Connectez vos comptes Touch Stay et Rent Manager pour importer les données d'unités et de baux Rent Manager dans vos guides, et faciliter le partage des guides avec vos invités.
Les étapes pour terminer votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Vous devrez d'abord obtenir vos identifiants utilisateur Rent Manager.
Ensuite, connectez-vous à Touch Stay, rendez-vous dans Integrations (Intégrations), puis cliquez sur Connect (Connecter) sous le logo Rent Manager.
Collez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Rent Manager dans les champs correspondants, puis cliquez sur Save (Enregistrer).
Étape 2. Associez les unités
Une fois autorisé, vous pouvez associer vos guides Touch Stay existants à vos unités Rent Manager. Rendez-vous dans l'onglet Match (Association) de la page Integrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner la bonne unité Rent Manager pour chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur « Match Selected » (Associer la sélection). Si vous ne voyez aucun guide à cette étape, vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importez les unités
S'il vous reste des unités Rent Manager non associées, l'écran suivant vous permet de les importer dans Touch Stay.
Rendez-vous dans l'onglet Import (Importation) de la page Integrations. Cochez celles que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton « Import Selected » (Importer la sélection).
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de l'unité
Adresse de l'unité
Photo de couverture
Chaque unité importée créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Terminez la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Associer ou importer des unités ne déclenchera pas automatiquement la synchronisation des baux depuis Rent Manager. C'est donc le bon moment pour vérifier le contenu de vos guides et vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les baux avec Rent Manager.
Si vous débutez avec Touch Stay, consultez la page Getting Started (Bien démarrer) pour découvrir des astuces et conseils sur la manière la plus rapide de construire le contenu de votre livret d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez associer les données d'unité Rent Manager à des champs personnalisés Touch Stay ou à des personnalisations de topic. Celles-ci peuvent ensuite être insérées dans les guides et les messages aux invités afin de les personnaliser pour chaque bail.
Nous avons un article distinct expliquant comment associer et synchroniser les données d'unité pour une personnalisation plus poussée au niveau du guide.
Les champs de données de bail Rent Manager suivants seront automatiquement associés aux Field Codes (codes de champ) standard de votre compte Touch Stay :
Prénom de l'invité
Nom de l'invité
Date d'arrivée
Date de départ
Numéro de téléphone de contact de l'invité*
Adresse e-mail de contact de l'invité*
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'invité. La disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par l'invité pour effectuer sa réservation.
Étape 6. Synchronisez les baux
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer la synchronisation avec Rent Manager.
Rendez-vous dans l'onglet Sync leases (Synchroniser les baux) de la page Integration. Sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher.
Utilisez l'option « Select All » (Tout sélectionner) en haut à droite de la page pour tout sélectionner en une seule fois. Cliquez sur « Sync selected » (Synchroniser la sélection) pour valider.
Vous pouvez choisir ici d'importer tous vos futurs baux ou de laisser Touch Stay n'importer que les nouveaux baux.
Si vous êtes nouveau sur Touch Stay, choisissez l'option « Tous les baux »
Si vous utilisez déjà Memo, l'outil de messagerie de Touch Stay pour les invités, avant de connecter votre compte Rent Manager, il est préférable de choisir l'option « Nouveaux baux uniquement » afin d'éviter l'importation de baux en double.
Ensuite, sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher (notez l'option « Select All » (Tout sélectionner) en bas à gauche) et cliquez sur Submit (Envoyer).
Si vous avez sélectionné « All leases », tous vos baux à venir depuis Rent Manager seront désormais importés et généreront des invitations, ainsi que la planification de messages e-mail ou SMS en fonction des détails du bail et des plannings de vos modèles de message Touch Stay. Tous les futurs baux pour les guides dont la synchronisation est active seront également importés automatiquement.
Étape 7. Partagez les liens de guide via Rent Manager
Touch Stay renvoie le lien unique de chaque bail vers Rent Manager. Vous pouvez ensuite l'insérer lors de l'envoi d'e-mails à vos invités.
Voici comment créer un modèle :
rendez-vous dans Menu > Communication > Email Templates.
Cliquez sur « Add Template » (Ajouter un modèle), puis sélectionnez « Tenant » (Locataire) comme type de modèle.
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, dans laquelle vous pourrez rédiger votre modèle. Dans le menu de gauche, développez Leases > Renewal > User Defined Fields.
Sous User Defined Fields, faites glisser le premier RMTOUCHSTAYLINK vers votre modèle.
Cliquez sur File, puis sur Save. Indiquez le nom de votre modèle, cochez « Email Template » et « All Users », puis cliquez à nouveau sur Save.
*REMARQUE : si vos unités Rent Manager sont de type Commercial, utilisez le second RMTOUCHSTAYLINK à l'étape 4.
Une fois votre modèle créé, vous pouvez désormais envoyer le lien de votre guide à vos invités. Voici comment procéder :
Rendez-vous dans Menu > Short Term Rentals > Short Term Reservations.
Dans le calendrier STR Reservations, recherchez la réservation, cliquez sur les trois points à côté, puis sélectionnez « Send Email » (Envoyer un e-mail).
Dans la fenêtre Send Email, cliquez sur « Insert Email Template » (Insérer un modèle d'e-mail), sélectionnez le modèle que vous avez créé, puis cliquez sur « Continue » (Continuer)
Attendez la fin du script, et le lien du guide sera ajouté à votre e-mail.
Et voilà ! Il vous suffit d'utiliser les étapes ci-dessus pour ajouter le lien à votre message Rent Manager.
Remarques :
Une remarque sur le délai des messages Rent Manager
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Rent Manager et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le renvoient. Nous recommandons donc de NE PAS ajouter le champ personnalisé ####{{RMTOUCHSTAYLINK}} aux messages Rent Manager envoyés dès la réception de la réservation. Nous recommandons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, voire le lendemain, dédié à présenter aux invités tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà Memo ?
Si vous utilisez déjà Memo mais souhaitez désormais utiliser Rent Manager pour envoyer les liens, vous devrez archiver les modèles de message Memo concernés. Cela évite qu'ils soient ajoutés à tout nouveau bail à venir, et vous pourrez alors suivre le flux de messages de Rent Manager.