des données manquent au moment où le code de champ est utilisé. Consultez Les codes de champ expliqués pour en savoir plus sur les codes de champ.
Une fois les champs personnalisés associés, les données pertinentes de toutes les futures réservations synchronisées depuis Hosthub seront automatiquement renseignées pour la réservation (dans l'invitation Touch Stay) et pourront être utilisées dans les modèles de message du Centre de messages (Message Hub) et dans le contenu du guide.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Une fois vos guides prêts, vous pouvez lancer la synchronisation avec Hosthub.
Allez dans l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations) de la page Intégrations (dans l'ancien Hub : Sync bookings).
Choisissez d'importer toutes vos réservations à venir ou uniquement les nouvelles :
Si vous débutez avec Touch Stay, choisissez Tous bookings (All bookings).
Si vous utilisiez déjà le Centre de messages, l'outil de messagerie voyageurs de Touch Stay, avant de connecter votre compte Hosthub, il vaut mieux choisir Nouvelles bookings uniquement (New bookings only) pour éviter d'importer des réservations en double.
Sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher — Tout sélectionner (Select all) se trouve en haut, à côté de Synchroniser la sélection (Sync Selected) — et cliquez sur Synchroniser la sélection.
Si vous avez sélectionné « Tous bookings », toutes vos réservations Hosthub à venir sont alors importées : elles génèrent des invitations et programment des messages par e-mail ou SMS en fonction des détails de chaque réservation et du calendrier d'envoi de vos modèles de message Touch Stay. Toutes les futures réservations des guides dont la synchronisation est active seront aussi importées automatiquement.
Étape 7. Partagez les liens des guides via Hosthub
Touch Stay met à disposition le lien unique de chaque réservation à l'adresse suivante :
Si vous utilisez le lien de guide Touch Stay par défaut :
Si vous utilisez un domaine personnalisé :
https://[votre domaine personnalisé]/guest/{hosthubBookingID}?source=hosthub
*Remarque : remplacez [votre domaine personnalisé] par votre propre domaine personnalisé.
Vous pouvez ensuite ajouter ce lien à n'importe quel modèle de message Hosthub et automatiser l'envoi du lien du guide via la boîte de réception unifiée de Hosthub.
Pour cela, allez dans Inbox > Scheduling (Boîte de réception > Planification) dans Hosthub, créez une nouvelle règle et ajoutez le lien au contenu du message.
Et voilà ! Il vous suffit de suivre ces étapes pour ajouter le lien à vos modèles de message Hosthub dans le cadre de vos échanges avec vos voyageurs.
Remarques :
À propos du moment d'envoi des messages Hosthub
Il y a un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Hosthub et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le renvoient. Nous vous recommandons donc de NE PAS configurer votre message pour qu'il soit envoyé avec l'option « Immediately after booking is created » (immédiatement après la création de la réservation).
Ajoutez plutôt un message environ 1 heure plus tard, ou le lendemain, consacré à présenter aux voyageurs tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous utilisez déjà le Centre de messages mais souhaitez désormais envoyer les liens via Hosthub, vous devez archiver les modèles de message concernés du Centre de messages. Ils ne seront ainsi plus ajoutés aux nouvelles réservations, et vous pourrez activer un nouveau flux de messages dans Hosthub. Notez que l'archivage des modèles de message n'a aucun effet sur les invitations existantes. Si vous voulez annuler des messages du Centre de messages déjà programmés, vous devez plutôt supprimer le modèle du Centre de messages.
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