Si vous utilisiez auparavant l'ancien système de messagerie de Touch Stay (en service avant le 11 mai 2022, qui permettait 1 message principal et jusqu'à 2 rappels), nous avons copié tous vos modèles de messages existants dans le Centre de messages (Message Hub), appelé Messagerie et chat (Messaging & Chat) dans la barre latérale du nouveau Hub. Vous pouvez donc continuer à inviter vos voyageurs comme avant : les mêmes messages seront envoyés.
Le Centre de messages offre toutefois quelques fonctionnalités pratiques qui devraient vous être utiles. Pour commencer, vous n'êtes plus limité à 3 messages par invitation : vous pouvez ajouter autant de nouveaux modèles de messages que nécessaire ! Le Centre de messages propose aussi des modèles de messages prérédigés que vous pouvez ajouter à votre compte, puis personnaliser pour votre activité.
Le Centre de messages vous permet également d'ajouter des codes de champ à vos messages. Grâce aux codes de champ, vous pouvez utiliser le même modèle de message pour tous vos guides : les informations variables sont ajoutées automatiquement lors de l'envoi du message. Des données comme :
le nom du voyageur
le nom du guide
les dates du séjour
les codes de serrure
peuvent désormais être ajoutées à l'aide de codes de champ. Consultez Les codes de champ expliqués pour en savoir plus sur l'utilisation des codes de champ.
Table des matières :
Comptes avec un seul guide
Si votre compte ne contient qu'un seul guide, vous pouvez commencer dès maintenant à modifier vos modèles ou à en ajouter de nouveaux.
Rendez-vous sur la page du Centre de messages : vous trouverez tous les modèles copiés dans l'onglet Modèles (Templates).
Utilisez le menu à 3 points à droite de chaque modèle pour afficher, modifier ou supprimer ce modèle.
Vous pouvez ajouter de nouveaux messages avec le bouton Ajouter un modèle d'e-mail (Add e-mail template), puis choisir un modèle de départ ou Message personnalisé (Custom Message). Consultez Comment créer des modèles de messages avec le Centre de messages pour en savoir plus sur l'ajout de nouveaux modèles.
Modèles avec plusieurs guides
Si vous avez plusieurs guides par modèle, nous avons créé une version de chaque message pour chaque guide lors de la copie de vos modèles. Par exemple, si un modèle comporte trois guides et que vous aviez configuré les trois messages complets pour chaque guide, vous verrez désormais neuf modèles de messages sur la page du Centre de messages.
Nous avons procédé ainsi pour préserver les éventuelles différences entre les messages associés à différents guides, puisque l'ancien système enregistrait le contenu des messages au niveau du guide. Chacun de ces modèles du Centre de messages comprend déjà des critères d'envoi qui appliquent chaque message uniquement au guide à partir duquel il a été copié.
Avec le Centre de messages, vous avez maintenant l'occasion de regrouper vos messages et de simplifier le processus.
Voici les étapes recommandées :
1. Commencez par archiver tous vos anciens messages.
Sélectionnez le menu à 3 points en haut à droite du tableau des modèles, sur la page du Centre de messages. Vous y trouverez l'option Archiver tous les anciens (Archive All Legacy).
2. Ensuite, copiez un modèle d'exemple pour chaque message que vous souhaitez conserver.
Pour cela, modifiez le filtre du tableau pour afficher Archivé (Archived) et trouvez un message qui servira de base à l'un de vos nouveaux modèles. Par exemple, si vous souhaitez créer un modèle pour un message envoyé après la réservation, trouvez l'un de vos anciens messages envoyés après la réservation.
Utilisez le menu à 3 points et sélectionnez Copier (Copy). Renommez le modèle et modifiez ou supprimez les critères selon vos besoins. Si vous regroupez vos messages pour que tous vos guides utilisent le même modèle, définissez simplement les critères sur Toujours envoyer (Always Send).
3. Vérifiez si le contenu du message fait référence à un guide précis et remplacez ces mentions par des codes de champ.
Par exemple, si le contenu du modèle contient le nom du guide, supprimez-le et remplacez-le par le code de champ {{guide_name}}. Avec les codes de champ, les données sont remplacées automatiquement lors de l'envoi du message. Consultez Les codes de champ expliqués pour en savoir plus sur les codes de champ. Lorsque vous enregistrez le modèle, veillez à choisir Nouvelles uniquement (New only) dans la fenêtre de confirmation (cela évite que le message soit de nouveau envoyé à vos voyageurs existants).
⚠️ Si vous avez copié le code de champ depuis une ancienne version de cet article avec un # devant, supprimez le #. Sinon, le # s'affichera en texte brut dans vos messages.
4. Répétez les étapes 2 et 3 pour tous les autres anciens messages que vous souhaitez conserver.
Par exemple, si vous venez de regrouper un message envoyé après la réservation et que vous souhaitez faire de même pour deux autres messages de rappel que vous aviez configurés, suivez simplement les mêmes étapes pour chacun de ces modèles. Vous obtiendrez le même parcours de communication qu'auparavant, mais votre page du Centre de messages sera bien plus ordonnée.
5. Vous pouvez maintenant ajouter tous les nouveaux modèles de messages que vous souhaitez inclure dans le parcours de notification de vos voyageurs.
Vous n'êtes plus limité à 3 messages et pouvez aussi ajouter des messages avant ou après la date de départ. Consultez Comment créer des modèles de messages avec le Centre de messages pour en savoir plus sur la création de modèles de messages entièrement nouveaux.
6. Enfin, créez quelques invitations de test pour vérifier que vos messages sont planifiés comme prévu.
Cliquez sur l'onglet Invitations de la page du Centre de messages et utilisez le bouton Inviter des voyageurs (Invite guests). Remplissez le formulaire comme s'il s'agissait d'un voyageur fictif (nous vous suggérons d'utiliser vos propres coordonnées) et cliquez sur Suivant (Next). L'écran suivant affiche les messages qui seront planifiés en fonction de vos modèles actifs. S'il manque des messages, vérifiez la section des critères du modèle de message. Pour éviter d'envoyer vos messages de test, ne cliquez pas sur Planifier les messages (Schedule messages). Vous pouvez supprimer vos invitations de test depuis le tableau des invitations : utilisez simplement le menu à 3 points et sélectionnez Supprimer (Delete).
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