Connectez vos comptes Touch Stay et Cloudbeds pour importer les hébergements et les données de réservation Cloudbeds dans vos guides et faciliter le partage de vos guides avec vos invités.
Les étapes pour terminer votre intégration :
Étape 1. Connectez vos comptes
Accédez à Intégrations dans votre compte Touch Stay, allez à l'onglet Partners (Partenaires) et cliquez sur « Connect » sous le logo Cloudbeds. Vous accéderez alors à l'écran d'autorisation de Cloudbeds, où vous confirmez l'accès donné à Touch Stay.
Étape 2. Faire correspondre les hébergements
Une fois autorisé, vous pouvez faire correspondre les guides Touch Stay existants à vos hébergements Cloudbeds. Accédez à l'onglet Correspondance sur la page Intégrations.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le bon hébergement Cloudbeds pour chaque guide Touch Stay. Une fois terminé, cliquez sur « Match Selected ». Si vous ne voyez aucun guide à cette étape, vous pouvez alors passer directement à l'étape 3.
Étape 3. Importer les hébergements
S'il vous reste des hébergements Cloudbeds non appariés, l'écran suivant vous permet de les importer dans Touch Stay.
Accédez à l'onglet Importer sur la page Intégrations. Cochez ceux que vous souhaitez importer et cliquez sur le bouton « Import Selected ».
Touch Stay importera les éléments suivants :
Nom du logement
Adresse du logement
Photo de couverture
Chaque logement importé créera un nouveau guide Touch Stay.
Étape 4. Terminer la création du guide (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Faire correspondre ou importer des hébergements ne déclenche pas automatiquement la synchronisation des réservations depuis Cloudbeds ; c'est donc le moment de vérifier le contenu de vos guides et de vous assurer qu'ils sont prêts avant de synchroniser les réservations avec Cloudbeds.
Si vous débutez avec Touch Stay, consultez notre page de démarrage pour des astuces sur la façon la plus rapide de créer le contenu de votre livret d'accueil.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez mapper les champs de données des hébergements et réservations Cloudbeds à vos champs personnalisés Touch Stay ou à vos personnalisations de topic (un topic étant un bloc de contenu de votre guide).
Cela vous permet de personnaliser automatiquement vos guides et vos messages aux invités pour chaque réservation, par exemple en affichant le nom de l'invité ou les dates du séjour dans votre livret d'accueil.
Les étapes ci-dessous expliquent comment mapper et synchroniser les données de réservation depuis Cloudbeds vers votre compte Touch Stay.
Si vous souhaitez apprendre à mapper les données d'hébergement (pour une personnalisation plus poussée au niveau du guide), consultez notre article associé : Mappage des données au niveau du guide avec Cloudbeds
Champs mappés automatiquement
Les champs de réservation Cloudbeds suivants sont automatiquement liés aux codes de champ standard de votre compte Touch Stay :
Champ | Type de donnée |
Prénom de l'invité | Texte |
Nom de l'invité | Texte |
Date d'arrivée | Nombre |
Date de départ | Nombre |
Numéro de téléphone de l'invité ⚠️ | Nombre |
Adresse e-mail de l'invité ⚠️ | Texte |
⚠️ Remarque: certains OTA ou sites de réservation ne fournissent pas toujours le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail de l'invité ; ces informations peuvent donc varier selon l'origine de la réservation.
Champs facultatifs que vous pouvez mapper manuellement
Ces champs de réservation Cloudbeds supplémentaires sont disponibles via l'intégration et peuvent être mappés manuellement à vos propres champs personnalisés Touch Stay :
Champ | Type de donnée |
Caractéristiques de l'hébergement | Texte |
Description de l'hébergement | Texte |
Nom court de l'hébergement | Texte |
Comment mapper les champs personnalisés
Accédez à la page Integrations (Intégrations).
Ouvrez l'onglet Map Data (Mappage des données).
Cliquez sur + Add New Mapping. (+ Ajouter une correspondance)
Sélectionnez le champ Cloudbeds que vous souhaitez connecter.
Choisissez un nom pour votre code de champ personnalisé et, si nécessaire, ajoutez une valeur de substitution.
💡 Astuce : les valeurs de substitution sont utilisées lorsque les données des champs personnalisés sont manquantes au moment où le code de champ est utilisé
Par exemple, si un champ personnalisé, comme Caractéristiques de l'hébergement, n'est pas renseigné, vous pouvez afficher un message tel que « Contactez-nous si ces informations sont manquantes. »
👉 En savoir plus dans notre article : Explication des codes de champ
Une fois vos champs personnalisés mappés, toutes les réservations futures synchronisées depuis Cloudbeds rempliront automatiquement ces champs dans la fiche d'invitation Touch Stay.
💡 Astuce : vous pouvez ensuite utiliser ces données dans vos modèles Message Hub et votre contenu de guide pour personnaliser l'expérience de vos invités.
Étape 6. Synchroniser les réservations
Une fois vos guides prêts, vous pouvez commencer la synchronisation avec Cloudbeds.
Accédez à l'onglet Synchroniser les réservations sur la page Intégrations. Sélectionnez les guides que vous souhaitez synchroniser à l'aide des cases à cocher.
Utilisez l'option « Select All » en haut à droite de la page pour tout sélectionner en une fois. Cliquez sur Sync selected pour valider.
Vous pouvez ici choisir d'importer toutes vos réservations futures ou de ne laisser Touch Stay importer que les nouvelles réservations.
Si vous êtes nouveau sur Touch Stay, choisissez l'option « All reservations »
Si vous utilisez déjà Memo, l'outil de messagerie des invités de Touch Stay, avant de connecter votre compte Cloudbeds, il est préférable de choisir l'option « New reservations only » pour éviter l'importation de réservations en double.
Ensuite, sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher (notez l'option « Select All » en bas à gauche) et cliquez sur Submit.
Si vous avez sélectionné « All reservations », toutes vos réservations futures provenant de Cloudbeds seront désormais importées et généreront des invitations, avec la planification des messages e-mail ou SMS selon les détails de la réservation et la planification de vos modèles de message Touch Stay. Toutes les réservations futures des guides dont la synchronisation est active seront également désormais importées automatiquement.
Remarque sur les réservations multi-hébergements
**Veuillez noter que si une même réservation contient plusieurs hébergements réservés pour les mêmes dates, Touch Stay ne créera qu'une seule invitation par réservation (généralement pour le premier hébergement/l'hébergement principal listé). Cela est dû à la limite du nombre de champs personnalisés disponibles par réservation dans le système.
La solution de contournement : si vous avez besoin d'une invitation unique pour chaque hébergement, ceux-ci doivent être réservés sous forme de réservations individuelles et distinctes dans Cloudbeds.
Étape 7. Partager les liens de guide via Cloudbeds
Touch Stay renvoie le lien unique de chaque réservation vers Cloudbeds. Vous pouvez ensuite l'ajouter à n'importe quel modèle de message Cloudbeds et automatiser l'envoi du lien de guide via la boîte de réception unifiée de Cloudbeds.
Votre compte Cloudbeds disposera d'un nouveau champ personnalisé créé pour les réservations, appelé [cf-{42819}|Touch Stay Guide].
Dans vos paramètres Cloudbeds, allez à Email > Templates > Edit Templates.
Sur l'écran du modèle d'e-mail, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le lien de guide, cliquez sur le menu déroulant de l'éditeur de message, sélectionnez [cf-{42819}|Touch Stay Guide], cliquez sur « Insert », puis sur « Save ».
Et voilà ! Il vous suffit d'utiliser cette méthode pour ajouter le lien à vos modèles de message Cloudbeds dans le cadre de votre flux de communication avec vos invités.
Remarques :
Une remarque sur le timing des messages Cloudbeds
Il y aura un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Cloudbeds et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le renvoient. Nous recommandons donc de NE PAS ajouter le champ personnalisé [cf-{42819}|Touch Stay Guide] aux messages Cloudbeds envoyés dès la réception de la réservation. Nous recommandons plutôt d'ajouter un message environ 1 heure plus tard, voire le lendemain, consacré à présenter aux invités tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà Memo ?
Si vous utilisez déjà Memo mais souhaitez désormais passer par Cloudbeds pour envoyer les liens, vous devrez archiver les modèles de message Memo concernés. Cela empêche qu'ils soient ajoutés aux futures réservations à venir, et vous pouvez ensuite activer un nouveau flux de messages dans Cloudbeds. Notez que l'archivage des modèles de message n'affecte aucune invitation existante. Si vous souhaitez annuler des messages Memo déjà programmés, vous devrez alors supprimer le modèle Memo à la place.