Connectez vos comptes Touch Stay et Hostex pour importer les logements et les données de réservation Hostex dans vos guides, et partager plus facilement vos guides avec vos voyageurs.
Table des matières :
Étape 1. Connecter vos comptes
Connectez-vous à votre compte Hostex.
Dans un autre onglet, connectez-vous à votre compte Touch Stay.
Accédez à Intégrations (Integrations) dans la barre latérale gauche, ouvrez l'onglet Partenaires (Partners), trouvez Hostex et cliquez sur Connecter (Connect).
Sur l'écran suivant, cliquez sur Authorise (autoriser).
✅ Vos comptes Hostex et Touch Stay sont alors connectés automatiquement, et vous êtes redirigé vers Touch Stay.
Étape 2. Associer les logements
Une fois l'autorisation accordée, vous pouvez associer vos guides Touch Stay existants à vos logements Hostex.
Accédez à l'onglet Associer (Match) de la page Intégrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le bon logement Hostex pour chaque guide Touch Stay.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Associer la sélection (Match Selected) pour enregistrer vos associations.
💡 Astuce : Si aucun guide ne s'affiche à cette étape, vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importer les logements
S'il vous reste des annonces non associées dans Hostex, vous pouvez les importer dans Touch Stay.
Accédez à l'onglet Importer (Import) de la page Intégrations.
Cochez la case à côté de chaque annonce que vous souhaitez importer.
Cliquez sur Importer la sélection (Import Selected) pour ajouter ces annonces à votre compte Touch Stay.
💡 Astuce : Une fois importés, vos nouveaux guides apparaissent automatiquement dans votre liste Guides, prêts à être configurés.
Ce que Touch Stay importe
Lorsque vous importez depuis Hostex, Touch Stay récupère les informations suivantes :
Nom du logement
Adresse du logement
Emplacement du logement (coordonnées sur la carte)
Les photos du logement ne sont pas importées depuis Hostex. Chaque unité importée crée un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finaliser la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Associer ou importer vos annonces ne lance pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Hostex.
Avant d'activer la synchronisation, prenez le temps de relire vos guides et de vérifier que tout le contenu est prêt à être partagé avec vos voyageurs.
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Regardez notre vidéo de démarrage rapide pour découvrir des conseils utiles sur la façon la plus rapide de créer votre livret d'accueil numérique.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mettre en correspondance les champs de données de réservation Hostex avec vos champs personnalisés Touch Stay.
Vous pouvez ainsi personnaliser automatiquement vos guides et vos messages aux voyageurs pour chaque réservation, par exemple en affichant le nom du voyageur ou ses dates de séjour dans votre livret d'accueil.
Via l'intégration, Hostex ne fournit que des données au niveau de la réservation. Il n'existe aucun champ au niveau du logement à mettre en correspondance avec vos guides.
Champs mis en correspondance automatiquement
Les champs de réservation Hostex suivants sont automatiquement liés aux codes de champ standard de votre compte Touch Stay :
Champ | Type de données |
Prénom du voyageur | Texte |
Nom du voyageur | Texte |
Date d'arrivée | Nombre |
Date de départ | Nombre |
Numéro de téléphone du voyageur ⚠️ | Nombre |
Adresse e-mail du voyageur ⚠️ | Texte |
⚠️ Remarque : Certaines OTA ou certains sites de réservation ne fournissent pas toujours le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail du voyageur : ces informations peuvent donc varier selon la provenance de la réservation.
Champs facultatifs à mettre en correspondance manuellement
Ces champs de réservation Hostex supplémentaires sont disponibles via l'intégration et peuvent être mis en correspondance manuellement avec vos propres champs personnalisés Touch Stay :
Champ | Type de données |
Number of Adults | Nombre |
Number of Children | Nombre |
Number of Infants | Nombre |
Number of Pets | Nombre |
Comment mettre en correspondance des champs personnalisés
Accédez à la page Intégrations.
Ouvrez l'onglet Mapper les données (Map data).
Cliquez sur Ajouter une correspondance (Add new mapping).
Dans Champ de données Hostex (Hostex data field), sélectionnez le champ que vous souhaitez connecter.
Choisissez un nom pour le code de votre champ personnalisé et, si nécessaire, ajoutez une Valeur de remplacement (Substitute value).
💡 Astuce : Les valeurs de remplacement sont utilisées lorsque les données des champs personnalisés sont manquantes au moment où le code de champ est utilisé.
Par exemple, si un champ personnalisé comme Number of Adults ou Number of Children n'est pas renseigné, vous pouvez afficher un message tel que « Contactez-nous si cette information est manquante. »
👉 En savoir plus dans notre article : Les codes de champ expliqués
Une fois vos champs personnalisés mis en correspondance, toutes les réservations futures synchronisées depuis Hostex rempliront automatiquement ces champs dans la fiche de l'invitation Touch Stay.
💡 Astuce : Vous pouvez ensuite utiliser ces données dans vos modèles du Centre de messages (Message Hub) et dans le contenu de votre guide pour personnaliser l'expérience de vos voyageurs.
Étape 6. Synchroniser les réservations
Synchronisez les réservations Hostex avec votre compte Touch Stay et finalisez l'intégration.
Accédez à l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations) de la page Intégrations (dans l'ancien Hub : Sync bookings).
Choisissez comment importer vos réservations :
Tous bookings (All bookings) – recommandé si vous débutez avec Touch Stay.
Synchronise toutes vos réservations à venir et génère une invitation pour chacune d'elles.
Nouvelles bookings uniquement (New bookings only) – choisissez cette option si vous utilisez déjà le Centre de messages pour envoyer des invitations.
Seules les réservations effectuées après la date d'activation de la synchronisation donnent lieu à une invitation, ce qui évite les doublons.
Cochez les cases des guides que vous souhaitez synchroniser. Tout sélectionner (Select all) se trouve en haut, à côté de Synchroniser la sélection (Sync Selected).
Cliquez sur Synchroniser la sélection.
L'opération peut prendre quelques minutes, selon le nombre de réservations et de logements.
Vous pouvez rester sur la page ou continuer à travailler : la synchronisation s'exécute en arrière-plan.
Une fois la synchronisation active, toutes les nouvelles réservations Hostex de ces guides sont importées automatiquement dans Touch Stay.
💡 Astuce : Vous pouvez consulter les réservations importées à tout moment dans Messagerie et chat (Messaging & Chat) → Invitations. Dans l'ancien Hub : Centre de messages → Invitations.
Étape 7. Partager les liens des guides via Hostex
Touch Stay renvoie automatiquement à Hostex un lien de guide unique pour chaque réservation.
Vous pouvez inclure ce lien dans vos modèles de messages Hostex pour envoyer automatiquement les guides à vos voyageurs via la boîte de réception unifiée Hostex.
Votre compte Hostex comporte désormais un nouveau champ de réservation personnalisé avec le code court touchstay-guide-link.
Pour configurer vos messages Hostex :
Accédez à Automation → Messages (Automatisation → Messages).
Cliquez sur New Rule (nouvelle règle) et sélectionnez After a new reservation (après une nouvelle réservation).
Dans la boîte de dialogue New Rule :
Activez l'interrupteur pour activer l'automatisation.
Modifiez le modèle de message.
Réglez le moment de l'événement sur 0.5 hour (une demi-heure) après la création d'une nouvelle réservation.
Ajoutez votre contenu en incluant
{{cf.touchstay-guide-link}}à l'endroit où le lien du guide doit apparaître.
Cliquez sur Save (enregistrer) pour terminer.
Et voilà ! Vous pouvez désormais inclure le lien du guide Touch Stay dans vos modèles de messages Hostex pour partager automatiquement votre livret d'accueil dans le cadre de vos échanges avec les voyageurs.
Remarques :
À propos du moment d'envoi des messages Hostex
Il peut y avoir un léger délai entre l'arrivée d'une réservation dans Hostex et le renvoi du lien du guide par Touch Stay, le temps que les deux systèmes traitent les données.
💡 Recommandation : Évitez d'ajouter le champ {{cf.touchstay-guide-link}} aux messages envoyés immédiatement après la réception d'une réservation. Programmez plutôt un message environ une demi-heure plus tard (voire le lendemain) pour présenter à vos voyageurs tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous souhaitez passer du Centre de messages à Hostex pour l'envoi des liens des guides :
Archivez vos modèles de messages existants du Centre de messages : ils ne seront plus ajoutés aux nouvelles réservations.
Configurez votre nouveau flux de messages dans Hostex.
L'archivage n'a aucun effet sur les invitations existantes.
Pour annuler les messages déjà programmés, supprimez plutôt le modèle du Centre de messages.
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