Connectez vos comptes Touch Stay et Beds24 pour importer les données de chambres et de réservations Beds24 dans vos guides et faciliter le partage de vos guides avec vos invités.
Les étapes pour terminer votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Vous aurez besoin de votre Owner ID et de votre Owner Email ; cliquez sur « here » dans la boîte de dialogue « Connect with beds24 ». Saisissez votre Owner ID et votre Owner Email, puis cliquez sur Save.
Retournez sur votre tableau de bord Beds24 > Settings > Marketplace, puis cliquez sur « Connect ».
Une fois connecté, activez toutes les chambres dans chaque chambre. Cela permet à Touch Stay d'accéder à votre chambre et aux réservations.
Une fois que vous avez terminé d'activer toutes les chambres pour l'ensemble de vos chambres, configurez les webhooks en allant dans Property > Access. Dans le champ URL, saisissez le lien ci-dessous :
Veillez à remplacer [PROPERTY_ID] par l'ID de logement réel, que vous trouverez à côté du nom de la chambre.
Étape 2. Faites correspondre les chambres
Une fois autorisé, vous pouvez faire correspondre les guides Touch Stay existants à vos chambres Beds24. Rendez-vous dans l'onglet Match de la page Integrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner la chambre Beds24 correspondant à chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur « Match Selected ». Si vous ne voyez aucun guide à cette étape, vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importez les chambres
S'il vous reste des chambres Beds24 non associées, l'écran suivant vous permet de les importer dans Touch Stay.
Rendez-vous dans l'onglet Import de la page Integrations. Cochez celles que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton « Import Selected ».
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de la chambre
Adresse de la chambre
Chaque unité importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Terminez la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Faire correspondre ou importer des chambres ne démarre pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Beds24 ; c'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser vos réservations avec Beds24.
Si vous êtes nouveau chez Touch Stay, consultez la page Getting Started pour des astuces et conseils sur la façon la plus rapide de construire le contenu de votre guide.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez associer les champs de données de chambres et de réservations Beds24 à des champs personnalisés Touch Stay ou à des personnalisations de topic. Ceux-ci peuvent ensuite être insérés dans les guides et les messages aux invités pour les personnaliser selon chaque réservation. Les paragraphes suivants expliquent comment associer et synchroniser les données de réservation Beds24 avec vos champs personnalisés ou vos personnalisations de topic.
Nous avons un article distinct qui explique comment associer et synchroniser les données de chambre pour une personnalisation plus poussée au niveau du guide.
Les champs de données de réservation Beds24 suivants seront automatiquement associés aux codes de champ standard de votre compte Touch Stay :
Prénom de l'invité
Nom de l'invité
Date d'arrivée
Date de départ
Numéro de téléphone de contact de l'invité*
Adresse e-mail de contact de l'invité*
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'invité ; la disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par l'invité pour effectuer sa réservation.
Les champs de données de réservation Beds24 suivants sont également disponibles via l'intégration. Ils sont facultatifs et peuvent être associés manuellement à un champ personnalisé Touch Stay :
Nombre d'adultes (type de donnée : Nombre)
Nombre d'enfants (type de donnée : Nombre)
Pour connecter l'un de ces champs à Touch Stay, rendez-vous dans l'onglet Map data de la page Integrations et cliquez sur le bouton « + Add new mapping ».
À partir de là, vous pouvez sélectionner le champ Beds24 à connecter, choisir un nom pour votre code de champ personnalisé, et une éventuelle valeur de substitution. Les valeurs de substitution sont utilisées lorsque la donnée est manquante au moment où le code de champ est utilisé ; consultez cet article pour en savoir plus sur les codes de champ.
Une fois les champs personnalisés associés, toute réservation future synchronisée depuis Beds24 verra les données correspondantes automatiquement renseignées pour la réservation (sur l'invitation Touch Stay) et pourra être utilisée dans les modèles de message Memo et le contenu du guide.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer à synchroniser avec Beds24.
Rendez-vous dans l'onglet Sync bookings de la page Integrations. Sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher.
Utilisez l'option « Select All » en haut à droite de la page pour tous les sélectionner en une seule fois. Cliquez sur Sync selected pour valider.
Ici, vous pouvez choisir d'importer toutes vos réservations futures ou de ne faire importer par Touch Stay que les nouvelles réservations.
Si vous êtes nouveau chez Touch Stay, choisissez l'option « All bookings » (Toutes les réservations)
Si vous utilisez déjà Memo, l'outil de messagerie invités de Touch Stay, avant de connecter votre compte Beds24, il est préférable de choisir l'option « New bookings only » (Nouvelles réservations uniquement) pour éviter d'importer des réservations en double.
Ensuite, sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher (notez l'option « Select All » en bas à gauche) et cliquez sur Submit.
Si vous avez sélectionné « All bookings », toutes vos réservations futures depuis Beds24 seront désormais importées et généreront des invitations et des messages e-mail ou SMS planifiés en fonction des détails de la réservation et des plannings de vos modèles de message Touch Stay. Toutes les réservations futures des guides dont la synchronisation est active seront également importées automatiquement.
Étape 7. Partage des liens de guide via Beds24
Touch Stay renvoie le lien unique de chaque réservation vers Beds24. Vous pouvez ensuite l'ajouter à vos modèles de message Beds24 et automatiser l'envoi du lien du guide via les messages Beds24.
Votre réservation Beds24 comportera une valeur [BOOKINGINFOCODETEXT:touchstay_guide_link] sous l'onglet des informations de réservation.
Dans Beds24, sous Settings > Guest Management > Confirmation Messages, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le lien du guide, puis ajoutez [BOOKINGINFOCODETEXT:touchstay_guide_link] .
Remarques :
Une remarque sur le délai des messages Beds24
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Beds24 et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le retransmettent. Nous recommandons donc de NE PAS ajouter la variable [BOOKINGINFOCODETEXT:touchstay_guide_link] aux messages Beds24 envoyés dès la réception de la réservation. Nous recommandons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, voire le lendemain, spécifiquement dédié à présenter aux invités tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà Memo ?
Si vous utilisez déjà Memo mais souhaitez désormais utiliser Beds24 pour envoyer les liens, vous devrez archiver les modèles de message Memo concernés. Cela empêche leur ajout à toute réservation future et vous pouvez ensuite activer un nouveau flux de messages dans Beds24. Notez que l'archivage des modèles de message n'affecte pas les invitations existantes. Si vous souhaitez annuler des messages Memo déjà planifiés, vous devrez alors supprimer le modèle Memo à la place.