Connectez vos comptes Touch Stay et Hosthub pour importer les données de location et de réservation Hosthub dans vos guides et faciliter le partage des guides avec vos invités.
Les étapes pour terminer votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Pour commencer, vous devrez récupérer votre clé API Hosthub. Connectez-vous à votre compte Hosthub et accédez à Paramètres. Suivez les étapes ci-dessous pour générer votre clé API :
Cliquez sur Créer une nouvelle clé API
Donnez un nom à votre clé API (par exemple « Touch Stay »)
Cliquez sur l'icône Copier.
Ensuite, connectez-vous à Touch Stay, accédez à Integrations (page des intégrations), puis cliquez sur Connect (bouton de connexion) sous le logo Hosthub. Collez votre e-mail Hosthub et votre clé API, puis cliquez sur Save (Enregistrer).
Étape 2. Associez les locations
Une fois l'autorisation effectuée, vous pouvez associer les guides Touch Stay existants à vos locations Hosthub. Accédez à l'onglet Match (onglet de correspondance) sur la page Integrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner la location Hosthub correspondant à chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur « Match Selected » (bouton de sélection des correspondances). Si vous ne voyez aucun guide à cette étape, vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importez les locations
S'il vous reste des locations Hosthub non associées, l'écran suivant vous permet de les importer dans Touch Stay.
Accédez à l'onglet Import (onglet d'importation) sur la page Integrations. Cochez celles que vous souhaitez importer, puis cliquez sur le bouton « Import Selected » (bouton d'importation de la sélection).
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de la location
Adresse de la location
Photo de couverture
Chaque location importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Terminez la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
L'association ou l'importation des locations ne démarre pas automatiquement la synchronisation des locations depuis Hosthub. C'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les locations avec Hosthub.
Si vous découvrez Touch Stay, consultez la page Getting Started (page de prise en main) pour des conseils et astuces sur la façon la plus rapide de construire le contenu de votre guide.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez associer les champs de données de location et de réservation Hosthub à des champs personnalisés Touch Stay ou à des personnalisations de topic (unité de contenu du guide) Touch Stay. Ceux-ci peuvent ensuite être insérés dans les guides et les messages aux invités afin de les personnaliser pour chaque location. Les paragraphes suivants expliquent comment associer et synchroniser les données de réservation Hosthub avec vos champs personnalisés ou vos personnalisations de topic.
Les champs de données de réservation Hosthub suivants seront automatiquement associés aux Field Codes (codes de champ) standards de votre compte Touch Stay :
First Name (Prénom) de l'invité
Surname (Nom) de l'invité
Arrival Date (date d'arrivée)
Departure Date (date de départ)
Numéro de téléphone de contact de l'invité*
Adresse e-mail de contact de l'invité*
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'invité. La disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par l'invité pour effectuer sa réservation.
Les champs de données de réservation Hosthub suivants sont également disponibles via l'intégration. Ils sont facultatifs et peuvent être associés manuellement à un champ personnalisé Touch Stay :
Plan de repas (type de donnée : Texte)
Préférence fumeur (Fumeur/Non-fumeur) (type de donnée : Texte)
Notes (type de donnée : Texte)
Heure d'arrivée (type de donnée : Texte)
Heure de départ (type de donnée : Texte)
Nombre d'enfants (type de donnée : Nombre)
Nombre d'adultes (type de donnée : Nombre)
Pour connecter l'un de ces champs à Touch Stay, rendez-vous dans l'onglet « Map data » (onglet de mise en correspondance des données) sur la page Integrations, puis cliquez sur le bouton « + Add new mapping » (bouton d'ajout d'une nouvelle correspondance).
À partir de là, vous pouvez sélectionner le champ Hosthub à connecter, choisir un nom pour votre Field Codes (codes de champ) personnalisé, et saisir une valeur de substitution. Les valeurs de substitution sont utilisées en cas de données manquantes lors de l'utilisation du Field Codes (codes de champ) ; consultez cet article pour plus de détails sur les Field Codes (codes de champ).
Une fois les champs personnalisés associés, toute réservation future synchronisée depuis Hosthub verra les données correspondantes automatiquement renseignées pour la réservation (sur l'invitation Touch Stay) et pourra être utilisée dans les modèles de messages Memo et le contenu des guides.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer la synchronisation avec Hosthub.
Accédez à l'onglet Sync bookings (onglet de synchronisation des réservations) sur la page Integrations. Sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher.
Utilisez l'option « Select All » (option de sélection totale) en haut à droite de la page pour tout sélectionner en une seule fois. Cliquez sur Sync selected (synchroniser la sélection) pour valider.
Ici, vous pouvez choisir d'importer toutes vos réservations futures ou de laisser Touch Stay importer uniquement les nouvelles réservations.
Si vous êtes nouveau sur Touch Stay, choisissez l'option « All bookings » (toutes les réservations)
Si vous utilisez déjà Memo, l'outil de messagerie des invités de Touch Stay, avant de connecter votre compte Hosthub, il est préférable de choisir l'option « New bookings only » (nouvelles réservations uniquement) pour éviter l'importation de réservations en double.
Ensuite, sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher (notez l'option « Select All » en bas à gauche) et cliquez sur Submit (Envoyer).
Si vous avez sélectionné « All bookings », toutes vos réservations à venir depuis Hosthub seront désormais importées et généreront des invitations, ainsi que la planification de messages e-mail ou SMS en fonction des détails de la réservation et des plannings de vos modèles de messages Touch Stay. Toutes les réservations futures des guides dont la synchronisation est active seront également importées automatiquement.
Étape 7. Partage des liens du guide via Hosthub
Touch Stay fournit le lien unique de chaque réservation comme suit :
Si vous utilisez le lien de guide Touch Stay par défaut :
Si vous utilisez un lien de domaine personnalisé :
https:///guest/{hosthubBookingID}?source=hosthub
*Remarque : remplacez par votre lien de domaine personnalisé.
Vous pouvez ensuite l'ajouter à n'importe quel modèle de message Hosthub et automatiser l'envoi du lien du guide via la boîte de réception unifiée de Hosthub.
Pour ce faire, accédez à Boîte de réception > Planification, créez une nouvelle règle et ajoutez le lien au contenu du message.
Et voilà ! Il vous suffit d'utiliser ce qui précède pour ajouter le lien à vos modèles de messages Hosthub dans le cadre de votre flux de communication avec vos invités.
Remarques :
Remarque concernant le moment d'envoi des messages Hosthub
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Hosthub et l'envoi en retour du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le retransmettent. Nous vous recommandons donc de NE PAS configurer l'envoi de votre message sur « Immédiatement après la création de la réservation ».
Nous recommandons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, voire le lendemain, consacré à présenter aux invités tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà Memo ?
Si vous utilisez déjà Memo mais souhaitez désormais passer par Hosthub pour envoyer les liens, vous devrez archiver les modèles de messages Memo concernés. Cela les empêche d'être ajoutés à toute nouvelle réservation à venir, et vous pouvez ensuite activer un nouveau flux de messages dans Hosthub. Notez que l'archivage des modèles de messages n'affecte aucune invitation existante. Si vous souhaitez annuler des messages Memo déjà programmés, vous devrez alors supprimer le modèle Memo à la place.