Touch Stay se integra con Tokeet para importar tus alojamientos y luego automatizar el envío de invitaciones para las reservas confirmadas.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas de Touch Stay y Tokeet
Primero, tienes que autorizar tu cuenta de Touch Stay con Tokeet. Ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda de tu cuenta de Touch Stay, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Tokeet. Se abrirá Tokeet, donde podrás confirmar que autorizas el acceso a Touch Stay.
Paso 2. Asocia los alojamientos de Tokeet
Una vez autorizada la conexión, ve a la pestaña Asociar (Match) para emparejar tus guías de Touch Stay existentes con tus alojamientos de Tokeet. Usa los menús desplegables para elegir el alojamiento de Tokeet correcto para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si no tienes ninguna guía que asociar, pasa directamente a la pestaña Importar (Import).
Paso 3. Importa los alojamientos de Tokeet
Si te quedan unidades de Tokeet sin asociar, ve a la pestaña Importar para importarlas a Touch Stay. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected).
Touch Stay importará lo siguiente:
Nombre del alojamiento
Dirección del alojamiento
Cada unidad importada creará una nueva guía de Touch Stay.
Paso 4. Termina de crear tus guías (solo para nuevos clientes de Touch Stay)
Asociar o importar anuncios no inicia automáticamente la sincronización de reservas desde Tokeet, así que este es el momento de revisar el contenido de tus guías y asegurarte de que estén listas antes de sincronizar las reservas con Tokeet.
Si acabas de empezar con Touch Stay, consulta la página Primeros pasos (Getting Started) para ver consejos y trucos sobre la forma más rápida de crear el contenido de tu guía de bienvenida.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asignar campos de datos de alojamientos y reservas de Tokeet a campos personalizados de Touch Stay. Después, puedes insertarlos en las guías y en los mensajes a los huéspedes para personalizarlos en cada reserva.
Con cada reserva se importan automáticamente los siguientes datos de Tokeet:
Nombre del huésped
Apellido del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Número de teléfono de contacto del huésped*
Correo electrónico de contacto del huésped*
* Algunas OTA y sitios de reservas no siempre facilitan el correo electrónico o el número de teléfono del huésped, así que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que haya usado el huésped para hacer su reserva.
Los siguientes campos de Tokeet también están disponibles a través de la integración. Son opcionales y se pueden asignar manualmente a un campo personalizado de Touch Stay:
Campos de la reserva: Number of Adults, Number of Children
Campos del alojamiento: Default Check In Time, Default Check Out Time, Check In Instructions, Check Out Instructions, Directions, Rules, WIFI password, Special Instructions, Key Pickup, Security Code, Description, Custom Information 1–5 y Children / Events / Smoking / Pets Allowed
Para conectar cualquiera de estos campos, ve a la pestaña Asignar datos (Map data) de la página Integraciones y haz clic en Añadir una asignación (Add new mapping).
Desde aquí puedes elegir el campo de datos de Tokeet que quieres conectar. Elige un campo personalizado existente o crea uno nuevo con un nombre y, si quieres, un valor sustitutivo. Los valores sustitutivos se usan cuando faltan datos al usar el código de campo. Consulta Los códigos de campo explicados para obtener más información sobre los códigos de campo.
Una vez creados los campos personalizados, todas las reservas futuras que se sincronicen desde Tokeet tendrán los datos correspondientes completados automáticamente en la reserva (el registro de la invitación), y podrás usarlos en las plantillas de mensajes del Centro de mensajes (Message Hub) y en el contenido de la guía.
Paso 6. Opciones para compartir la guía
Hay dos formas principales de enviar el enlace de tu guía a los huéspedes.
Para compartir automáticamente un enlace de guía con seguimiento para cada reserva, puedes enviar correos electrónicos o mensajes de texto a los huéspedes a través del Centro de mensajes, la herramienta de mensajería de Touch Stay. Las reservas de Tokeet seguirán entonces el flujo de mensajes que hayas configurado y los ajustes predeterminados definidos en las plantillas que crees.
Consulta los artículos de ayuda del Centro de mensajes para saber cómo añadir plantillas de mensajes y crear un recorrido de notificaciones para tus huéspedes.
Si usas la bandeja de mensajes de Tokeet para comunicarte con los huéspedes, puedes copiar el enlace de la guía correspondiente y pegarlo en tus plantillas de mensajes de Tokeet con el enlace de compartir rápido. En el nuevo Hub, abre la guía, haz clic en Invitar a huéspedes (Invite guests) y copia el enlace de Compartir rápido (Quick share). En el Hub anterior, usa la pestaña Invitar y compartir (Invite & Share) de la página Guías (Guides).
Paso 7. Sincroniza las reservas
Si elegiste compartir tu guía a través del Centro de mensajes, el último paso es sincronizar las reservas de Tokeet con tu cuenta de Touch Stay para completar la integración y automatizar el envío del enlace de la guía a tus huéspedes.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página Integraciones (en el Hub anterior: Sync bookings).
Elige si quieres importar todas tus reservas existentes o solo las nuevas:
Si acabas de empezar con Touch Stay y no usas la herramienta de mensajería del Centro de mensajes, elige Todos bookings (All bookings).
Si ya usas la herramienta de mensajería del Centro de mensajes, elige Solo bookings nuevas (New bookings only) para evitar que se envíen mensajes duplicados del Centro de mensajes a las reservas existentes.
Selecciona las guías que quieres sincronizar con las casillas (la opción Seleccionar todo (Select all) está arriba, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected)) y haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Si elegiste "Todos bookings", ahora se importarán todas las reservas existentes de Tokeet, que generarán invitaciones y programarán mensajes de correo electrónico o SMS según los datos de la reserva y tus plantillas de mensajes de Touch Stay. A partir de ahora, también se importarán automáticamente todas las reservas futuras de los alojamientos de Tokeet asociados a guías de Touch Stay que tengan la sincronización activa.
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