Connectez vos comptes Touch Stay et Rent Manager pour importer dans vos guides les données des unités et des baux Rent Manager, et partager plus facilement vos guides avec vos voyageurs.
Table des matières :
Étape 1. Connectez vos comptes
Dans Touch Stay, allez dans Intégrations (Integrations) dans la barre latérale gauche, ouvrez l'onglet Partenaires (Partners) et cliquez sur Connecter (Connect) sous le logo Rent Manager.
Saisissez l'adresse e-mail que vous utilisez pour vous connecter à Rent Manager dans le champ E-mail Rent Manager (Rent Manager email), puis cliquez sur Enregistrer (Save). Touch Stay s'en sert pour retrouver votre utilisateur dans Rent Manager : aucun mot de passe n'est nécessaire.
Étape 2. Associez les unités
Une fois les comptes connectés, vous pouvez associer vos guides Touch Stay existants à vos unités Rent Manager. Allez dans l'onglet Associer (Match) de la page Intégrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner la bonne unité Rent Manager pour chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur Associer la sélection (Match Selected). Si aucun guide ne s'affiche à cette étape, vous pouvez passer à l'étape 3.
Étape 3. Importez les unités
S'il vous reste des unités Rent Manager non associées, vous pouvez les importer dans Touch Stay.
Allez dans l'onglet Importer (Import) de la page Intégrations. Cochez celles que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton Importer la sélection (Import Selected).
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de l'unité
Adresse de l'unité
Rent Manager ne fournit pas les photos des unités à Touch Stay : ajoutez donc vous-même la photo de couverture de chaque nouveau guide. Chaque unité importée crée un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finalisez la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Associer ou importer des unités ne lance pas automatiquement la synchronisation des baux depuis Rent Manager. C'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les baux avec Rent Manager.
Si vous débutez avec Touch Stay, consultez la page Premiers pas (Getting Started) pour découvrir des conseils et astuces sur la façon la plus rapide de créer le contenu de votre livret d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mapper les données des unités Rent Manager vers des champs personnalisés Touch Stay. Vous pouvez ensuite les insérer dans vos guides et dans vos messages aux voyageurs pour les personnaliser selon chaque bail.
Un article distinct explique comment mapper et synchroniser les données des unités pour personnaliser davantage chaque guide.
Les données de bail Rent Manager suivantes sont importées automatiquement avec chaque bail :
Prénom du voyageur
Nom de famille du voyageur
Date d'arrivée
Date de départ
Numéro de téléphone du voyageur*
Adresse e-mail du voyageur*
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du voyageur : la disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par le voyageur pour effectuer sa réservation.
Étape 6. Synchronisez les baux
Une fois vos guides prêts, vous pouvez lancer la synchronisation avec Rent Manager.
Allez dans l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations) de la page Intégrations (dans l'ancien Hub : Sync leases).
Choisissez d'importer tous vos baux à venir ou uniquement les nouveaux :
Si vous débutez avec Touch Stay, choisissez Tous leases (All leases).
Si vous utilisiez déjà le Centre de messages (Message Hub), l'outil de messagerie voyageurs de Touch Stay, avant de connecter votre compte Rent Manager, mieux vaut choisir Nouvelles leases uniquement (New leases only) pour éviter d'importer des baux en double.
Cochez les guides à synchroniser. L'option Tout sélectionner (Select all) se trouve en haut, à côté de Synchroniser la sélection (Sync Selected). Cliquez ensuite sur Synchroniser la sélection.
Si vous avez choisi « Tous leases », tous vos baux Rent Manager à venir seront importés : ils généreront des invitations et programmeront des e-mails ou des SMS selon les détails du bail et la programmation de vos modèles de messages Touch Stay. Tous les futurs baux des guides dont la synchronisation est active seront également importés automatiquement.
Étape 7. Partagez les liens des guides via Rent Manager
Touch Stay renvoie à Rent Manager le lien unique de chaque bail. Vous pouvez ensuite l'insérer dans les e-mails que vous envoyez à vos voyageurs.
Voici comment créer un modèle :
Allez dans Menu > Communication > Email Templates.
Cliquez sur Add Template (ajouter un modèle) et sélectionnez Tenant (locataire) comme type de modèle.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour rédiger votre modèle. Dans le menu de gauche, développez Leases > Renewal > User Defined Fields.
Sous User Defined Fields (champs définis par l'utilisateur), faites glisser le premier RMTOUCHSTAYLINK vers votre modèle.
Cliquez sur File, puis sur Save. Saisissez le nom de votre modèle, cochez Email Template et All Users, puis cliquez sur Save.
*REMARQUE : si vos unités Rent Manager sont de type Commercial, utilisez le second RMTOUCHSTAYLINK à l'étape 4.
Une fois le modèle créé, vous pouvez envoyer le lien de votre guide à vos voyageurs. Voici comment faire :
Allez dans Menu > Short Term Rentals > Short Term Reservations.
Dans le calendrier STR Reservations, recherchez la réservation, cliquez sur les trois points à côté, puis sélectionnez Send Email.
Dans la boîte de dialogue Send Email, cliquez sur Insert Email Template, sélectionnez le modèle que vous avez créé, puis cliquez sur Continue.
Attendez la fin du script : le lien du guide sera ajouté à votre e-mail.
Et voilà ! Il vous suffit de suivre ces étapes pour ajouter le lien à votre message Rent Manager.
Remarques :
À propos du moment d'envoi des messages Rent Manager
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Rent Manager et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le renvoient. Nous vous recommandons donc de NE PAS ajouter le champ défini par l'utilisateur RMTOUCHSTAYLINK aux messages Rent Manager envoyés dès la réception de la réservation. Ajoutez plutôt un message environ 1 heure plus tard, ou le lendemain, consacré à présenter aux voyageurs tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous utilisez déjà le Centre de messages mais souhaitez désormais envoyer les liens depuis Rent Manager, vous devrez archiver les modèles de messages concernés dans le Centre de messages. Ils ne seront ainsi plus ajoutés aux futurs baux, et vous pourrez suivre le flux de messages de Rent Manager.
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