Connectez vos comptes Touch Stay et Rent Manager pour importer dans vos guides les données d'unités et de baux de Rent Manager et faciliter le partage de vos guides avec vos voyageurs.
Table des matières :
Étape 1. Connecter vos comptes
Dans Touch Stay, accédez à Intégrations (Integrations) dans la barre latérale de gauche, ouvrez l'onglet Partenaires (Partners) et cliquez sur Connecter (Connect) sous le logo Rent Manager.
Saisissez dans le champ E-mail Rent Manager (Rent Manager email) l'adresse e-mail que vous utilisez pour vous connecter à Rent Manager, puis cliquez sur Enregistrer (Save). Touch Stay s'en sert pour retrouver votre utilisateur dans Rent Manager — aucun mot de passe n'est nécessaire.
Étape 2. Associer les unités
Une fois la connexion établie, vous pouvez associer vos guides Touch Stay existants à vos unités Rent Manager. Ouvrez l'onglet Associer (Match) de la page Intégrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner l'unité Rent Manager correspondant à chaque guide Touch Stay. Quand c'est fait, cliquez sur Associer la sélection (Match Selected). Si aucun guide n'apparaît à cette étape, passez directement à l'étape 3.
Étape 3. Importer les unités
S'il vous reste des unités Rent Manager non associées, vous pouvez les importer dans Touch Stay. Seules les unités créées par l'utilisateur Rent Manager dont vous avez saisi l'e-mail à l'étape 1, dans des établissements Rent Manager actifs, apparaissent dans les onglets Associer et Importer (Import).
Ouvrez l'onglet Importer de la page Intégrations. Cochez les unités à importer et cliquez sur le bouton Importer la sélection (Import Selected).
Touch Stay importe les éléments suivants :
Nom de l'unité
Adresse de l'unité
Rent Manager ne transmet pas de photos d'unités à Touch Stay : ajoutez vous-même la photo de couverture à chaque nouveau guide. Chaque unité importée crée un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finaliser la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
L'association ou l'importation des unités ne lance pas automatiquement la synchronisation des baux depuis Rent Manager : c'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les baux avec Rent Manager.
Si vous débutez avec Touch Stay, consultez la page Premiers pas : vous y trouverez des conseils pour créer le plus rapidement possible le contenu de votre guide d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mettre en correspondance les données d'unité Rent Manager avec des champs personnalisés Touch Stay. Ces champs peuvent ensuite être insérés dans vos guides et dans vos messages aux voyageurs pour les personnaliser selon chaque bail.
Un article distinct explique comment mettre en correspondance et synchroniser les données d'unité pour personnaliser davantage chaque guide.
Les données de bail Rent Manager suivantes sont importées automatiquement avec chaque bail :
Prénom du voyageur
Nom du voyageur
Date d'arrivée
Date de départ
Numéro de téléphone du voyageur*
Adresse e-mail du voyageur*
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du voyageur : la disponibilité de ces deux informations dépend donc de la plateforme que le voyageur a utilisée pour réserver.
Étape 6. Synchroniser les baux
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer la synchronisation avec Rent Manager.
Ouvrez l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations) de la page Intégrations (ancien Hub : Sync leases).
Choisissez d'importer tous vos baux à venir ou uniquement les nouveaux :
Si vous débutez avec Touch Stay, choisissez Tous les baux (All leases).
Si vous utilisiez déjà le Centre de messages, l'outil de messagerie de Touch Stay pour les voyageurs, avant de connecter votre compte Rent Manager, il vaut mieux choisir Nouveaux baux uniquement (New leases only) afin d'éviter d'importer des baux en double.
Sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher — la case Tout sélectionner (Select all) se trouve en haut, à côté du bouton Synchroniser la sélection (Sync Selected) — puis cliquez sur Synchroniser la sélection.
Si vous avez sélectionné Tous les baux, tous vos baux à venir dans Rent Manager créés par l'utilisateur Rent Manager dont vous avez saisi l'e-mail à l'étape 1 seront alors importés, généreront des invitations et programmeront des e-mails ou des SMS en fonction des détails du bail et des calendriers de vos modèles de messages Touch Stay. Tous les futurs baux créés par cet utilisateur pour des guides dont la synchronisation est active seront également importés automatiquement, si leur date d'entrée se situe entre hier et dans deux ans.
Étape 7. Partager les liens du guide via Rent Manager
Touch Stay renvoie à Rent Manager le lien unique de chaque bail. Vous pouvez ensuite l'insérer dans les e-mails que vous envoyez à vos voyageurs.
Voici comment créer un modèle :
Allez dans Menu > Communication > Email Templates (modèles d'e-mail).
Cliquez sur Add Template (ajouter un modèle) et sélectionnez Tenant (locataire) comme type de modèle.
Une fenêtre s'ouvre pour rédiger votre modèle. Dans le menu de gauche, développez Leases > Renewal > User Defined Fields (baux > renouvellement > champs définis par l'utilisateur).
Sous User Defined Fields, faites glisser le premier RMTOUCHSTAYLINK vers votre modèle.
Cliquez sur File (fichier), puis sur Save (enregistrer). Saisissez le nom de votre modèle, cochez Email Template (modèle d'e-mail) et All Users (tous les utilisateurs), puis cliquez sur Save.
*REMARQUE : si vos unités Rent Manager sont de type Commercial, utilisez le second RMTOUCHSTAYLINK à l'étape 4.
Une fois le modèle créé, vous pouvez envoyer le lien du guide à vos voyageurs. Voici comment procéder :
Allez dans Menu > Short Term Rentals > Short Term Reservations (locations courte durée > réservations courte durée).
Dans le calendrier STR Reservations, repérez la réservation, cliquez sur les trois points à côté, puis sélectionnez Send Email (envoyer un e-mail).
Dans la boîte de dialogue Send Email, cliquez sur Insert Email Template (insérer un modèle d'e-mail), sélectionnez le modèle que vous avez créé, puis cliquez sur Continue (continuer).
Attendez la fin de l'exécution du script : le lien du guide sera ajouté à votre e-mail.
Et voilà ! Il vous suffit de suivre ces étapes pour ajouter le lien à votre message Rent Manager.
Remarques :
À propos du délai d'envoi des messages Rent Manager
Un léger délai s'écoule entre l'arrivée de la réservation dans Rent Manager et le renvoi du lien depuis Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le transmettent. Nous recommandons donc de NE PAS ajouter le champ défini par l'utilisateur RMTOUCHSTAYLINK aux messages Rent Manager envoyés dès la réception de la réservation. Nous vous conseillons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, ou le lendemain, consacré à présenter à vos voyageurs tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous utilisez déjà le Centre de messages mais souhaitez désormais passer par Rent Manager pour envoyer les liens, vous devez archiver, dans le Centre de messages, les modèles de messages concernés. Ils ne seront ainsi plus ajoutés aux futurs baux, et vous pourrez suivre le flux de messages de Rent Manager.
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