Conecta tus cuentas de Touch Stay y Host Tools para importar los datos de los anuncios y las reservas de Host Tools a tus guías y compartir las guías con tus huéspedes más fácilmente.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas de Touch Stay y Host Tools
Para empezar, necesitarás tu token de acceso (Access Token) de Host Tools. Inicia sesión en tu cuenta de Host Tools, haz clic en API & Integrations (API e integraciones) y copia el Access Token.
Después, vuelve a Touch Stay, ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Host Tools. Pega tu token en el campo Token de acceso de Host Tools (Host Tools access token) y haz clic en Guardar (Save).
Paso 2. Asocia los anuncios de Host Tools
Ahora puedes asociar tus guías de Touch Stay existentes con tus anuncios de Host Tools. Ve a la pestaña Asociar (Match) de la página Integraciones y usa los menús desplegables para asociar el anuncio de Host Tools correcto con cada guía de Touch Stay. Luego haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected).
Paso 3. Importa los anuncios de Host Tools
Si aún te quedan propiedades de Host Tools sin asociar, ve a la pestaña Importar (Import). Marca las propiedades que quieres importar y haz clic en Importar los seleccionados (Import Selected).
Cada anuncio importado creará una nueva guía de Touch Stay y la completará con los siguientes datos de Host Tools:
Nombre del anuncio (Listing Name)
Dirección del anuncio (Listing Address)
Ubicación del anuncio (Listing Location)
Paso 4. Termina de crear tus guías (solo para clientes nuevos de Touch Stay)
Es el momento de revisar el contenido de tus guías para asegurarte de que estén listas para compartirlas con los huéspedes antes de finalizar la integración y sincronizar tus reservas de Host Tools.
Si eres nuevo en Touch Stay, consulta Lo esencial de la guía para ver consejos sobre la forma más rápida de crear el contenido de tu guía. Si tienes más de 20 propiedades, escríbenos a [email protected] para saber más sobre nuestro servicio de incorporación.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asignar campos de datos de los anuncios y las reservas de Host Tools a campos personalizados de Touch Stay. Después, puedes insertarlos en las guías y en los mensajes a los huéspedes para personalizarlos en cada reserva.
Tenemos un artículo aparte que explica cómo asignar y sincronizar los datos de los anuncios (como Listing Check-In Time, Listing Check-Out Time y House Rules) para personalizar aún más cada guía.
Los siguientes datos de las reservas de Host Tools se importan automáticamente con cada reserva:
Nombre del huésped
Apellidos del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Teléfono de contacto del huésped*
Correo electrónico de contacto del huésped*
*Algunas OTA y sitios de reservas no siempre proporcionan la dirección de correo electrónico o el teléfono del huésped, así que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que el huésped usó para hacer su reserva.
Los siguientes campos de datos de las reservas de Host Tools también están disponibles a través de la integración. Son opcionales y puedes asignarlos manualmente a un campo personalizado de Touch Stay:
Confirmation Code (código de confirmación; se puede seleccionar, pero por ahora la sincronización no completa su valor, así que no te recomendamos depender de él)
Lock Code (código de la cerradura)
Reservation Notes (notas de la reserva)
Para conectar cualquiera de estos campos, ve a la pestaña Asignar datos (Map data) de la página Integraciones y haz clic en Añadir una asignación (Add new mapping).
Desde aquí, puedes seleccionar el campo de datos de Host Tools que quieres conectar. Elige un campo personalizado existente o crea uno nuevo dándole un nombre y, si quieres, un valor sustitutivo. Los valores sustitutivos se usan cuando faltan datos al usar el código de campo. Consulta Los códigos de campo explicados para obtener más información sobre los códigos de campo.
Una vez creados los campos personalizados, las futuras reservas que se sincronicen desde Host Tools tendrán los datos correspondientes completados automáticamente en la reserva (el registro de la invitación), y podrás usarlos en las plantillas de mensaje del Centro de mensajes (Message Hub) y en el contenido de la guía.
Paso 6. Sincroniza las reservas
Sincroniza las reservas de Host Tools con tu cuenta de Touch Stay y finaliza la integración.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página Integraciones (en el Hub anterior: Sync reservations).
Elige si quieres importar todas tus reservas existentes o solo las nuevas:
Si acabas de empezar con Touch Stay y no usas la herramienta de mensajería del Centro de mensajes, elige Todos reservations (All reservations).
Si ya usas la herramienta de mensajería del Centro de mensajes, elige Solo reservations nuevas (New reservations only) para evitar que se envíen mensajes duplicados del Centro de mensajes a las reservas existentes.
Selecciona las guías que quieres sincronizar con las casillas —Seleccionar todo (Select all) está arriba, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected)— y haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Si seleccionaste «Todos reservations», ahora se importarán todas las reservas existentes de Host Tools y el enlace único de la guía de cada una se enviará de vuelta a Host Tools.
Paso 7. Comparte los enlaces de las guías a través de Host Tools
Una vez activada la sincronización, se crearán invitaciones en Touch Stay para todas las reservas correspondientes y se enviará un enlace único de vuelta a Host Tools en un campo de datos llamado Guidebook URL (URL de la guía). Podrás ver este enlace en el registro de cada reserva en Host Tools.
Puedes añadir este campo de datos (en Host Tools se llama «Tag», es decir, etiqueta) a un mensaje automático de Host Tools, nuevo o existente, para que cada huésped pueda acceder a una guía personalizada con los datos de su reserva.
Una nota sobre el momento de envío de los mensajes de Host Tools: habrá un pequeño retraso entre la llegada de la reserva a Host Tools y el envío del enlace desde Touch Stay, mientras nuestros sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo envían de vuelta. Por eso, te recomendamos NO añadir la etiqueta Guidebook URL a los mensajes de Host Tools que se envían en cuanto se recibe la reserva. En su lugar, te recomendamos añadir un mensaje aproximadamente 1 hora después, o incluso al día siguiente, dedicado a presentar a los huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.
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