Vous pouvez importer un fichier CSV contenant les informations des utilisateurs de votre guide : réservations de voyageurs, participants à un événement, invités à un mariage ou toute autre personne qui utilise votre guide. Touch Stay crée une invitation pour chaque personne, ce qui vous permet de programmer des messages et de leur envoyer des liens uniques et traçables vers le guide via le Centre de messages (Message Hub), appelé Messagerie et chat (Messaging & Chat) dans la barre latérale du nouveau Hub.

Table des matières :

ℹ️ Qui peut importer des fichiers : vous devez avoir le rôle Propriétaire (Owner), Administrateur (Admin) ou Éditeur (Editor). Les utilisateurs ayant le rôle Lecteur (Viewer) peuvent uniquement consulter les fichiers importés précédemment.

Pour chaque utilisateur du guide que vous ajoutez, Touch Stay crée une invitation, qui sert à lui envoyer des e-mails ou des SMS. Les noms ci-dessous sont les libellés des champs que vous verrez sur l'écran de correspondance des champs.

Obligatoires dans votre fichier CSV :

Facultatifs :

Avant d'importer votre fichier CSV, configurez vos e-mails ou SMS à l'aide de nos modèles (ou créez les vôtres). Consultez Comment créer des modèles de messages avec le Centre de messages pour les instructions détaillées. Une fois le fichier CSV importé, une invitation est créée pour chaque utilisateur du guide et les messages sont envoyés selon votre calendrier d'envoi.

Chaque guide a besoin d'un ID d'import CSV (CSV Import ID) pour que les lignes de votre fichier soient associées au bon guide. Utilisez l'ID externe du logement (External Property ID) de votre système de réservation, ou votre propre ID.

Si vous avez un grand nombre de logements, écrivez à [email protected] et nous pourrons importer vos ID externes de logement en masse.

Accédez à Messagerie et chat → Invitations (ancien Hub : Centre de messages → Invitations) et cliquez sur Fichiers importés (Uploads) :

Cliquez sur Choisir un fichier (Choose file), sélectionnez le fichier CSV sur votre appareil et cliquez sur Envoyer (Submit).

ℹ️ Remarque : votre CSV peut contenir 100 lignes au maximum et ne doit pas dépasser 0,5 Mo. Si vous avez davantage de réservations à importer, importez-les en plusieurs fois.

Sur l'écran suivant, associez les champs Touch Stay aux colonnes correspondantes de votre fichier CSV. Vos choix sont enregistrés et remplis automatiquement la prochaine fois que vous importerez un CSV ayant la même structure.

ℹ️ Remarque : vous devez aussi sélectionner le format de date utilisé dans votre fichier CSV. Une fois prêt, cliquez sur Envoyer.

Vous verrez un tableau de vos données prêtes à être importées. Touch Stay les valide alors pour s'assurer que les invitations peuvent être créées. Pour ajuster la correspondance des champs, cliquez sur Retour (Back). Si tout est correct, cliquez sur Valider (Validate).

Les erreurs de validation s'affichent dans un tableau. Vous devez corriger chaque erreur, ou supprimer la ligne, avant de pouvoir importer le fichier. Si votre fichier ne contient aucune erreur, vous passerez directement à l'écran d'import final de l'étape 5.

Cliquez sur les icônes d'avertissement pour voir le message d'erreur détaillé. Vous pouvez corriger les données directement dans le tableau, ou cliquer sur le numéro de ligne pour marquer une ligne à supprimer. Consultez Erreurs courantes et comment les résoudre ci-dessous.

Lorsque vous êtes prêt à relancer la validation et/ou à supprimer les lignes marquées, cliquez sur Mettre à jour (Update). Une fois toutes les erreurs corrigées ou supprimées, vous accéderez à l'écran d'import final.

Une fois la validation réussie, vous verrez un tableau final de vos données. Cliquez sur Importer les données (Import Data) : Touch Stay créera les invitations et déclenchera vos messages selon le calendrier que vous avez défini.

⚠️ Important : les lignes sont importées une par une. Si l'import s'arrête en cours de route à cause d'une erreur, les invitations des lignes précédant l'erreur ont déjà été créées, et leurs messages programmés peuvent commencer à être envoyés. Vérifiez Invitations avant d'importer à nouveau le même fichier, afin que les voyageurs ne reçoivent pas d'invitations en double.

Pour voir les invitations créées à partir du fichier importé, accédez à Messagerie et chat → Invitations. Le nombre de consultations du guide pour chaque réservation s'affiche dans le tableau. Utilisez le menu (⋯) d'une invitation et choisissez Voir ou modifier (View/Edit) pour vérifier le statut de ses messages.

External Property ID: Cannot find a Touch Stay property/guide with this ID. (Impossible de trouver un logement ou un guide Touch Stay avec cet ID.) L'ID de votre système de réservation ne correspond à aucun guide Touch Stay. Cela se produit généralement avec des logements récemment ajoutés dont l'ID n'a pas encore été ajouté à Touch Stay. Vérifiez que l'ID d'import CSV du guide correspond à l'ID de votre CSV (voir l'étape 2 de la configuration).

Reservation ID: An invitation with this ID already exists. (Une invitation avec cet ID existe déjà.) Cet ID de réservation a déjà été importé et utilisé pour créer une invitation : la ligne est donc très probablement un doublon et peut être supprimée de l'import en cours. Si la ligne en double contient des données mises à jour, comme un changement de dates, mettez à jour manuellement l'invitation existante depuis Messagerie et chat → Invitations.

Phone or email should be present. (Un téléphone ou une adresse e-mail doit être indiqué.) Chaque ligne doit comporter au moins un moyen de contact valide : ajoutez un Guest Email ou un Guest Phone, ou supprimez la ligne.

Oui. Accédez à Messagerie et chat → Invitations, cliquez sur le menu (⋯) de l'invitation et choisissez Supprimer (Delete). La suppression d'une invitation supprime aussi son lien unique vers le guide : même si le voyageur a déjà ouvert le lien, celui-ci cessera de fonctionner et il n'aura plus accès à votre guide.

Accédez à Messagerie et chat → Invitations, cliquez sur le menu (⋯) de l'invitation et choisissez Voir ou modifier. Après avoir enregistré les informations, vous verrez le calendrier des messages : les messages déjà envoyés restent visibles mais ne peuvent pas être sélectionnés à nouveau.

L'adresse e-mail du voyageur ne peut être modifiée que tant que la date de départ de l'invitation n'est pas passée.

Si vous utilisez notre fonctionnalité multilingue complète (et non Google Translate), vous pouvez créer des invitations dans n'importe laquelle de vos langues actives. Votre CSV doit inclure un champ indiquant la langue dans laquelle chaque invitation doit être envoyée, à l'aide du code ISO 639-1 à 2 lettres, par exemple anglais = en, français = fr. Associez ce champ au champ de langue lors de la correspondance des champs (étape 2 ci-dessus). Si vous n'incluez pas de champ de langue, l'anglais est utilisé.

Assurez-vous d'avoir des modèles de messages enregistrés dans chaque langue dans laquelle vous souhaitez envoyer des invitations.

Notre assistant IA Fin est disponible 24 h/24, 7 j/7 et répond généralement en moins de 10 secondes. Si Fin ne parvient pas à résoudre votre problème, notre équipe d'assistance prendra votre demande en charge.

Vous pouvez aussi contacter notre équipe à [email protected], nous serons ravis de vous aider.