Vous pouvez importer un fichier CSV contenant des informations sur les utilisateurs de votre guide — réservations de voyageurs, participants à un événement, invités à un mariage ou toute autre personne qui utilise votre guide. Touch Stay crée une invitation pour chaque personne, ce qui vous permet de programmer des messages et de leur envoyer des liens de guide uniques et traçables via le Centre de messages (Message Hub), appelé Messagerie et chat (Messaging & Chat) dans le menu latéral du nouveau Hub.

Table des matières :

ℹ️ Qui peut importer : vous devez avoir le rôle Propriétaire (Owner), Administrateur (Admin) ou Éditeur (Editor). Les utilisateurs ayant le rôle Lecteur (Viewer) peuvent seulement consulter les imports précédents.

Pour chaque utilisateur de guide que vous ajoutez, Touch Stay crée une invitation, qui sert à lui envoyer des e-mails ou des SMS. Les noms ci-dessous sont les libellés des champs que vous verrez sur l'écran de correspondance des champs.

Obligatoire dans votre fichier CSV :

Facultatif :

Avant d'importer votre fichier CSV, configurez vos e-mails ou SMS à l'aide de nos modèles (ou créez les vôtres). Consultez Comment créer des modèles de message avec le Centre de messages pour des instructions pas à pas. Une fois le fichier CSV importé, une invitation est créée pour chaque utilisateur du guide et les messages sont envoyés selon votre calendrier d'envoi.

Chaque guide a besoin d'un ID d'import CSV (CSV Import ID) pour que les lignes de votre fichier soient associées au bon guide. Utilisez l'External Property ID de votre système de réservation, ou votre propre identifiant.

Si vous avez un grand nombre de logements, écrivez à [email protected] : nous pouvons importer vos External Property ID en masse.

Accédez à Messagerie et chat → Invitations (ancien Hub : Centre de messages → Invitations) et cliquez sur Fichiers importés (Uploads) :

Cliquez sur Choisir un fichier (Choose file), sélectionnez le fichier CSV sur votre appareil et cliquez sur Envoyer (Submit).

ℹ️ Remarque : votre CSV peut contenir au maximum 100 lignes et ne peut pas dépasser 0,5 Mo. Si vous avez davantage de réservations à importer, importez-les par lots.

Sur l'écran suivant, associez les champs Touch Stay aux colonnes correspondantes de votre fichier CSV. Vos choix sont enregistrés et remplis automatiquement la prochaine fois que vous importez un CSV de même structure.

ℹ️ Remarque : vous devez aussi sélectionner le format de date utilisé dans votre fichier CSV. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Envoyer.

Vous voyez un tableau de vos données prêtes à être importées. Touch Stay les valide maintenant pour s'assurer que les invitations peuvent être créées. Pour ajuster votre correspondance des champs, cliquez sur Retour (Back). Si tout semble correct, cliquez sur Valider (Validate).

Les éventuelles erreurs de validation s'affichent dans un tableau. Chacune doit être corrigée, ou la ligne supprimée, avant que le fichier puisse être importé. Si votre fichier ne contient aucune erreur, vous passez directement à l'écran d'import final de l'étape 5.

Cliquez sur les icônes d'avertissement pour voir le message d'erreur détaillé. Vous pouvez corriger les données directement dans le tableau, ou cliquer sur le numéro de ligne pour marquer une ligne à supprimer. Consultez Erreurs courantes et comment les résoudre ci-dessous.

Lorsque vous êtes prêt à valider de nouveau les données et/ou à supprimer les lignes marquées, cliquez sur Mettre à jour (Update). Une fois toutes les erreurs corrigées ou supprimées, vous accédez à l'écran d'import final.

Une fois votre fichier validé, vous voyez un dernier tableau de vos données. Cliquez sur Importer les données (Import data) : Touch Stay créera les invitations et déclenchera vos messages selon le calendrier que vous avez défini.

⚠️ Important : les lignes sont importées une par une. Si l'import s'arrête sur une erreur en cours de route, les invitations des lignes précédant l'erreur ont déjà été créées et leurs messages programmés peuvent commencer à partir. Vérifiez la page Invitations avant d'importer de nouveau le même fichier, afin que les voyageurs ne reçoivent pas d'invitations en double.

Pour voir les invitations créées à partir de l'import, accédez à Messagerie et chat → Invitations. Le nombre de vues du guide pour chaque réservation est indiqué dans le tableau. Utilisez le menu (⋯) d'une invitation et choisissez Voir ou modifier (View/Edit) pour vérifier l'état de ses messages.

External Property ID: Cannot find a Touch Stay property/guide with this ID. L'identifiant de votre système de réservation ne peut pas être associé à un guide Touch Stay. Cela arrive généralement avec des logements récemment ajoutés dont l'identifiant n'a pas encore été ajouté à Touch Stay. Vérifiez que l'ID d'import CSV du guide correspond à l'identifiant de votre CSV (voir l'étape 2 de la configuration).

Reservation ID: An invitation with this ID already exists. Cet identifiant de réservation a déjà été importé et utilisé pour créer une invitation : la ligne est donc très probablement un doublon et peut être supprimée de l'import en cours. Si la ligne en double contient des données mises à jour, par exemple un changement de date, mettez à jour manuellement l'invitation existante depuis Messagerie et chat → Invitations.

Phone or email should be present. Chaque ligne doit contenir au moins un contact valide : ajoutez un Guest Email ou un Guest Phone, ou supprimez la ligne.

Oui. Accédez à Messagerie et chat → Invitations, cliquez sur le menu (⋯) de l'invitation et choisissez Supprimer (Delete). Supprimer une invitation supprime aussi son lien de guide unique : même si un voyageur a déjà ouvert le lien, celui-ci cessera de fonctionner et le voyageur n'aura plus accès à votre guide.

Accédez à Messagerie et chat → Invitations, cliquez sur le menu (⋯) de l'invitation et choisissez Voir ou modifier. Après avoir enregistré les informations, vous voyez le calendrier des messages : les messages déjà envoyés restent visibles mais ne peuvent plus être sélectionnés.

L'adresse e-mail du voyageur ne peut être modifiée que tant que la date de départ de l'invitation n'est pas passée.

Si vous utilisez notre fonctionnalité multilingue complète (et non Google Translate), vous pouvez créer des invitations dans n'importe laquelle de vos langues actives. Votre CSV doit inclure un champ indiquant la langue dans laquelle chaque invitation doit être envoyée, avec le code ISO 639-1 à 2 lettres — par exemple anglais = en, français = fr. Associez ce champ au champ de langue lors de la correspondance des champs (étape 2 ci-dessus). Si vous n'incluez pas de champ de langue, l'anglais est utilisé.

Assurez-vous d'avoir enregistré des modèles de messages dans chaque langue dans laquelle vous voulez envoyer des invitations.

Notre assistant IA Fin est disponible 24 h/24, 7 j/7 et répond généralement en moins de 10 secondes. Si Fin ne parvient pas à résoudre votre problème, notre équipe d'assistance prendra votre demande en charge.

Vous pouvez aussi contacter notre équipe à [email protected], nous serons ravis de vous aider.