Connectez vos comptes Touch Stay et Hospitable pour importer les données de logement et de réservation d'Hospitable dans vos guides, et faciliter le partage des guides avec vos invités.
Les étapes pour finaliser votre intégration :
Vidéo : instructions étape par étape pour connecter vos comptes Touch Stay et Hospitable
Étape 1. Connecter vos comptes Touch Stay et Hospitable
Allez dans Integrations > Partners (intégrations > partenaires) et cliquez sur « Connect » (connecter) sous le logo Hospitable.
Suivez les invites suivantes qui vous mènent au parcours de connexion Hospitable, où vous confirmez l'accès accordé à Touch Stay. Vous aurez besoin de vos identifiants de connexion Hospitable pour terminer cette étape.
Étape 2. Faire correspondre les logements Hospitable
Vous pouvez maintenant faire correspondre vos guides Touch Stay existants à vos logements Hospitable. Allez dans Integrations > Match (correspondance) et utilisez les menus déroulants pour associer le bon logement Hospitable à chaque guide Touch Stay. Une fois la correspondance terminée, cliquez sur « Match selected » (faire correspondre la sélection). Si vous n'avez rien à faire correspondre, passez simplement à l'onglet Import.
Étape 3. Importer les logements Hospitable
S'il vous reste des logements non associés provenant d'Hospitable, allez dans Integrations > Import (importer). Cliquez sur les logements restants que vous souhaitez importer, puis cliquez sur « Import selected » (importer la sélection).
Chaque logement importé créera un nouveau guide Touch Stay et sera automatiquement complété avec les informations suivantes provenant d'Hospitable :
Nom du logement
Adresse du logement
Emplacement du logement
Étape 4. Terminer la création du guide (pour les nouveaux clients Touch Stay uniquement)
C'est maintenant le moment de vérifier le contenu de vos guides pour vous assurer qu'ils sont prêts à être partagés avec vos invités, avant de terminer l'intégration et de synchroniser vos réservations Hospitable.
Si vous découvrez Touch Stay, consultez la page Getting Started (bien démarrer) pour des astuces sur la façon la plus rapide de construire le contenu de votre guide.
Si vous avez plus de 20 logements, contactez-nous à [email protected] pour en savoir plus sur notre service d'accompagnement à l'intégration.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez associer les champs de données de réservation Hospitable aux champs personnalisés de Touch Stay. Ceux-ci peuvent ensuite être insérés dans les guides et les messages aux invités pour les personnaliser selon chaque réservation. Les paragraphes suivants expliquent comment associer et synchroniser les données de réservation Hospitable à vos champs personnalisés.
Les champs de données de réservation Hospitable suivants seront automatiquement associés aux codes de champ standards de votre compte Touch Stay :
Prénom de l'invité (type de donnée : texte)
Nom de l'invité (type de donnée : texte)
Date d'arrivée (type de donnée : nombre)
Date de départ (type de donnée : nombre)
Numéro de téléphone de contact de l'invité* (type de donnée : nombre)
Adresse e-mail de contact de l'invité* (type de donnée : texte)
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'invité ; la disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par l'invité pour effectuer sa réservation.
Les champs de données de réservation Hospitable suivants sont également disponibles via l'intégration. Ils sont optionnels et peuvent être associés manuellement à un champ personnalisé Touch Stay :
Heure d'arrivée (type de donnée : texte)
Heure de départ (type de donnée : texte)
Nombre d'adultes (type de donnée : nombre)
Nombre d'enfants (type de donnée : nombre)
Nombre de bébés (type de donnée : nombre)
Nombre d'animaux (type de donnée : nombre)
Code de réservation (type de donnée : texte)
Plateforme de réservation (type de donnée : texte)
Date de réservation (type de donnée : date)
Nom du Wi-Fi (type de donnée : texte)
Mot de passe Wi-Fi (type de donnée : texte)
Pour connecter l'un de ces champs de données optionnels à des champs personnalisés Touch Stay, allez dans Integrations > Map data (associer des données) et cliquez sur le bouton « +Add new mapping » (ajouter une nouvelle correspondance).
À partir de là, vous pouvez sélectionner le champ de données Hospitable à connecter. Choisissez un champ personnalisé existant ou créez-en un nouveau en lui donnant un nom et une valeur de remplacement éventuelle. Les valeurs de remplacement sont utilisées lorsque la donnée est manquante au moment où le code de champ est utilisé ; consultez cet article pour en savoir plus sur les codes de champ.
Une fois les champs personnalisés créés, toute future réservation synchronisée depuis Hospitable verra les données correspondantes automatiquement renseignées pour la réservation (la fiche d'invitation), et pourra être utilisée dans les modèles de message Memo et le contenu du guide.
Étape 6. Synchroniser les réservations
Synchronisez les réservations Hospitable avec votre compte Touch Stay pour terminer l'intégration.
Vous pouvez ici choisir d'importer toutes vos réservations existantes ou seulement les nouvelles réservations.
Si vous découvrez Touch Stay et n'utilisez pas encore l'outil de messagerie Memo, choisissez « All reservations » (toutes les réservations).
Si vous utilisez déjà l'outil de messagerie Memo, choisissez « New reservations only » (nouvelles réservations uniquement) pour éviter l'envoi de messages Memo en double aux réservations existantes.
Si vous avez sélectionné « All reservations », toutes les réservations existantes provenant d'Hospitable seront désormais importées, et le lien de guide unique de chacune sera renvoyé vers Hospitable.
Pour terminer cette étape, allez dans Integrations > Sync reservations (synchroniser les réservations) et sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher. Utilisez l'option « Select all » (tout sélectionner) pour tous les sélectionner en une seule fois. Cliquez sur « Sync selected » (synchroniser la sélection).
Étape 7. Partager les liens de guide via Hospitable
En activant la synchronisation, un code court appelé %guidebook% sera automatiquement créé dans votre compte Hospitable. Ce champ de données contiendra un lien de guide traçable, unique pour chaque réservation synchronisée avec Touch Stay.
Vous pouvez ajouter ce code court à un message automatisé existant ou nouveau dans Hospitable, afin que chaque invité puisse accéder à un guide personnalisé avec les détails de sa réservation.
Pour toute aide et assistance supplémentaires concernant la création d'automatisations de messages dans Hospitable, veuillez contacter le support Hospitable.
*** Une remarque sur le délai des messages Hospitable ***
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Hospitable et le renvoi du lien depuis Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le renvoient. Nous vous recommandons donc de NE PAS ajouter le champ personnalisé %guidebook% aux messages Hospitable envoyés dès la réception de la réservation. Nous vous recommandons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, voire le lendemain, consacré à présenter aux invités tout ce qu'ils trouveront dans votre livret d'accueil.