Conecta tus cuentas de Touch Stay y Cloudbeds para importar los alojamientos y los datos de reservas de Cloudbeds a tus guías y facilitar que compartas tus guías con tus huéspedes.
Los pasos para completar tu integración:
Paso 1. Conecta tus cuentas
Ve a Integraciones en tu cuenta de Touch Stay, dirígete a la pestaña Partners (Socios) y haz clic en «Connect» debajo del logotipo de Cloudbeds. Esto te llevará a la pantalla de autorización de Cloudbeds, donde confirmas conceder acceso a Touch Stay.
Paso 2. Emparejar alojamientos
Una vez autorizado, puedes emparejar las guías de Touch Stay existentes con tus alojamientos de Cloudbeds. Ve a la pestaña Coincidencias en la página Integraciones.
Utiliza los menús desplegables para seleccionar el alojamiento de Cloudbeds correcto para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en «Match Selected». Si no ves ninguna guía en esta pantalla, puedes pasar directamente al paso 3.
Paso 3. Importar alojamientos
Si te quedan alojamientos de Cloudbeds sin emparejar, la siguiente pantalla te permite importarlos a Touch Stay.
Ve a la pestaña Importar en la página Integraciones. Marca los que quieras importar y haz clic en el botón «Import Selected».
Touch Stay importará lo siguiente:
Nombre de la propiedad
Dirección de la propiedad
Foto de portada
Cada propiedad importada creará una nueva guía de Touch Stay.
Paso 4. Completar la creación de la guía (solo para nuevos clientes de Touch Stay)
Emparejar o importar alojamientos no iniciará automáticamente la sincronización de reservas desde Cloudbeds, así que este es el momento de revisar el contenido de tus guías y asegurarte de que estén listas antes de sincronizar las reservas con Cloudbeds.
Si eres nuevo en Touch Stay, consulta nuestra página de introducción para obtener consejos sobre la forma más rápida de crear el contenido de tu libro de bienvenida.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asignar los campos de datos de alojamientos y reservas de Cloudbeds a tus campos personalizados de Touch Stay o a tus personalizaciones de topic (un topic es un bloque de contenido de tu guía).
Esto te permite personalizar automáticamente tus guías y los mensajes a los huéspedes para cada reserva, por ejemplo, mostrando el nombre del huésped o las fechas de la estancia dentro de tu libro de bienvenida.
Los pasos siguientes explican cómo asignar y sincronizar los datos de reserva desde Cloudbeds a tu cuenta de Touch Stay.
Si quieres aprender a asignar los datos de alojamiento (para una personalización más profunda a nivel de guía), consulta nuestro artículo relacionado: Asignación de datos a nivel de guía con Cloudbeds
Campos asignados automáticamente
Los siguientes campos de reserva de Cloudbeds están vinculados automáticamente a los códigos de campo estándar de tu cuenta de Touch Stay:
Campo | Tipo de dato |
Nombre del huésped | Texto |
Apellido del huésped | Texto |
Fecha de llegada | Número |
Fecha de salida | Número |
Número de teléfono del huésped ⚠️ | Número |
Dirección de correo electrónico del huésped ⚠️ | Texto |
⚠️ Nota: algunas OTA o sitios de reservas no siempre proporcionan el número de teléfono o la dirección de correo electrónico del huésped, por lo que estos datos pueden variar según el origen de la reserva.
Campos opcionales que puedes asignar manualmente
Estos campos de reserva de Cloudbeds adicionales están disponibles a través de la integración y se pueden asignar manualmente a tus propios campos personalizados de Touch Stay:
Campo | Tipo de dato |
Características del alojamiento | Texto |
Descripción del alojamiento | Texto |
Nombre corto del alojamiento | Texto |
Cómo asignar campos personalizados
Ve a la página Integrations (Integraciones).
Abre la pestaña Map Data (Asignación de datos).
Haz clic en + Add New Mapping. (+ Añadir asignación)
Selecciona el campo de Cloudbeds que quieras conectar.
Elige un nombre para tu código de campo personalizado y, si es necesario, añade un valor sustitutivo.
💡 Consejo: los valores sustitutivos se utilizan cuando faltan los datos de los campos personalizados en el momento en que se usa el código de campo
Por ejemplo, si no se proporciona un campo personalizado, como Características del alojamiento, puedes mostrar un mensaje como «Contáctanos si falta esta información.»
👉 Obtén más información en nuestro artículo: Explicación de los códigos de campo
Una vez asignados tus campos personalizados, todas las reservas futuras sincronizadas desde Cloudbeds completarán automáticamente esos campos en el registro de invitación de Touch Stay.
💡 Consejo: luego puedes usar estos datos en tus plantillas de Message Hub y en el contenido de la guía para personalizar la experiencia del huésped.
Paso 6. Sincronizar reservas
Una vez que tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Cloudbeds.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas en la página Integraciones. Selecciona las guías que quieras sincronizar mediante las casillas.
Utiliza la opción «Select All» en la parte superior derecha de la página para seleccionar todo de una vez. Haz clic en Sync selected para enviar.
Aquí puedes elegir si importar todas tus reservas futuras o hacer que Touch Stay solo importe las nuevas reservas.
Si eres nuevo en Touch Stay, elige la opción «All reservations»
Si ya utilizas Memo, la herramienta de mensajería para huéspedes de Touch Stay, antes de conectar tu cuenta de Cloudbeds, es mejor elegir la opción «New reservations only» para evitar que se importen reservas duplicadas.
A continuación, selecciona las guías que quieras empezar a sincronizar mediante las casillas (ten en cuenta la opción «Select All» en la parte inferior izquierda) y haz clic en Submit.
Si has seleccionado «All reservations», todas tus reservas futuras de Cloudbeds se importarán a partir de ahora y generarán invitaciones y programarán mensajes de correo electrónico o SMS según los detalles de la reserva y la programación de tus plantillas de mensajes de Touch Stay. A partir de ahora, todas las reservas futuras de las guías con la sincronización activa también se importarán automáticamente.
Nota sobre las reservas con varios alojamientos
**Ten en cuenta que si una misma reserva contiene varios alojamientos reservados para las mismas fechas, Touch Stay solo creará una invitación por reserva (normalmente para el primer alojamiento o el principal de la lista). Esto se debe a la limitación de campos personalizados disponibles por reserva dentro del sistema.
La solución alternativa: si necesitas una invitación única para cada alojamiento, estos deben reservarse como reservas individuales y separadas dentro de Cloudbeds.
Paso 7. Compartir los enlaces de guía a través de Cloudbeds
Touch Stay envía de vuelta a Cloudbeds el enlace único de cada reserva. Luego puedes añadirlo a cualquier plantilla de mensajes de Cloudbeds y automatizar el envío del enlace de la guía a través de la bandeja de entrada unificada de Cloudbeds.
Tu cuenta de Cloudbeds tendrá un nuevo campo personalizado creado para las reservas, llamado [cf-{42819}|Touch Stay Guide].
En tu configuración de Cloudbeds, ve a Email > Templates > Edit Templates.
En la pantalla de la plantilla de correo electrónico, coloca el cursor donde quieras que aparezca el enlace de la guía, haz clic en el menú desplegable del editor de mensajes, selecciona [cf-{42819}|Touch Stay Guide], haz clic en «Insert» y, a continuación, en «Save».
¡Y eso es todo! Simplemente usa lo anterior para añadir el enlace a tus plantillas de mensajes de Cloudbeds como parte de tu flujo de comunicación con tus huéspedes.
Notas:
Una nota sobre los tiempos de los mensajes de Cloudbeds
Habrá un ligero retraso entre la llegada de la reserva a Cloudbeds y el envío de vuelta del enlace desde Touch Stay, mientras nuestros respectivos sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo devuelven. Por ello, recomendamos NO añadir el campo personalizado [cf-{42819}|Touch Stay Guide] a los mensajes de Cloudbeds que se envían justo al recibir la reserva. En su lugar, recomendamos añadir un mensaje aproximadamente 1 hora después, o incluso al día siguiente, dedicado a presentar a los huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.
¿Qué ocurre si ya estoy usando Memo?
Si ya estás usando Memo pero ahora quieres cambiar a Cloudbeds para enviar los enlaces, deberás archivar las plantillas de mensajes de Memo correspondientes. Esto evita que se añadan a las futuras reservas que lleguen, y luego podrás activar un nuevo flujo de mensajes en Cloudbeds. Ten en cuenta que archivar las plantillas de mensajes no afectará a ninguna invitación existente. Si quieres cancelar mensajes de Memo ya programados, deberás eliminar la plantilla de Memo en su lugar.