Conecta tus cuentas de Touch Stay y Cloudbeds para importar a tus guías los alojamientos y los datos de reservas de Cloudbeds, y compartir las guías con tus huéspedes más fácilmente.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas
Ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda de tu cuenta de Touch Stay, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Cloudbeds. Se abrirá la pantalla de autorización de Cloudbeds, donde debes confirmar que das acceso a Touch Stay.
Paso 2. Asocia los alojamientos
Una vez autorizada la conexión, puedes asociar tus guías de Touch Stay existentes a tus alojamientos de Cloudbeds. Ve a la pestaña Asociar (Match) de la página Integraciones.
Usa los menús desplegables para elegir el alojamiento de Cloudbeds correcto para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si no ves ninguna guía en este paso, puedes pasar directamente al Paso 3.
Paso 3. Importa los alojamientos
Si te quedan alojamientos de Cloudbeds sin asociar, puedes importarlos a Touch Stay.
Ve a la pestaña Importar (Import) de la página Integraciones. Marca los que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected).
Touch Stay importará lo siguiente:
Nombre de la propiedad
Dirección de la propiedad
Foto de portada
Cada propiedad importada creará una nueva guía de Touch Stay.
Paso 4. Completa la creación de las guías (solo clientes nuevos de Touch Stay)
Asociar o importar alojamientos no inicia automáticamente la sincronización de reservas desde Cloudbeds, así que este es el momento de revisar el contenido de tus guías y asegurarte de que estén listas antes de sincronizar las reservas con Cloudbeds.
Si acabas de empezar con Touch Stay, consulta la página Primeros pasos (Getting Started), con consejos y trucos para crear el contenido de tu libro de bienvenida de la forma más rápida.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asignar campos de datos de alojamientos y reservas de Cloudbeds a tus campos personalizados de Touch Stay.
Así puedes personalizar automáticamente tus guías y los mensajes a los huéspedes para cada reserva; por ejemplo, mostrando el nombre del huésped o las fechas de su estancia en tu libro de bienvenida.
Los pasos siguientes explican cómo asignar y sincronizar los datos de las reservas de Cloudbeds con tu cuenta de Touch Stay.
Campos asignados automáticamente
Los siguientes campos de reserva de Cloudbeds se vinculan automáticamente a códigos de campo estándar de tu cuenta de Touch Stay:
Campo | Tipo de dato |
Nombre del huésped (Guest first name) | Texto |
Apellido del huésped (Guest last name) | Texto |
Fecha de llegada (Arrival date) | Número |
Fecha de salida (Departure date) | Número |
Teléfono de contacto del huésped (Guest contact phone number) ⚠️ | Número |
Correo electrónico de contacto del huésped (Guest contact email address) ⚠️ | Texto |
⚠️ Nota: Algunas OTA o sitios de reservas no siempre proporcionan el número de teléfono o el correo electrónico del huésped, así que estos datos pueden variar según el origen de la reserva.
Campos opcionales que puedes asignar manualmente
Estos campos de Cloudbeds adicionales están disponibles a través de la integración y puedes asignarlos manualmente a tus propios campos personalizados de Touch Stay:
Campo | Tipo de dato |
Características del alojamiento (Accommodation Features) | Texto |
Descripción del alojamiento (Accommodation Description) | Texto |
Nombre corto del alojamiento (Accommodation Short Name) | Texto |
Cómo asignar campos personalizados
Ve a la página Integraciones.
Abre la pestaña Asignar datos (Map data).
Haz clic en Añadir una asignación (Add new mapping).
Selecciona el campo de Cloudbeds que quieres conectar.
Elige un nombre (Name) para tu código de campo personalizado y, si hace falta, añade un valor sustitutivo (Substitute value).
💡 Consejo: Los valores sustitutivos se usan cuando faltan datos de los campos personalizados en el momento en que se usa el código de campo. Por ejemplo, si no se proporciona un campo personalizado como Características del alojamiento, podrías mostrar un mensaje como "Contáctanos si falta esta información."
👉 Más información en nuestro artículo: Los códigos de campo explicados
Una vez asignados tus campos personalizados, todas las reservas futuras que se sincronicen desde Cloudbeds completarán automáticamente esos campos en el registro de la invitación de Touch Stay.
💡 Consejo: Después puedes usar estos datos en tus plantillas del Centro de mensajes (Message Hub) y en el contenido de tus guías para personalizar la experiencia de tus huéspedes.
Paso 6. Sincroniza las reservas
Cuando tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Cloudbeds.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página Integraciones (en el Hub anterior: Sync reservations).
Elige si quieres importar todas tus reservas futuras o solo las nuevas:
Si acabas de empezar con Touch Stay, elige All reservations (todas las reservas).
Si ya usabas el Centro de mensajes, la herramienta de mensajería para huéspedes de Touch Stay, antes de conectar tu cuenta de Cloudbeds, es mejor que elijas Solo reservas nuevas (New reservations only) para evitar que se importen reservas duplicadas.
Marca las casillas de las guías que quieras sincronizar. La opción Seleccionar todo (Select all) está arriba, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected). Después, haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Si elegiste "All reservations", ahora se importarán todas tus reservas de Cloudbeds con fecha futura, que generarán invitaciones y programarán correos electrónicos o SMS según los detalles de cada reserva y las programaciones de tus plantillas de mensajes de Touch Stay. A partir de ahora, todas las reservas futuras de las guías con la sincronización activa también se importarán automáticamente.
Nota sobre las reservas con varios alojamientos
Ten en cuenta que, si una sola reserva incluye varios alojamientos reservados para las mismas fechas, Touch Stay creará solo una invitación por reserva (normalmente para el primer alojamiento o el principal de la lista). Esto se debe al límite de campos personalizados disponibles por reserva en el sistema.
La alternativa: Si necesitas una invitación única para cada alojamiento, cada uno debe reservarse como una reserva individual e independiente en Cloudbeds.
Paso 7. Comparte los enlaces de las guías a través de Cloudbeds
Touch Stay envía de vuelta a Cloudbeds el enlace único de cada reserva. Después puedes añadirlo a cualquier plantilla de mensajes de Cloudbeds y automatizar el envío del enlace de la guía a través de la bandeja de entrada unificada de Cloudbeds.
En tu cuenta de Cloudbeds se creará un nuevo campo personalizado para las reservas llamado [cf-{42819}|Touch Stay Guide].
En los ajustes de Cloudbeds, ve a Email > Templates > Edit Templates (correo electrónico > plantillas > editar plantillas).
En la pantalla de la plantilla de correo electrónico, coloca el cursor donde quieras que aparezca el enlace de la guía, haz clic en el menú desplegable del editor de mensajes, selecciona [cf-{42819}|Touch Stay Guide], haz clic en 'Insert' (insertar) y luego en 'Save' (guardar).
¡Y listo! Solo tienes que seguir estos pasos para añadir el enlace a tus plantillas de mensajes de Cloudbeds como parte del flujo de comunicación con tus huéspedes.
Notas:
Una nota sobre el momento de envío de los mensajes de Cloudbeds
Habrá un pequeño retraso entre la llegada de la reserva a Cloudbeds y el envío del enlace desde Touch Stay, mientras nuestros sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo envían de vuelta. Por eso, te recomendamos NO añadir el campo personalizado [cf-{42819}|Touch Stay Guide] a los mensajes de Cloudbeds que se envían en cuanto se recibe la reserva. En su lugar, te recomendamos añadir un mensaje aproximadamente 1 hora después, o quizá al día siguiente, dedicado a presentar a los huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.
¿Qué pasa si ya uso el Centro de mensajes?
Si ya usas el Centro de mensajes pero ahora quieres usar Cloudbeds para enviar los enlaces, tendrás que archivar las plantillas de mensajes correspondientes del Centro de mensajes. Así evitarás que se añadan a las nuevas reservas que lleguen, y luego podrás activar un nuevo flujo de mensajes en Cloudbeds. Ten en cuenta que archivar las plantillas de mensajes no afecta a las invitaciones existentes. Si quieres cancelar mensajes del Centro de mensajes que ya están programados, tendrás que eliminar la plantilla del Centro de mensajes.
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