Vous pouvez importer un fichier Excel au format CSV contenant des données sur les utilisateurs de votre guide, qu'il s'agisse des détails de réservation d'invités, des coordonnées des participants à un événement, ou des informations pour tout autre type de personne utilisant votre guide. Grâce à ces détails, vous pouvez programmer des messages à destination des utilisateurs de votre guide et leur envoyer automatiquement des liens de guide uniques et traçables.
Vous pouvez importer des informations sur les utilisateurs de votre guide pour programmer des messages et envoyer des liens de guide uniques et traçables à vos utilisateurs de guide, à l'aide de l'outil de messagerie de Touch Stay, Memo. Les informations sur les utilisateurs du guide peuvent être, par exemple, des détails de réservation d'invités, des coordonnées de participants à un événement ou des informations sur les invités d'un mariage.
Sommaire :
Comment procéder à la configuration
Pour chaque utilisateur de guide que vous ajoutez, Touch Stay créera une invitation. Cette invitation est utilisée pour lui envoyer des e-mails ou SMS Memo. Pour créer les invitations, votre fichier CSV doit contenir tous les champs listés ci-dessous :
Reservation ID (ID de réservation) : si vous n'avez pas d'ID de réservation, vous pouvez ajouter un faux numéro simplement pour que ce champ ne soit pas laissé vide. Il peut s'agir d'un numéro d'identification unique de participant à un événement ou de tout autre code numérique que vous utilisez pour suivre les utilisateurs du guide.
External Property ID (ID externe du logement) : il s'agit du champ d'identification utilisé dans votre système de réservation pour identifier chaque logement de manière unique. Si votre système de réservation ne dispose pas d'un ID de logement distinct, ou si vous générez le fichier CSV via un autre processus, vous pouvez alors utiliser le nom de votre logement comme External Property ID.
Guest Name (Nom de l'invité)
Guest Email (E-mail de l'invité)
Guest Phone (Téléphone de l'invité) : le numéro doit inclure l'indicatif téléphonique du pays précédé du +, et il est important d'inclure le + au début, même si vous envoyez des messages à des invités de votre propre pays.
Arrival Date (Arrival Date (date d'arrivée))
Departure Date (Departure Date (date de départ))
Étapes de configuration
1. Configurez vos modèles Memo pour créer votre flux de messagerie destiné aux utilisateurs du guide
Avant d'importer votre fichier CSV, configurez vos e-mails ou SMS Memo à l'aide de nos modèles (ou créez les vôtres). Consultez cet article pour des instructions étape par étape. Une fois le fichier CSV importé, des invitations seront automatiquement créées pour chaque utilisateur du guide, et les messages seront envoyés selon votre planning d'envoi.
2. Ajoutez votre Import ID
Chaque guide a besoin d'un Import ID pour garantir que l'importation du fichier CSV soit associée au bon guide. Cet Import ID peut être le champ d'identification utilisé par votre système de réservation (External Property ID), ou vous pouvez ajouter votre propre numéro d'identification.
Rendez-vous dans Guides > sélectionnez un guide > faites défiler jusqu'en bas de la page > cliquez sur Edit (Modifier) et saisissez l'Import ID de ce guide dans le champ CSV Import ID. Cliquez sur Save (Enregistrer).
Si vous avez un grand nombre de logements, envoyez un e-mail à [email protected] afin que nous puissions importer ces External Property IDs sur votre compte en masse.
Importer et traiter votre fichier CSV :
1. Importez votre fichier CSV
Rendez-vous dans Memo > Invitations et cliquez sur le bouton gris Uploads en haut à droite :
Cliquez sur « Choose file » (Choisir un fichier) et sélectionnez le fichier CSV depuis votre appareil.
ℹ️ Remarque : votre CSV peut contenir un maximum de 100 lignes ; si vous avez davantage de réservations à importer, vous devrez les importer par lots.
2. Mappage des champs
Sur l'écran suivant, vous devez mapper les champs Touch Stay obligatoires aux bonnes colonnes de votre fichier CSV. Notez que vos sélections seront enregistrées et se rempliront automatiquement la prochaine fois que vous importerez un CSV avec la même structure.
ℹ️ Remarque : vous devez également sélectionner le format de date utilisé dans votre fichier CSV. Une fois prêt, cliquez sur Submit (Envoyer).
3. Validation des données
Un tableau de vos champs de données prêts pour l'importation vous sera alors présenté. L'étape suivante consiste, pour Touch Stay, à valider ces données afin de garantir que les invitations puissent être créées avec succès. Si vous devez ajuster vos mappages de champs, cliquez sur « Back » (Retour). Si tout semble correct, cliquez sur « Validate » (Valider).
4. Corrigez les erreurs
Toute erreur de validation des données sera présentée dans un tableau et devra être corrigée, ou l'enregistrement de réservation supprimé, avant que le fichier CSV puisse être importé et traité pour générer des invitations. Si votre fichier ne comporte aucune erreur, vous passerez directement à l'écran d'importation final à l'étape 5.
Si vous avez des erreurs, cliquez sur les icônes d'avertissement pour voir le message d'erreur détaillé. Vous pouvez soit corriger les données en mettant à jour le champ directement dans le tableau, soit cliquer sur le numéro de ligne pour sélectionner un enregistrement en vue de sa suppression. Consultez la section ci-dessous intitulée « Erreurs courantes et comment les résoudre » pour plus de détails sur les messages d'erreur courants.
Une fois prêt à revalider et/ou à supprimer les enregistrements sélectionnés pour suppression, cliquez sur « Update ». Une fois toutes les erreurs corrigées ou supprimées, vous serez dirigé vers l'écran d'importation final.
Étape 5. Importation
Une fois que votre fichier CSV a passé les contrôles de validation, un tableau final de vos données vous sera présenté. Cliquez sur « Import » (Importer) et Touch Stay traitera le fichier CSV et déclenchera automatiquement vos messages Memo selon le planning que vous avez défini. Pour voir les invitations créées à partir de l'importation, rendez-vous dans Memo > Invitations.
Le nombre de consultations du guide pour chaque réservation peut également être consulté dans ce tableau. Utilisez le menu à 3 points pour chaque invitation afin de vérifier le statut des messages individuels.
Erreurs courantes et comment les résoudre
External Property ID : Cannot find a Touch Stay property/guide with this ID (Impossible de trouver un logement/guide Touch Stay correspondant à cet ID). L'identifiant unique de votre système de réservation ne peut pas être associé à un logement Touch Stay. Cela se produit le plus souvent sur des logements récemment ajoutés dont l'ID du système de réservation n'a pas encore été saisi dans Touch Stay. Vérifiez que le CSV Import ID figurant en bas de l'onglet « Guide Details (Détails du guide) » concerné correspond à l'ID de votre CSV.
Reservation ID : An invitation with this ID already exists (Une invitation avec cet ID existe déjà). Cet ID de réservation a déjà été importé dans Touch Stay et utilisé pour générer une invitation. Cela signifie probablement que cet enregistrement est un doublon et qu'il peut être supprimé de l'importation en cours. Si ce doublon d'ID de réservation comporte des données mises à jour, comme un changement de date, vous devez mettre à jour manuellement l'enregistrement d'invitation depuis l'onglet « Invite & Share » (Inviter et partager) pour ce guide.
Comment ajouter l'External Property ID pour de nouveaux logements/guides ?
L'External Property ID peut être mis à jour depuis la section CSV Import ID de chaque onglet « Guide Details (Détails du guide) ». L'ID saisi ici doit correspondre exactement à l'ID utilisé par votre système de réservation pour identifier de manière unique le logement dans ce système.
Puis-je supprimer une invitation une fois qu'elle a été créée ?
Oui, vous pouvez supprimer des invitations depuis le tableau des invitations dans l'onglet « Invite & Share » (Inviter et partager). La suppression d'une invitation supprimera également le lien de guide Touch Stay unique, de sorte que même si un invité a déjà accédé au lien, celui-ci ne fonctionnera plus et il n'aura plus accès à votre guide.
Comment mettre à jour une invitation déjà créée ?
Les invitations peuvent être modifiées depuis le tableau des invitations dans l'onglet « Invite & Share » (Inviter et partager). Utilisez l'option Edit (Modifier) dans le menu à 3 points de l'invitation que vous souhaitez modifier. Seuls les messages programmés à venir peuvent être modifiés ; ceux déjà envoyés seront masqués. Notez que vous ne pouvez pas modifier l'adresse e-mail d'une invitation ; si vous devez l'envoyer à une autre adresse, vous devez créer une nouvelle invitation.
L'outil d'importation prend-il en charge plusieurs langues ?
Si vous avez utilisé notre fonctionnalité complète multilingue (PAS Google Translate), vous pouvez générer des invitations dans n'importe laquelle de vos langues actives. Votre CSV doit inclure un champ permettant de déterminer la langue dans laquelle chaque invitation doit être envoyée. Vous devez utiliser le code international ISO 639-1 à 2 lettres pour la langue dans ce champ, par exemple anglais = en, français = fr. Ce champ doit ensuite être mappé au champ de langue lors du mappage des champs (étape 2 ci-dessus). Si vous n'incluez pas de champ de langue, l'anglais sera utilisé par défaut.
Veillez à avoir des modèles de message enregistrés dans toutes les langues dans lesquelles vous souhaitez envoyer des invitations.