Voici ce qui se passe lorsqu'un voyageur ouvre un guide pour lequel l'Enregistrement des voyageurs (Guest Registration) est activé.
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Ce que voient vos voyageurs
Un voyageur qui ne s'est pas encore enregistré voit en bas du guide un pied de page fixe avec un bouton S'enregistrer maintenant et la mention « Cela prend 1 minute. Cela aide votre hôte et vous à vous préparer ». Si vous avez défini l'étape sur Facultatif (Optional), un lien Continuer vers le guide à côté du bouton permet de la passer. L'enregistrement facultatif n'apparaît que pour les voyageurs qui ouvrent leur lien d'invitation personnel ; les voyageurs qui utilisent un lien général du guide ne voient l'enregistrement que s'il est défini sur Obligatoire (Required).
Un clic sur S'enregistrer maintenant ouvre un écran « Enregistrez-vous pour commencer votre séjour » : « Aidez-nous à améliorer votre séjour. » La première étape, 1 Vous, a pour titre Voyageur principal (vous) et demande l'e-mail, le prénom, le nom et le numéro de téléphone — les champs que vous avez marqués Obligatoire ? sont exigés. Sous les champs figure une ligne de consentement : « Je consens à recevoir : Actualités du séjour, communications — Informations d'enregistrement, messages de l'hôte, rappels concernant votre séjour. » Si vous n'avez pas activé Fins marketing (Marketing purposes) dans vos paramètres de traitement des données des voyageurs, elle précise aussi qu'il n'y a aucune communication marketing ; si vous l'avez activé, les voyageurs voient aussi une option de consentement marketing, avec un lien vers votre politique de confidentialité.
Ils sélectionnent Suivant : détails du séjour pour passer à l'étape 2 Votre séjour, où ils confirment les dates d'arrivée et de départ, une heure d'arrivée prévue choisie dans votre plage d'arrivée, et le nombre de voyageurs supplémentaires qui séjournent avec eux. S'ils ont ouvert le guide depuis leur propre invitation personnalisée, les dates de leur réservation sont déjà renseignées.
Si vous avez activé Identification du voyageur (Guest Identification), une étape supplémentaire demande un type de document, un numéro de pièce d'identité et les autres informations que vous avez rendues obligatoires — saisies à la main, jamais photographiées ni importées.
S'enregistrer en groupe
Dès que le voyageur principal a saisi son prénom, il peut partager un lien d'enregistrement avec le reste de son groupe — utile lorsque vous avez défini la collecte des pièces d'identité sur Tous les voyageurs (All guests), car chacun doit alors remplir ses propres informations avant que le groupe puisse entrer. Chaque accompagnant ouvre le lien, voit qui l'a invité et les dates du séjour, puis ne remplit que ses propres informations et un seul jeu d'informations d'identité.
Bon à savoir
Le lien d'enregistrement que partage le voyageur principal expire au bout d'une heure et ne fonctionne qu'une seule fois — chaque accompagnant a besoin d'un nouveau lien qui lui est propre.
Avec un enregistrement Obligatoire, les voyageurs ne peuvent pas accéder au contenu du guide tant qu'ils n'ont pas envoyé le formulaire. Avec Facultatif, ils peuvent passer cette étape et y revenir plus tard.
Dans Paramètres du formulaire (Form settings), Afficher l'enregistrement des voyageurs (Display Guest registration) peut être défini sur Toujours (Always) ou Selon le calendrier (Based on schedule), cette seconde option n'étant pas proposée lorsque l'étape est Obligatoire. Avec Selon le calendrier, un voyageur invité ne voit l'enregistrement qu'à partir du nombre d'heures ou de jours avant l'arrivée que vous choisissez, de 1 à 30.
Les voyageurs peuvent quitter le formulaire et y revenir plus tard sur le même appareil — leur progression est enregistrée étape par étape.
Une fois le formulaire envoyé, les voyageurs voient une confirmation qu'ils peuvent valider.
Les accompagnants ne voient que le prénom du voyageur principal et son nom abrégé.
Si le voyageur principal modifie ensuite son propre enregistrement, ce que les accompagnants ont déjà envoyé reste en place.
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