Touch Stay s'intègre à Track afin de vous décharger du travail manuel au quotidien. Connectez vos comptes Touch Stay et Track pour importer l'inventaire de vos logements, synchroniser les réservations et partager facilement le lien de votre guide avec vos invités.
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Suivez les étapes suivantes à l'aide des onglets de cette page pour effectuer l'intégration :
Étape 1. Connecter vos comptes Touch Stay et Track
Tout d'abord, vous devez obtenir vos informations d'API auprès de Track.
Connectez-vous à votre compte TRACK (assurez-vous de disposer d'un rôle donnant accès à la configuration de l'entreprise, y compris l'accès aux clés API).
En haut à droite de la page d'accueil, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée pour accéder à la page de configuration, puis cliquez sur le 4ᵉ onglet, intitulé « company setup » (configuration de l'entreprise)
En bas à gauche de la page, cliquez sur le lien « API Keys » (clés API). Vous verrez un écran répertoriant toutes les clés API de votre système. Pour créer une nouvelle clé API, cliquez sur le bouton + Server Key (+ Clé serveur) en haut à droite
3 . Saisissez le nom de la nouvelle clé API, puis enregistrez-la pour générer les clés. Copiez la clé et le Track token secret.
Une fois que vous avez votre jeton API et votre secret Track, rendez-vous sur la page Integrations de votre compte Touch Stay, puis accédez à l'onglet Partners (Partenaires)
4 . Connectez-vous à Touch Stay et accédez à la page Integrations. Sélectionnez l'onglet Partners, puis l'onglet Accounts, et cliquez sur « Connect » (Connecter) sous le logo Track. Saisissez votre clé API, le Track token secret et le nom de domaine Track, puis cliquez sur enregistrer. Votre nom de domaine Track est la partie unique de l'URL de connexion à Track, au format suivant : https://[domain_name].trackhs.com/
Étape 2. Associer les logements Track
Une fois connecté, accédez à l'onglet Match pour associer les guides Touch Stay existants à vos logements Track. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner les logements Track correspondant à chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur Match Selected (Associer la sélection). Si vous n'avez rien à associer, cliquez simplement sur Skip (Ignorer).
Étape 3. Importer les logements Track
S'il vous reste des unités non associées provenant de Track, accédez à l'onglet Import pour les importer dans Touch Stay. Cochez simplement celles que vous souhaitez importer, puis cliquez sur le bouton Import Selected (Importer la sélection). Si vous ne souhaitez rien importer, ou s'il ne vous en reste aucune, cliquez simplement sur Skip en laissant les sélections vides.
Touch Stay importera les éléments suivants et créera un guide pour chacun d'eux :
Nom du logement
Adresse du logement
Chaque unité importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Pendant le processus d'importation, vous verrez une barre de progression bleue. Si vous avez de nombreux logements, cela peut prendre plusieurs minutes ; si vous préférez, vous pouvez simplement quitter la page et revenir plus tard vérifier la progression. C'est le moment idéal pour aller préparer une tasse de thé ☕.
Une fois le processus terminé, votre connexion avec Track sera complète !
Étape 4. Terminer la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
L'association ou l'importation de locations ne synchronise pas automatiquement les réservations depuis Track ; c'est donc le moment de vérifier ou de créer le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont impeccables et prêts à être partagés avec vos invités.
Si vous êtes nouveau sur Touch Stay, consultez la page Getting Started (Prise en main) pour des astuces et conseils sur la manière la plus rapide de construire votre contenu. Si vous avez plusieurs guides, veillez à consulter l'article sur les tags pour configurer votre contenu de la manière la plus efficace.
Étape 5 : Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mapper les champs de données des logements et réservations Track vers les champs personnalisés Touch Stay ou les personnalisations de topics. Ceux-ci peuvent ensuite être insérés dans les guides et les messages aux invités pour les personnaliser en fonction de chaque réservation. Les paragraphes suivants expliquent comment mapper et synchroniser les données de réservation Track avec vos champs personnalisés ou vos personnalisations de topics.
Nous avons un article distinct expliquant comment mapper et synchroniser les données du logement pour une personnalisation plus poussée au niveau du guide.
Les champs de données de réservation Guesty suivants seront automatiquement mappés vers des codes de champ standard dans votre compte Touch Stay :
Code de porte (type de donnée : Texte)
ID de l'unité (type de donnée : Texte)
Code de l'unité (type de donnée : Texte)
Nom de l'unité (type de donnée : Texte)
Arrivée anticipée (type de donnée : Oui/Non)
Départ tardif (type de donnée : Oui/Non)
Nombre de nuits (type de donnée : Nombre)
Heure d'arrivée (type de donnée : Texte)
Heure de départ (type de donnée : Texte)
Prénom de l'invité (type de donnée : Texte)
Nom de l'invité (type de donnée : Texte)
Date d'arrivée (type de donnée : Nombre)
Date de départ (type de donnée : Nombre)
Numéro de téléphone de contact de l'invité* (type de donnée : Nombre)
Adresse e-mail de contact de l'invité* (type de donnée : Texte)
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'invité ; la disponibilité de ces deux informations dépend donc de la plateforme utilisée par l'invité pour effectuer sa réservation.
Pour connecter l'un de ces champs à Touch Stay, rendez-vous dans l'onglet de mappage de données personnalisé sur la page Integrations et cliquez sur le bouton +Add new mapping (+ Ajouter un mappage).
Ensuite, choisissez un nom pour votre code de champ personnalisé ainsi qu'une éventuelle valeur de substitution. Les valeurs de substitution sont utilisées lorsque la donnée est manquante au moment où le code de champ est utilisé ; consultez l'article sur les codes de champ pour plus de détails. Cliquez sur Save (Enregistrer) une fois terminé. Répétez cette étape pour chaque autre code de champ disponible que vous souhaitez mapper vers Touch Stay.
Étape 6. Options de partage du guide
Il existe deux façons principales d'envoyer le lien de votre guide aux invités.
Pour partager automatiquement un lien de guide traçable pour chaque réservation, vous pouvez envoyer un e-mail ou un SMS aux invités via Memo, l'outil de messagerie de Touch Stay. Les réservations provenant de Track suivront alors le flux de messages que vous avez configuré, ainsi que les paramètres par défaut définis par les modèles que vous créez.
Consultez les articles d'aide sur Memo pour savoir comment ajouter des modèles de message et créer un parcours de notification pour vos invités.
Si vous utilisez la boîte de réception de messages Track pour communiquer avec les invités, vous pouvez copier-coller le lien de guide pertinent dans vos modèles de message Track à l'aide du lien Quick share que vous pouvez copier depuis l'onglet Invite & Share (Inviter et partager) de la page Guides :
Étape 7. Synchroniser les réservations
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer la synchronisation avec Track.
Accédez à l'onglet Sync reservations sur la page Integration. Sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher.
Utilisez l'option Select All (Tout sélectionner) en haut à droite de la page pour tout sélectionner en une seule fois. Cliquez sur Sync selected pour valider.
Vous pouvez ici choisir d'importer toutes vos réservations futures ou de ne faire importer par Touch Stay que les nouvelles réservations.
Si vous êtes nouveau sur Touch Stay, choisissez All reservations (Toutes les réservations).
Si vous utilisiez déjà la messagerie Touch Stay avant de connecter votre compte Track, il est préférable de choisir New reservations only (Nouvelles réservations uniquement) pour éviter que des réservations en double ne soient importées.
Ce processus peut prendre plusieurs minutes selon le nombre de réservations actives sur votre compte Track. Une barre de progression s'affiche, mais vous pouvez quitter l'écran et revenir plus tard vérifier la progression.
Si vous avez sélectionné All reservations, toutes vos réservations à venir provenant de Track seront désormais importées et généreront des invitations dans Touch Stay.
Toutes les réservations futures seront également importées automatiquement. Si vous avez créé des modèles de message Memo, chaque invitation aura les messages e-mail ou SMS correspondants programmés, en fonction des détails de la réservation et de vos modèles de message Touch Stay.