Table des matières :
Qu'est-ce que la gestion des tâches ?
La gestion des tâches vous aide à suivre, organiser et résoudre les incidents signalés par les voyageurs, ainsi qu'à gérer les tâches internes de toutes vos propriétés.
Les tâches s'affichent sur un tableau visuel, ce qui permet à votre équipe de suivre leur avancement de leur création jusqu'à leur achèvement.
Dans le nouveau Hub, vous la trouverez dans la barre latérale gauche sous le nom Gestion des tâches (Tasks management). Sur mobile et dans l'ancien Hub, elle s'appelle Tâches (Tasks).
À quoi sert la gestion des tâches ?
Quelques usages courants :
Incidents signalés par les voyageurs
Demandes de maintenance
Tâches de ménage
Inspections des propriétés
Rappels internes pour l'équipe
Tâches de suivi opérationnel
Les tâches peuvent être classées selon différents statuts, ce qui aide votre équipe à voir ce qui demande de l'attention et ce qui est déjà terminé.
Activer la gestion des tâches et le signalement d'incidents par les voyageurs
⚠️ Les voyageurs ne peuvent signaler des incidents que si le chatbot IA est activé.
Pour que les voyageurs puissent signaler des incidents depuis votre guide, vous devez activer le chatbot IA, activer la gestion des tâches et vérifier que le signalement d'incidents est activé.
Étape 1 : activez le chatbot IA
Allez dans Messagerie et chat (Messaging & Chat). Dans l'ancien Hub : Centre de messages (Message Hub).
Ouvrez la page Paramètres (Settings)
Activez Chatbot IA (AI Chatbot)
Étape 2 : activez la gestion des tâches
Ouvrez Gestion des tâches dans la barre latérale gauche (dans l'ancien Hub : Tâches)
Cliquez sur Activer les tâches (Activate Tasks), ou sur Créer la première tâche (Create first task) si vous souhaitez ajouter une tâche tout de suite
La gestion des tâches reste désactivée tant que vous ne l'avez pas activée : les voyageurs ne peuvent donc pas signaler d'incidents avant cette étape.
Étape 3 : vérifiez que le signalement d'incidents par les voyageurs est activé
Dans le Tableau des tâches (Task Board), ouvrez les paramètres du tableau : la fenêtre Configuration du tableau (Board Configuration)
Allez dans l'onglet Paramètres
Vérifiez que Autoriser les voyageurs à vous signaler un incident (Allow guests to report an issue to you) est activé. Cette option est activée par défaut.
Ce paramètre contrôle :
L'option Report an Issue (signaler un incident) dans le guide
La capacité du chatbot IA à créer des tâches automatiquement
Une fois la gestion des tâches active et ce paramètre activé, les voyageurs peuvent signaler des incidents directement depuis le guide.
Comment les voyageurs signalent des incidents
Les voyageurs peuvent signaler des incidents directement depuis le guide lorsque cette option est activée. Ils disposent alors de deux moyens pour le faire :
Option 1 : via le chatbot IA
Les voyageurs peuvent utiliser le chatbot pour signaler des incidents, poser des questions ou demander de l'aide pendant leur séjour.
Si le chatbot détecte que le voyageur signale un incident, il peut lui proposer de l'enregistrer. Le voyageur doit alors remplir un court formulaire.
Une fois le formulaire envoyé, une tâche est créée automatiquement et ajoutée au tableau des tâches pour que vous l'examiniez.
Ces tâches sont créées automatiquement dans la colonne Pending Approval (en attente d'approbation) et portent l'étiquette Bot IA (AI Bot).
Option 2 : via le formulaire Report an Issue
Les voyageurs peuvent aussi sélectionner Report an Issue directement dans le chatbot, sans avoir à démarrer de conversation.
Un court formulaire s'ouvre alors pour que le voyageur le remplisse.
Une fois le formulaire envoyé, une tâche est créée automatiquement et ajoutée au Tableau des tâches pour que vous l'examiniez.
Ces tâches sont créées automatiquement dans la colonne New (nouvelle) et portent l'étiquette Voyageur (Guest).
Tableau des tâches
Le tableau des tâches vous donne une vue d'ensemble de toutes les tâches de vos propriétés.
Les tâches sont classées dans des colonnes de statut, ce qui vous permet de suivre rapidement leur avancement, de leur création jusqu'à leur achèvement.
À mesure que votre équipe reçoit davantage de tâches, les filtres vous aident à trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
Recherche
Utilisez la barre de recherche pour trouver des tâches par mot-clé. Par exemple :
Serviettes
Clé perdue
Eau
Le tableau des tâches affiche automatiquement les tâches correspondantes.
Destination
Le filtre de destination vous permet d'afficher les tâches d'une propriété précise.
Sélectionnez une propriété dans le menu déroulant pour n'afficher que les tâches associées à cette destination.
Pour revenir à toutes les tâches, sélectionnez Toutes les destinations (All Destinations).
Filtrer par type de tâche
Le filtre de type de tâche vous permet de vous concentrer sur une catégorie de travail précise. Les types de tâche disponibles peuvent inclure :
Damage Report : rapport de dommages
Cleaning (Turnover) : ménage entre deux séjours
Guest Request : demande d'un voyageur
Maintenance : maintenance
Inspection : inspection
Vous pouvez aussi créer d'autres types de tâche depuis l'onglet Types de tâche (Task Types) de la fenêtre Configuration du tableau.
Par exemple :
Sélectionnez Guest Request pour afficher les incidents signalés par les voyageurs, comme des serviettes manquantes ou des clés perdues.
Sélectionnez Maintenance pour examiner les tâches liées aux réparations.
Sélectionnez Cleaning (Turnover) pour afficher les tâches de ménage.
Pour afficher toutes les tâches, quelle que soit leur catégorie, sélectionnez Tous les types (All Types).
💡 Astuce : vous pouvez combiner les filtres. Par exemple, vous pouvez n'afficher que les tâches Maintenance d'une propriété précise pour repérer rapidement les incidents en suspens.
Disposition du tableau
Les tâches s'affichent dans une vue en tableau organisée en colonnes de statut.
Vous pouvez faire défiler horizontalement pour voir d'autres statuts.
Les statuts fixes, comme Pending Approval, New et Done, ne peuvent être ni déplacés ni supprimés.
Comprendre les statuts des tâches
Les statuts des tâches vous aident à suivre l'avancement et à organiser le travail.
Par défaut, la gestion des tâches comprend les statuts système suivants :
Pending Approval : cette colonne sert aux tâches générées par le chatbot IA.
Avant que la tâche n'entre dans votre flux de travail habituel, vous pouvez examiner le résumé généré par l'IA et confirmer les détails de l'incident.
New : les tâches signalées directement par les voyageurs sont placées automatiquement dans la colonne New.
Les tâches générées par l'IA que vous approuvez passent aussi dans la colonne New.
Done : utilisez ce statut pour les tâches terminées.
⚠️ Ces statuts système sont fixes et ne peuvent pas être supprimés.
Créer des statuts personnalisés
Vous pouvez créer d'autres statuts personnalisés depuis l'onglet Statuts (Statuses) de la fenêtre Configuration du tableau pour les adapter au flux de travail de votre équipe. Par exemple :
En cours
En attente de pièces
Ménage planifié
Refusée
En test
Les statuts personnalisés peuvent être renommés, réorganisés et supprimés selon vos besoins.
💡 Astuce : les statuts fixes ne peuvent pas être déplacés, mais les statuts personnalisés peuvent être réorganisés depuis la fenêtre Configuration du tableau.
Types de tâche
Les types de tâche vous aident à classer et à organiser les tâches de toutes vos propriétés.
Vous pouvez ajouter, renommer, activer ou désactiver et supprimer des types de tâche depuis l'onglet Types de tâche de la fenêtre Configuration du tableau.
Quelques exemples :
Maintenance
Ménage
Services aux voyageurs
Nettoyage
Urgences
⚠️ Bon à savoir
L'attribution de tâches à des services ou à des membres de l'équipe précis est prévue dans une prochaine mise à jour et n'est pas disponible pour le moment.
Examiner les tâches en attente d'approbation
Lorsqu'un voyageur signale un incident via le chatbot IA, une tâche est créée automatiquement et placée dans la colonne Pending Approval.
Votre équipe peut ainsi examiner les informations avant que la tâche n'entre dans le flux de travail actif.
Pour examiner une tâche
Ouvrez Gestion des tâches (dans l'ancien Hub : Tâches)
Repérez la tâche dans la colonne Pending Approval
Cliquez sur la carte de la tâche pour en ouvrir les détails
Détails de la tâche
Le panneau de détails de la tâche affiche :
Le titre de la tâche
La propriété (destination)
Les informations sur le voyageur
La description de l'incident
La façon dont la tâche a été créée (par exemple, via le chatbot IA)
Ajouter des informations
Si des détails supplémentaires sont nécessaires, vous pouvez cliquer dans le champ Description (Description) et ajouter des notes pour votre équipe. C'est utile pour :
Ajouter des informations de dépannage
Consigner des commentaires internes
Ajouter des actions de suivi
Donner plus de contexte aux membres de l'équipe
Attribuer un type de tâche
Utilisez le menu déroulant Type de tâche (Task Type) pour classer la tâche. Les options disponibles sont notamment :
Damage Report
Cleaning (Turnover)
Guest Request
Maintenance
Inspection
Choisir un type de tâche aide à organiser le travail et facilite la gestion des tâches.
Définir une priorité
Utilisez le menu déroulant Priorité (Priority) pour indiquer le degré d'urgence de la tâche.
Les priorités disponibles sont :
Urgente (Urgent)
Haute (High)
Moyenne (Medium)
Basse (Low)
Votre équipe peut ainsi repérer rapidement les tâches qui demandent une attention immédiate.
Approuver ou supprimer la tâche
Approuver (Approve) : la tâche approuvée passe de Pending Approval à la colonne New et entre dans votre flux de travail habituel.
Supprimer la tâche (Delete task) : supprime la tâche si elle a été créée par erreur ou ne nécessite aucune action.
Historique d'activité
En bas du panneau de détails de la tâche, vous trouverez la section Activité (Activity).
Elle affiche l'historique complet de la tâche, notamment :
La date de création de la tâche
Si elle a été créée par le chatbot IA ou par un membre de l'équipe
Les changements de statut
Les mises à jour et actions ultérieures sur la tâche
💡 Astuce : examiner les tâches avant de les approuver permet de s'assurer qu'elles sont bien classées et priorisées avant d'entrer dans votre flux de travail.
Gérer les tâches
Une fois approuvée ou créée manuellement, une tâche peut être gérée directement depuis le tableau des tâches.
Déplacer des tâches d'un statut à l'autre
Vous pouvez déplacer les tâches d'une colonne à l'autre par glisser-déposer vers le statut voulu.
Votre équipe peut ainsi mettre à jour facilement l'avancement à mesure que le travail progresse dans votre flux.
Marquer une tâche comme terminée
Vous pouvez ouvrir une tâche à tout moment et la marquer comme terminée une fois le travail effectué.
Les tâches terminées passent dans la colonne Done.
Créer une tâche manuellement
Inutile d'attendre qu'un voyageur signale un incident.
Pour créer une tâche manuellement :
Ouvrez le tableau de gestion des tâches
Cliquez sur + Nouvelle tâche (+ New Task)
Saisissez les détails de la tâche
Sélectionnez un type de tâche et une priorité si nécessaire
Enregistrez la tâche avec Créer la tâche (Create Task)
C'est utile pour :
Les problèmes de maintenance repérés par votre équipe
Les suivis de ménage
Les inspections des propriétés
Les rappels internes
Les demandes de voyageurs reçues en dehors du guide
Par exemple, si un voyageur appelle pour signaler un appareil en panne au lieu d'utiliser le chatbot, vous pouvez créer une tâche manuellement et la suivre dans le tableau.
Notifications par e-mail
Inutile de garder le tableau des tâches ouvert pour savoir quand un voyageur a signalé quelque chose. Touch Stay vous envoie un e-mail dès qu'une tâche signalée par un voyageur est créée.
Quand un e-mail est envoyé
Un voyageur envoie le formulaire Report an Issue : la tâche est créée dans la colonne New et un e-mail est envoyé.
Le chatbot IA crée une tâche à partir d'une conversation avec un voyageur : la tâche est créée dans la colonne Pending Approval et un e-mail est envoyé.
Quand aucun e-mail n'est envoyé
Les tâches que vous créez vous-même avec + Nouvelle tâche dans le Hub.
L'activité ultérieure sur une tâche existante : l'approuver, la supprimer, la déplacer d'une colonne à l'autre, la marquer comme terminée ou ajouter des notes.
Qui le reçoit
La notification est envoyée à l'adresse e-mail enregistrée sur votre compte Touch Stay. Elle est envoyée uniquement à cette adresse : ni à tous les membres de l'équipe, ni à la personne qui a créé la tâche, ni au voyageur. Si aucune adresse e-mail n'est définie sur le compte, la notification n'est pas envoyée.
Contenu de l'e-mail
La propriété (destination)
Le titre de la tâche
Le type de tâche
La priorité
La description, si elle a été renseignée
L'e-mail vous invite ensuite à vous rendre dans le Hub pour examiner la tâche et y donner suite.
⚠️ Bon à savoir : ces notifications ne peuvent pas être activées ou désactivées. Les seuls paramètres liés sont l'activation de la gestion des tâches (Activer les tâches) et Autoriser les voyageurs à vous signaler un incident, dans l'onglet Paramètres de la fenêtre Configuration du tableau. Si vous désactivez le signalement par les voyageurs, ni les voyageurs ni le chatbot IA ne peuvent plus créer de tâches, et les e-mails ne sont donc plus envoyés.
Membres de l'équipe et responsabilité des tâches
Pour l'instant, les tâches créées manuellement par les membres de l'équipe apparaissent comme créées par Gestionnaire (Manager). À ce jour :
Les tâches ne sont pas attribuées à des membres précis de l'équipe
Les services et les postes ne sont pas liés aux membres de l'équipe
Les notifications par équipe ne sont pas encore disponibles : les nouvelles tâches des voyageurs et du chatbot IA sont envoyées uniquement à l'adresse e-mail de votre compte, comme indiqué dans Notifications par e-mail
Ces améliorations sont prévues dans de prochaines versions.
FAQ
Pourquoi l'incident signalé par mon voyageur apparaît-il dans Pending Approval ?
Les incidents envoyés via le chatbot IA sont placés dans Pending Approval pour que vous puissiez examiner le résumé généré par l'IA avant de traiter la tâche.
Pourquoi l'incident signalé par mon voyageur apparaît-il dans New ?
Les incidents envoyés avec l'option Report an Issue sont placés directement dans la colonne New.
Serai-je averti quand une tâche est créée ?
Oui, pour les tâches signalées par les voyageurs et celles créées par le chatbot IA. Un e-mail est envoyé à l'adresse e-mail de votre compte dès que la tâche est créée. Les tâches que vous créez manuellement dans le Hub ne déclenchent pas d'e-mail. Consultez Notifications par e-mail pour tous les détails.
Puis-je créer mes propres statuts ?
Oui. Vous pouvez créer des statuts personnalisés adaptés à votre flux de travail. Les statuts fixes ne peuvent être ni supprimés ni réorganisés.
Puis-je attribuer des tâches à des membres de l'équipe ?
Pas pour le moment. L'attribution aux membres de l'équipe est prévue dans une prochaine mise à jour, et les notifications ne peuvent pas encore être envoyées à des membres précis de l'équipe : les nouvelles tâches des voyageurs et du chatbot IA sont envoyées uniquement à l'adresse e-mail de votre compte.
Les voyageurs peuvent-ils signaler des incidents sans le chatbot IA ?
Non. Pour le moment, la fonctionnalité Report an Issue n'est disponible que lorsque le chatbot IA est activé.
Les voyageurs ne peuvent pas signaler d'incidents alors que le chatbot est activé. Pourquoi ?
Vérifiez que la gestion des tâches a bien été activée (Activer les tâches) et que Autoriser les voyageurs à vous signaler un incident est activé dans l'onglet Paramètres de la fenêtre Configuration du tableau. Les deux sont nécessaires.
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