Connectez vos comptes Touch Stay et Octorate pour importer les propriétés et les données de réservation d'Octorate dans vos guides, et partager plus facilement vos guides avec vos voyageurs.
Les étapes pour finaliser votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Dans votre compte Touch Stay, allez dans Intégrations (Integrations), ouvrez l'onglet Partenaires (Partners) et cliquez sur Connecter (Connect) sous le logo Octorate. Vous arrivez alors sur l'écran d'autorisation d'Octorate, où vous confirmez l'accès accordé à Touch Stay.
Étape 2. Associez les propriétés
Une fois l'accès autorisé, vous pouvez associer vos guides Touch Stay existants à vos propriétés Octorate.
Allez dans l'onglet Associer (Match) de la page Intégrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner la bonne propriété Octorate pour chaque guide Touch Stay.
Une fois terminé, cliquez sur Associer la sélection (Match Selected) pour enregistrer vos associations.
💡 Astuce :
Si aucun guide n'apparaît à cette étape, pas d'inquiétude : vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importez les propriétés
S'il vous reste des annonces non associées dans Octorate, vous pouvez facilement les importer dans Touch Stay.
Allez dans l'onglet Importer (Import) de la page Intégrations.
Cochez la case à côté de chaque annonce à importer.
Cliquez sur Importer la sélection (Import Selected) pour ajouter ces annonces à votre compte Touch Stay.
💡 Astuce : Une fois importés, vos nouveaux guides apparaissent automatiquement dans votre liste de Guides et sont prêts à être configurés.
Ce que Touch Stay importe
Lorsque vous importez depuis Octorate, Touch Stay récupère les informations suivantes :
Nom de la propriété
Adresse de la propriété
Photo de couverture
Chaque logement importé crée un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finalisez la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Associer ou importer vos annonces ne lance pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Octorate.
Avant d'activer la synchronisation, prenez le temps de vérifier vos guides et de vous assurer que tout le contenu est prêt à être partagé avec les voyageurs.
💡 Vous débutez avec Touch Stay ?
Regardez notre vidéo de démarrage rapide pour découvrir des conseils utiles et créer votre livret d'accueil numérique le plus rapidement possible.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez faire correspondre les champs de données des propriétés et des réservations Octorate à vos champs personnalisés Touch Stay ou à vos personnalisations de sujets.
Vous pouvez ainsi personnaliser automatiquement vos guides et vos messages aux voyageurs pour chaque réservation, par exemple en affichant le nom du voyageur ou les dates du séjour dans votre livret d'accueil.
Les étapes ci-dessous expliquent comment mapper et synchroniser les données de réservation d'Octorate avec votre compte Touch Stay.
Champs mappés automatiquement
Les champs de réservation Octorate suivants sont automatiquement liés aux codes de champ standard de votre compte Touch Stay :
Champ | Type de données |
Prénom du voyageur | Texte |
Nom du voyageur | Texte |
Date d'arrivée | Date |
Date de départ | Date |
Numéro de téléphone du voyageur ⚠️ | Texte |
Adresse e-mail du voyageur ⚠️ | Texte |
⚠️ Remarque : Certaines OTA ou certains sites de réservation ne fournissent pas toujours le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail du voyageur ; ces informations peuvent donc varier selon la provenance de la réservation.
Champs facultatifs à mapper manuellement
Ces champs de réservation Octorate supplémentaires sont disponibles via l'intégration et peuvent être mappés manuellement à vos propres champs personnalisés Touch Stay :
Champ | Type de données |
Nombre d'enfants | Nombre entier |
Nombre de bébés | Nombre entier |
Comment mapper des champs personnalisés
Allez sur la page Intégrations.
Ouvrez l'onglet Mapper les données (Map data).
Cliquez sur + Ajouter une correspondance (Add new mapping).
Sélectionnez le champ Octorate à connecter.
Choisissez un Nom (Name) pour votre code de champ personnalisé et, si besoin, ajoutez une Valeur de remplacement (Substitute value).
💡 Astuce : Les valeurs de remplacement sont utilisées lorsque les données des champs personnalisés sont manquantes au moment où le code de champ est utilisé.
Par exemple, si un champ personnalisé comme le nombre d'adultes ou le nombre d'enfants n'est pas renseigné, vous pouvez afficher un message tel que « Contactez-nous si cette information est manquante. »
👉 En savoir plus dans notre article : Les codes de champ expliqués
Une fois vos champs personnalisés mappés, toutes les réservations futures synchronisées depuis Octorate rempliront automatiquement ces champs dans la fiche de l'invitation Touch Stay.
💡 Astuce : Vous pouvez ensuite utiliser ces données dans vos modèles du Centre de messages (Message Hub) et dans le contenu de vos guides pour personnaliser l'expérience des voyageurs.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Synchronisez les réservations Octorate avec votre compte Touch Stay et finalisez l'intégration.
Allez dans l'onglet Intégrations → Synchroniser les réservations (Sync Reservations).
Sous Option de synchronisation (Sync option), choisissez comment importer vos réservations :
Tous reservations (All reservations) : recommandé si vous débutez avec Touch Stay.
Toutes vos réservations à venir sont synchronisées et une invitation est générée pour chacune d'elles.
Nouvelles reservations uniquement (New reservations only) : choisissez cette option si vous utilisez déjà le Centre de messages pour envoyer des invitations.
Seules les réservations effectuées après la date d'activation de la synchronisation donnent lieu à des invitations, ce qui évite les doublons.
Cochez les cases des guides à synchroniser. Utilisez Tout sélectionner (Select all), en haut à droite, pour choisir tous les guides d'un coup.
Cliquez sur Synchroniser la sélection (Sync Selected).
L'opération peut prendre quelques minutes, selon le nombre de réservations et de propriétés.
Vous pouvez rester sur la page ou continuer à travailler : la synchronisation s'exécute en arrière-plan.
Une fois la synchronisation active, toutes les nouvelles réservations Octorate de ces guides sont importées automatiquement dans Touch Stay.
💡 Astuce :
Vous pouvez vérifier l'état de la synchronisation ou consulter les réservations importées à tout moment depuis la page Messagerie et chat (Messaging & Chat) → Invitations (ancien Hub : Centre de messages → Invitations).
Étape 7. Partagez les liens des guides via Octorate
Touch Stay renvoie automatiquement à Octorate un lien de guide unique pour chaque réservation.
Vous pouvez inclure ce lien dans vos modèles de messages Octorate pour envoyer automatiquement les guides aux voyageurs via la boîte de réception unifiée d'Octorate.
Votre compte Octorate comporte désormais un nouveau champ de réservation personnalisé appelé Touch Stay Guide (clé : ts-guide-link). Dans les messages Octorate, il est inséré sous la forme $(reservationMeta.ts-guide-link).
Pour configurer vos messages Octorate :
Allez dans Settings → Email Templates (Paramètres → Modèles d'e-mail), puis cliquez sur +Add New (ajouter).
Dans la section Template (modèle) :
Sélectionnez le type Reservation Confirmed (réservation confirmée).
Ajoutez un nom de modèle.
Réglez Days to postpone (jours de report) sur 1.
Dans la section Customized Text (texte personnalisé) :
Ajoutez votre message.
Cliquez sur Reservation (API Data) > Touch Stay Guide.
Cela ajoute
$(reservationMeta.ts-guide-link)à votre message.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur Save (enregistrer).
Et voilà ! Vous pouvez maintenant inclure le lien du guide Touch Stay dans vos modèles de messages Octorate pour partager automatiquement votre livret d'accueil dans le cadre de vos échanges avec les voyageurs.
Remarques :
Remarque sur le délai d'envoi des messages Octorate
Il peut y avoir un court délai entre l'arrivée d'une réservation dans Octorate et le renvoi du lien du guide par Touch Stay, le temps que les deux systèmes traitent les données.
💡 Recommandation :
Évitez d'ajouter le champ $(reservationMeta.ts-guide-link) aux messages envoyés immédiatement après la réception d'une réservation.
Programmez plutôt un message environ une heure plus tard (voire le lendemain) pour présenter à vos voyageurs tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous souhaitez passer du Centre de messages à Octorate pour envoyer les liens des guides :
Archivez vos modèles de messages existants du Centre de messages : ils ne seront plus ajoutés aux nouvelles réservations.
Configurez votre nouveau flux de messages dans Octorate.
L'archivage n'a aucun effet sur les invitations existantes.
Pour annuler les messages déjà programmés, supprimez plutôt le modèle du Centre de messages.
🤝 Besoin d'aide ?
Notre assistant IA Fin est disponible 24 h/24, 7 j/7 et répond généralement en moins de 10 secondes. Si Fin ne parvient pas à résoudre votre problème, notre équipe d'assistance prendra votre demande en charge.
Vous pouvez aussi contacter notre équipe à [email protected], nous serons ravis de vous aider.