Connectez vos comptes Touch Stay et Cloudbeds pour importer les hébergements et les données de réservation de Cloudbeds dans vos guides, et partager plus facilement vos guides avec vos voyageurs.
Table des matières :
Étape 1. Connectez vos comptes
Ouvrez Intégrations (Integrations) dans la barre latérale gauche de votre compte Touch Stay, ouvrez l'onglet Partenaires (Partners) et cliquez sur Connecter (Connect) sous le logo Cloudbeds. Vous arriverez sur l'écran d'autorisation de Cloudbeds, où vous confirmez que vous donnez accès à Touch Stay.
Étape 2. Associez les hébergements
Une fois la connexion autorisée, vous pouvez associer vos guides Touch Stay existants à vos hébergements Cloudbeds. Allez dans l'onglet Associer (Match) de la page Intégrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le bon hébergement Cloudbeds pour chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur Associer la sélection (Match Selected). Si aucun guide ne s'affiche à cette étape, vous pouvez passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importez les hébergements
S'il vous reste des hébergements Cloudbeds non associés, vous pouvez les importer dans Touch Stay.
Allez dans l'onglet Importer (Import) de la page Intégrations. Cochez ceux que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton Importer la sélection (Import Selected).
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom de la propriété
Adresse de la propriété
Photo de couverture
Chaque propriété importée crée un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Finalisez la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Associer ou importer des hébergements ne lance pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Cloudbeds. C'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les réservations avec Cloudbeds.
Si vous débutez avec Touch Stay, consultez la page Premiers pas (Getting Started) : vous y trouverez des conseils et astuces pour créer le plus rapidement possible le contenu de votre livret d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mapper les champs de données des hébergements et des réservations Cloudbeds à vos champs personnalisés Touch Stay.
Vous pouvez ainsi personnaliser automatiquement vos guides et les messages envoyés à vos voyageurs pour chaque réservation, par exemple en affichant le nom du voyageur ou les dates de son séjour dans votre livret d'accueil.
Les étapes ci-dessous expliquent comment mapper et synchroniser les données de réservation de Cloudbeds avec votre compte Touch Stay.
Champs mappés automatiquement
Les champs de réservation Cloudbeds suivants sont automatiquement reliés à des codes de champ standard dans votre compte Touch Stay :
Champ | Type de données |
Prénom du voyageur (Guest first name) | Texte |
Nom du voyageur (Guest last name) | Texte |
Date d'arrivée (Arrival date) | Nombre |
Date de départ (Departure date) | Nombre |
Numéro de téléphone du voyageur (Guest contact phone number) ⚠️ | Nombre |
Adresse e-mail du voyageur (Guest contact email address) ⚠️ | Texte |
⚠️ Remarque : Certaines OTA ou certains sites de réservation ne fournissent pas toujours le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail du voyageur : ces informations peuvent donc varier selon la provenance de la réservation.
Champs facultatifs à mapper manuellement
Ces champs Cloudbeds supplémentaires sont disponibles via l'intégration et peuvent être mappés manuellement à vos propres champs personnalisés Touch Stay :
Champ | Type de données |
Caractéristiques de l'hébergement (Accommodation Features) | Texte |
Description de l'hébergement (Accommodation Description) | Texte |
Nom court de l'hébergement (Accommodation Short Name) | Texte |
Comment mapper des champs personnalisés
Allez sur la page Intégrations.
Ouvrez l'onglet Mapper les données (Map data).
Cliquez sur Ajouter une correspondance (Add new mapping).
Sélectionnez le champ Cloudbeds que vous souhaitez relier.
Choisissez un nom (Name) pour votre code de champ personnalisé et, si nécessaire, ajoutez une valeur de remplacement (Substitute value).
💡 Astuce : Les valeurs de remplacement sont utilisées lorsque les données des champs personnalisés manquent au moment où le code de champ est utilisé. Par exemple, si un champ personnalisé comme Caractéristiques de l'hébergement n'est pas renseigné, vous pouvez afficher un message tel que « Contactez-nous si cette information est manquante. »
👉 Pour en savoir plus, consultez notre article : Les codes de champ expliqués
Une fois vos champs personnalisés mappés, toutes les réservations futures synchronisées depuis Cloudbeds renseigneront automatiquement ces champs dans la fiche de l'invitation Touch Stay.
💡 Astuce : Vous pouvez ensuite utiliser ces données dans vos modèles du Centre de messages (Message Hub) et dans le contenu de vos guides pour personnaliser l'expérience de vos voyageurs.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer la synchronisation avec Cloudbeds.
Allez dans l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations) de la page Intégrations (dans l'ancien Hub : Sync reservations).
Choisissez d'importer toutes vos réservations futures ou seulement les nouvelles :
Si vous débutez avec Touch Stay, choisissez All reservations (toutes les réservations).
Si vous utilisiez déjà le Centre de messages, l'outil de messagerie voyageurs de Touch Stay, avant de connecter votre compte Cloudbeds, il est préférable de choisir Nouvelles réservations uniquement (New reservations only) pour éviter que des réservations soient importées en double.
Cochez les guides à synchroniser. L'option Tout sélectionner (Select all) se trouve en haut, à côté de Synchroniser la sélection (Sync Selected). Cliquez ensuite sur Synchroniser la sélection.
Si vous avez choisi « All reservations », toutes vos réservations Cloudbeds à venir vont maintenant être importées. Elles généreront des invitations et programmeront l'envoi d'e-mails ou de SMS en fonction des détails de chaque réservation et des calendriers d'envoi de vos modèles de messages Touch Stay. Toutes les futures réservations des guides dont la synchronisation est active seront aussi importées automatiquement.
Remarque sur les réservations de plusieurs hébergements
Veuillez noter que si une même réservation comprend plusieurs hébergements réservés pour les mêmes dates, Touch Stay ne créera qu'une seule invitation par réservation (généralement pour le premier hébergement ou l'hébergement principal de la liste). Cela s'explique par la limite de champs personnalisés disponibles par réservation dans le système.
La solution de contournement : si vous avez besoin d'une invitation distincte pour chaque hébergement, chacun doit être réservé dans Cloudbeds comme une réservation individuelle et séparée.
Étape 7. Partagez les liens des guides via Cloudbeds
Touch Stay renvoie à Cloudbeds le lien unique de chaque réservation. Vous pouvez ensuite l'ajouter à n'importe quel modèle de message Cloudbeds et automatiser l'envoi du lien du guide via la boîte de réception unifiée de Cloudbeds.
Un nouveau champ personnalisé pour les réservations, appelé [cf-{42819}|Touch Stay Guide], sera créé dans votre compte Cloudbeds.
Dans les paramètres de Cloudbeds, allez dans Email > Templates > Edit Templates (e-mail > modèles > modifier les modèles).
Dans l'écran du modèle d'e-mail, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le lien du guide, cliquez sur le menu déroulant de l'éditeur de message, sélectionnez [cf-{42819}|Touch Stay Guide], cliquez sur 'Insert' (insérer), puis sur 'Save' (enregistrer).
Et voilà ! Il vous suffit de suivre ces étapes pour ajouter le lien à vos modèles de messages Cloudbeds dans le cadre de vos échanges avec vos voyageurs.
Remarques :
Remarque sur le moment d'envoi des messages Cloudbeds
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Cloudbeds et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le transmettent. C'est pourquoi nous vous recommandons de NE PAS ajouter le champ personnalisé [cf-{42819}|Touch Stay Guide] aux messages Cloudbeds envoyés dès la réception de la réservation. Nous vous recommandons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, ou peut-être le lendemain, consacré à la présentation de tout ce que vos voyageurs trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous utilisez déjà le Centre de messages mais souhaitez désormais utiliser Cloudbeds pour envoyer les liens, vous devrez archiver les modèles de messages concernés dans le Centre de messages. Cela évite qu'ils soient ajoutés aux nouvelles réservations entrantes, et vous pourrez ensuite activer un nouveau parcours de messages dans Cloudbeds. Notez que l'archivage des modèles de messages n'a aucun effet sur les invitations existantes. Si vous souhaitez annuler des messages du Centre de messages déjà programmés, vous devrez plutôt supprimer le modèle du Centre de messages.
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