ℹ️ Cet article concerne l'ancien Hub. Si vous êtes passé au nouveau Hub, consultez Comment créer une invitation pour vos voyageurs.
Une invitation relie un voyageur et les dates de son séjour à un guide. Elle donne au voyageur un lien unique et traçable vers votre guide, et permet au Centre de messages d'envoyer vos e-mails et SMS au bon moment.
Table des matières :
Avant de commencer
Si vous voulez que Touch Stay envoie vos messages, configurez d'abord vos modèles de messages dans Centre de messages → Modèles (Message Hub → Templates). Consultez Comment créer des modèles de message avec le Centre de messages.
Pour envoyer des e-mails, le voyageur doit avoir une adresse e-mail. Pour envoyer des SMS, il faut un numéro de téléphone. Si vous voulez seulement partager le lien vous-même, le prénom du voyageur suffit.
Étape 1 : ouvrir une nouvelle invitation
Vous pouvez commencer à partir de deux endroits :
Accédez à Centre de messages → Invitations et cliquez sur Inviter des voyageurs (Invite guests).
Accédez à Guides, ouvrez le guide et sélectionnez l'onglet Inviter et partager (Invite & Share). Faites défiler jusqu'à Invitations et cliquez sur Inviter des voyageurs.
La fenêtre Nouvelle invitation (New Invitation) s'ouvre.
Étape 2 : ajouter les détails du voyageur et du séjour
Saisissez les informations du voyageur, ou cliquez sur Choisir un existant (Choose existing) pour sélectionner une personne déjà présente dans vos contacts :
Prénom (First name), obligatoire
Nom (Last name)
Numéro de téléphone (Phone number), si vous voulez envoyer des SMS
E-mail, si vous voulez envoyer des e-mails
Choisissez le Guide / Logement (Guide / Property).
Sous Arrivée et départ (Arrival & departure), définissez la Date et heure d'arrivée (Check-in date and time) et la Date et heure de départ (Check-out date and time). Vérifiez que les heures correspondent au séjour. La date d'arrivée ne peut pas être dans le passé, et le départ doit avoir lieu après l'arrivée.
Si votre compte utilise plusieurs langues, choisissez la Langue du voyageur (Language of guest).
Si vous avez configuré des codes de champ personnalisés du voyageur, vous pouvez les renseigner ici. Ils sont facultatifs.
Étape 3 : définir l'accès, la source de réservation et les étiquettes
Ces paramètres sont facultatifs. Sous Accès au guide, source de réservation et étiquettes (Guide access, Booking source and Tags), cliquez sur Afficher plus (Show more) :
Délai (Lead time) : combien de temps avant l'arrivée le voyageur peut voir vos sujets à accès limité. Non (No) signifie à partir de la date d'arrivée, et Illimité (Unlimited) signifie immédiatement. Les autres options vont de 1 jour à 12 semaines. Le délai ne fait pas expirer le lien. Consultez Tout savoir sur le délai (Lead time).
Source de réservation (Booking source) : l'origine de la réservation. Elle est définie sur Manuel (Manual) tant que vous ne la modifiez pas.
Autoriser l'accès après la date de départ (Allow access after departure date) : permet au voyageur de continuer à ouvrir le guide après son départ. Cette option est désactivée tant que vous ne l'activez pas.
Étiquettes (Tags) : ajoutez les étiquettes que vous utilisez pour regrouper vos invitations.
Cliquez sur Suivant (Next). Votre invitation est enregistrée à ce stade.
Étape 4 : planifier les messages ou copier le lien
La fenêtre Planification des messages (Message Schedule) s'ouvre. À partir de cette fenêtre :
Lien d'invitation unique (Unique invitation link) : le lien personnel de ce voyageur. Cliquez sur l'icône de copie à côté pour le partager vous-même, par exemple dans vos messages Airbnb ou Vrbo, vos propres e-mails ou une campagne Mailchimp.
Modèles correspondants : tous les modèles de messages actifs dont les critères correspondent à cette invitation figurent déjà dans la liste, prêts à être planifiés. Vous pouvez prévisualiser chacun avant son envoi.
Messages ponctuels : cliquez sur Ajouter un message e-mail (Add e-mail message) ou Ajouter un message SMS (Add SMS message). Choisissez un modèle ou Message personnalisé (Custom Message), puis sélectionnez Immédiat (Immediate) ou Heure programmée (Scheduled Time). Une heure programmée peut être définie par rapport à la Date d'arrivée (Arrival Date), à la Date de départ (Departure Date) ou à la Date de création de l'invitation (Invitation Creation Date). Cliquez sur Envoyer (Submit) pour ajouter le message à la liste.
Quand la liste vous convient, cliquez sur Planifier les messages (Schedule messages). S'il n'y a aucun message à planifier, le bouton indique Terminer (Finish) à la place.
⚠️ Important : si vous fermez cette fenêtre sans cliquer sur Planifier les messages, l'invitation est enregistrée, mais ses messages ne sont pas planifiés.
💡 Astuce : vous n'avez besoin que du lien ? Laissez le numéro de téléphone et l'e-mail vides à l'étape 2, puis copiez ici le Lien d'invitation unique et partagez-le comme vous voulez.
Retrouver, copier ou modifier une invitation plus tard
Accédez à Centre de messages → Invitations. Cliquez sur les trois points à côté d'une invitation, puis choisissez Voir ou modifier (View/Edit) pour la modifier ou Copier le lien (Copy link) pour copier à nouveau le lien du voyageur.
La colonne Vues (Views) indique combien de fois chaque lien a été ouvert. Si vous ne la voyez pas, activez-la dans les paramètres de colonnes du tableau.
💡 Vous voulez partager votre guide avec tout le monde, sans lien personnel ? Utilisez plutôt le lien de partage rapide. Consultez Comment partager le lien de votre guide.
Créer des invitations automatiquement
Vous n'avez pas à créer chaque invitation à la main :
Intégration PMS : les invitations sont créées à partir de vos réservations. Consultez Touch Stay s'intègre-t-il à mon logiciel de gestion locative (aussi appelé PMS ou PMC) ?
Airbnb : connectez Airbnb pour créer des invitations à partir de vos réservations Airbnb. Consultez Intégration Airbnb.
Import CSV : créez de nombreuses invitations d'un coup à partir d'un tableur. Consultez Comment importer des réservations depuis un CSV.
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Notre assistant IA Fin est disponible 24 h/24, 7 j/7 et répond généralement en moins de 10 secondes. Si Fin ne parvient pas à résoudre votre problème, notre équipe d'assistance prendra votre demande en charge.
Vous pouvez aussi contacter notre équipe à [email protected] ou envoyer un ticket depuis votre compte Touch Stay, nous serons ravis de vous aider.